【2023】日程調整ツールを徹底比較！機能や価格・選び方を解説

本記事では、日程調整ツールについて、その活用方法やメリットをわかりやすく解説しています。また、ツールの比較検討時に押さえておきたいポイントも紹介していますのでぜひご参照ください。

日程調整ツールとは

日程調整ツールは、1対1や複数人でのスケジュール調整を効率化するツールです。会議や取引先との商談、懇親会や任意参加型の社内イベントまで、さまざまなビジネスシーンで活用されています。

候補日の提案から希望日の回収、出欠管理、開催日程の確定まで、一連の煩雑な調整タスクを自動化し、主催者と参加者ともに負担を抑えてスケジュール調整をスムーズに行うことができます。

日程調整の方法

日程調整ツールを用いてスケジュールを調整する方法は、大きく「予約受付型」「候補提案型」「投票型」の三つのタイプがあります。

予約受付型は、自分の空いている日時から、相手に都合の良い日を選んでもらう方法です。カレンダーと連携させることで、候補日を自動抽出することができます。常に全ての空き時間を公開した状態にはなりますが、複数の日程調整を行なっていても予約の重複を防ぐことができるでしょう。

候補提案型は、自分で空いてる日時を選び出し、その選んだ候補日から相手に都合の良い日を選定してもらう方法です。自分のスケジュールを確保したい人や空き時間を公開したくない人に適しています。

投票型は、主催者が複数の候補日を提案し、各候補日に対して「マル・バツ・三角」といった記号を用いて参加可否を投票してもらう方法です。社内イベントなどの複数人の希望を考慮するスケジュール調整に向いています。

日程調整ツールの導入メリット

日程調整ツールの導入によって企業が得られるメリットは以下の3点です。

1. 日程調整の効率化

日程調整ツールは、候補日のリストアップから確定日の反映まで、一連の日程調整プロセスを自動化します。効率的にスケジュール調整を済ませることで、そのぶんコア業務へリソースを充てることもできるでしょう。

通常、イベントや会議の主催者は、自身のスケジュールから候補日を抽出し、メールなどで相手に共有して各々の返信を待ちます。都合が合わなかった場合は再調整を行わなければならず、特に複数人での日程調整は難航しやすいです。また候補日として仮押さえした自身のスケジュールが、予定を確定させるまで空かず、身動きが取れない状態が続くこともあるでしょう。

日程調整ツールを導入すれば、空き時間が記載されたカレンダーのURLを調整したい相手に共有し、希望日時を選択してもらうだけで簡単にスケジュールのすり合わせが可能です。また、リアルタイムでカレンダーが自動更新されることから、予約の仮押さえや予定重複による再調整も抑えられるでしょう。

2. ダブルブッキングの防止

営業のアポイントなどで、複数人に対して同じ候補日を同時に提案すると、「ダブルブッキング（予約の重複）」のリスクがあります。

日程調整ツールを活用すれば、予約が確定した段階で候補日が自動削除されるため、そのような心配はなく、素早く候補日を提案することができます。予約の重複や、やり取りの工数が大きく削減されるため、相手にストレスを与えず、スムーズに商談や会議の日程調整を行えるでしょう。

また事前設定により、移動時間を考慮した候補日時のリストアップも可能です。1日に複数の移動が伴うアポイントがあった際に、誤って移動時間とアポイントを被せてしまうミスを低減できるでしょう。

3. 複数人での日程調整を自動化

懇親会や大人数の社内イベントでは、一人ひとりの希望を聞いて調整しようとすると膨大な工数になります。日程調整がコア業務のリソースを圧迫する可能性も十分に考えられるでしょう。

日程調整ツールを利用すると、候補日・時間・内容を入力し、イベントの参加対象者にURLを送信するだけで、全員の希望を考慮したスケジュール調整を実施することができます。

また、ツールによっては、飲食店の情報と紐付けできる機能もあり、お店選びに関しても周りの意見を聞きながら決めることができるため、幹事の負担軽減にも期待できるでしょう。

日程調整ツールの選び方・比較ポイント

数多くある日程調整ツールですが、その活用シーンは大きく「大勢の社内イベントや任意参加型（投票型）」「商談や企画会議などのビジネス用途（予約受付型・候補提案型）」の2つに分類されます。

まず上記の用途別である程度ツールを絞り込み、以下3つのポイントを押さえて比較を行うと良いでしょう。

1. 連携できるカレンダー 

日程調整ツールを活用して生産性を高めるためには、自社で利用中のカレンダーと連携し、候補日のリストアップや確定日をカレンダーへ反映といった調整業務を自動化・効率化する必要があります。

ほとんどツールは、主要なグループウェアのカレンダー機能と連携できますが、ツールによって対応範囲にバラつきがあるため、先立って自社のカレンダーとの連携可否を確認しておきましょう。

2. 料金体系

日程調整ツールの料金体系は、契約ユーザー数に対して月額料金を支払う従量課金制で、ユーザー上限数や利用可能な機能に応じて料金プランを段階的に設定していることが多いです。

また、導入時にヒアリングを行い、それぞれの企業の要件に沿った料金プランを提案するケースもあり、導入費用が明示されていないサービスも少なくありません。

企業に新しい製品やサービスを導入する際は、価格という選定軸は重要ではありますが、まずは導入目的や利用用途に沿った機能やサービス内容を優先し、候補を十分に絞り込んでから価格の比較を行うようにしましょう。

3. 相手から見たデザインや操作性

日程調整ツールは、候補日を提案する主催者だけでなく、希望日時を選ぶ相手側にも操作が発生します。双方が操作にストレスを感じず、スムーズに日程調整を行えることが重要です。

特にビジネスで利用する場合は、営業や商談のアポイント調整の際に、顧客に手間をかけてしまうと、商談化率にも影響する可能性があります。相手視点も含めてデザインや使い勝手の良さを確認しておきましょう。