社内でも社外でも会社の人とデータを共有することができるということが大きなメリットです。私の会社での使い方になってしまいますが、見積書や請求書のフォーマットをエクセルで作成して、SharePoint上にデータを保存しています。各種書類を作成する際、社内フローの関係上、上長の承認が必要です。上長は外出する機会が多いので、今までであれば社内にいるときしか承認をしていただけませんでした。しかし、SharePointの導入をからは、外でも承認でも承認が可能となりました。SharePoint上に保存した見積などのエクセルデータを共有し、Outlookで送れば、上長が外出中であっても、外でそのデータを確認できます。リアルタイムで情報共有ができるので、承認作業もスムーズに進み、今までは見積提出まで2日ほどかかってしまいましたが、即日で提出が可能になりました。また、複数人で同じタイミングに閲覧する必要のあるデータもSharePointを介して共有して、会議をする際など話し合いながら他の人と同時にデータを編集したりできて便利です。

今まで社内独自のサーバーを利用して、見積書や請求書などといった各種書類を社内で共有していました。しかし、コロナの影響により在宅ワークが始まってしまった関係上、家で仕事をすることになってしまったため社内サーバーを使用することができなくなってしまいました。社内サーバーを使わず家や外からでも社内の人をデータを共有できるシステムはないか探していたところ、SharePointのサービスを見つけ、利用することになりました。

通信環境に変動しまうのかもしれませんが、時々上手くデータが共有できないことがあります。例えば、エクセルで作った見積書を外出中に上長にすぐに確認してもらいたい時、共有したはいいものの、上長側がそのデータが開けず、確認できないという事態があります。また、タイムラグのようなものも発生しており、更新したはずのデータがなぜか更新されないまま共有されてしまったりします。私の会社ではSharePointは中心となっているサービスなので、データが開けないことや、データの更新にタイムラグが発生してしまうことはどうにか改善してほしいと思います。もしくは、このような事態が解消できる方法が知りたいです。

私の会社のように、他の人にデータを共有する機会が多い人におすすめしたいです。私の会社では主にエクセルで作ったデータを共有していますが、エクセル以外にもワードやパワーポイントなども共有可能です。もちろん編集も可能なので、例えば、文書を作成して、他の人に添削などをしてもらう時にワードデータをSharePointを介して共有するなどといった使い方もできます。