ナレッジマネジメントツールおすすめ5製品を比較口コミを紹介

ナレッジマネジメントツールの選び方

自社にマッチしたナレッジマネジメントツールを選ぶ上でのポイントを6つ紹介します。

1. 使いやすさ・操作性に問題はないか

まずは、使いやすさ・操作性は重要な観点です。

利用するユーザーは従業員の方は、多忙な中で利用することが前提条件のため、使いづらい、分かりづらいと思われてしまうと活用が進まず、導入しても意味がありません。情報を探す時、情報を登録する際も含めて、専門的な知識がなくても簡単に操作できるツールを選ぶためにも、会社ツールで用意されているケースが多いので、無料トライアルで使用感を事前に把握しましょう。

2. 複数のデバイスに対応していしているか

2つ目のポイントは、複数のデバイスに対応しているかを確認しましょう。

特にコロナ禍以降、働き方が多様化する中で、外出中やリモートワーク時にもツールにアクセスできることが求められています。移動中やトラブルなど、すぐに手元のデバイスで調べられる利便性は必須なので、パソコンはもちろんですがタブレットやスマートフォンなど社員それぞれが使いやすいデバイスでアクセスできる体制を整えることは大切です。

3. セキュリティ対策がされているか

3つ目のポイントとして、セキュリティ対策がされているかは重要です。

ナレッジマネジメントツールでは、業務ノウハウや社内ルールなどから、事業方針・KPIなどの機密性の高い情報まで幅広い情報が蓄積されます。

外部に漏れてはいけない重要な情報も多いため、セキュリティ対策はしっかり行う必要があります。

4. スモールスタートできるか

4つ目のポイントとして、スモールスタートできるかどうかがあります。

ナレッジマネジメントツール以外のITツールも含め、導入の際には費用面以外にも、現場のオペレーションが変わる可能性があるため、多少の混乱は避けられません。

そのため、まずは全社でいきなり導入するのではなく、特定の部門や支店で運用を開始し、徐々に活用範囲を広げるのがおすすめです。

テスト運用向けに無料トライアルを提供している会社もあるので、まずは無料トライアルで現場の声を集めた上で、改善を重ね体制を整えましょう。

5. 料金形態が自社に合っているか

5つめのポイントは、料金形態が自社に合っているか確認しましょう。

ナレッジマネジメントツールも様々な種類があり、中小企業向けや大企業向けなどがあります。そのため、自社の規模や予算の面を考慮したマッチしたツールを選ぶことも、ムダな費用を使わずに効率的にツールを選ぶポイントとなります。

6. 自社の使用目的に合っているか

6つめのポイントは、自社の使用目的に合っているかです。

ナレッジマネジメントツールといっても、会社ごとに分析・戦略の策定が得意なものや、ヘルプデスク型など、いくつかの種類があります。どのツールも一緒ですが、自社の使用目的が曖昧なままでは、費用をかけてツールを導入しても効果的に役立てることが出来ません。まずは「どのような目的で使用したいのか、どのような現場の課題を解決したいのか」を明確にした上で、適切なツール選びを始めましょう。