何といっても同時に複数人が編集できることです。誰がどの個所を編集しているかも把握できるため、重複も防げます。またOfficeが365にバージョンアップするタイミングで使用することになったため、わざわざ導入する手間もなく、コスパ的にも良いのではないでしょうか。

Office2016から、Office365に変わるタイミングで、部門、部署を超えたファイル共有サーバーとして利用することになりました。当初はデータ共有の概念が定着していないスタッフが多い環境だったため、理解できている者だけが積極的に利用している状況でした。自身の端末で更新したデータを、関係者に送る必要がなくなり、また共有されたデータを権限のある者が再編集できるため、月替わりで編集担当を当番制にしていたデータ更新が、スムーズになりました。

ファイルデータのサイズが比較的大きいものだと、フリーズしたり更新のタイムラグがあるところですが、それも許容範囲でした。大きすぎるサイズのファイルは別として、常識内のサイズのファイルであれば、ほぼオンタイムで更新箇所を共有できました。

わざわざ担当者にコンタクトを取って、共有をしてもらうまでもないようなデータは、SharePointに上げてあれば、便利なシーンが多々ありました。例えば同じような業務をやるポジションの方が、各部署に配置されている場合、部署を超えて、同業務の似たようなファイルがどのように活用されているのか、どういった事例があるのかなど、参考にすることができます。また過去事例を参考にしたい場合なども、担当者が不在でも必要なタイミングで閲覧やDLをし、コピーファイルを編集してオリジナルにしたりと、活用していました。