【2023】表計算ソフトを徹底比較！機能や価格・選び方を解説

表計算ソフトとは

表計算ソフトとは、セル内に入力した数値を元に、数値データの集計や複雑な計算を自動化できるソフトウェアです。

四則演算や平均・中央値などの単純な計算から、条件に合致したデータの抽出や処理分けなどの複雑な計算まで、一括計算することができます。また、入力・算出したデータからグラフや図表を作成することも可能です。

表形式で一覧性に優れており、絞り込みや検索、並び替えなどのデータ整理も容易に行えるため、経営数値やプロジェクトの管理、バックオフィスの各種帳票管理など、業種・部門を問わずさまざまな業務で活用されています。

さらに、拡張機能によって、簡易なプログラムの記述・実行、PDFやCSV形式のファイルの取り込みと編集、テンプレートを活用した帳票や報告書の作成など、より複雑な処理や幅広い用途に対応できます。

表計算ソフトの選び方・比較ポイント

表計算ソフトを比較する際のポイントは下記3点です。

1. 提供タイプ｜クラウド型かパッケージ型か

表計算ソフトには、インターネット経由で利用するクラウド型と、ソフトウェアをPCにインストールして利用するパッケージ型の2つのタイプがあります。

クラウド型の表計算ソフトは、各デバイスからオンライン上のアプリケーションにアクセスして利用します。ファイルデータはオンラインストレージ上に蓄積され、自動バックアップ機能が付帯していることが多いですが、その実施頻度やデータの保存期間などをチェックしておきましょう。

一方でパッケージ型は、ソフトを各自のパソコンにインストールする必要がありますが、ネットの通信速度やメンテナンスの影響を受けず、インターネット環境がなくても編集可能です。定期的に手動でのバージョンアップが必要になる点に注意しましょう。  

2. 利便性｜作業効率に影響はないか 

企業や部門単位などの複数人で利用する場合は、使い勝手の良さも重要です。いくら便利な機能が揃っていても、動作が重かったり、操作性が悪ければ、返って作業効率が落ちてしまいます。

具体的には以下のポイントを確認しておきましょう。

また、デザインの好みや使い易さを代表者1人の感覚で安易に決めないように注意が必要です。利用対象となる人のITリテラシーを考慮して、各部門のメンバーを集めるなど、複数人で検証してみましょう。

3. 費用｜料金形態は予算に見合っているか

表計算ソフトは、無料と有料のもの、またグループウェアの機能の一つとして提供されているものがあります。有料の場合は、基本的に月額払い、年額払い、ライセンス買い切りの3つのタイプです。

無料版でも基本機能は十分に備わっていますが、クラウドストレージのデータ容量に上限があったり、プログラムを組み込めなかったり、利用可能な関数やテンプレート数が少なかったりと、何らかの制限がかかることもあるため、用途によっては不十分に感じるかもしれません。

また、無料版は場合は、ユーザー管理やセキュリティ対策、テクニカルサポートも制限されることが多いため、企業導入の場合は自社のセキュリティポリシーを満たす製品であるかどうか注意しましょう。