ビジネスのグローバル化や顧客への柔軟なフォローが求められるにつれ、企業の出張管理はますます複雑化しています。従来の手作業による出張管理では、経費申請・処理の手間やコスト悪化といった課題も多く、出張が多い企業にとって負担となるばかりです。
そこで本記事では、出張管理システム（Business Travel Management、以下BTM）のおすすめサービスや導入メリット、基本的な機能などを紹介します。出張管理システム（BTM）は、出張する本人や管理者だけでなく、経理や経営者にとってもメリットが多いサービスなので、ぜひ一度ご確認ください。
出張管理システム(BTM)とは
出張管理システム(BTM)とは、企業の出張に関するあらゆるプロセスを一元管理するためのシステムです。予約から承認、精算、分析まで、出張に関わる業務をデジタル化し、効率化することを目的としています。
出張管理システム(BTM)の主な機能は下記のとおりです。
- 航空券、ホテル、レンタカーなどの一括予約
- 申請および承認のワークフロー
- 経費精算の自動化
- 一括支払い
- 出張データの分析とレポーティング
出張管理システム(BTM)の種類によって機能やサポート内容は異なりますが、なかには出張の手配まで代行してくれるサービスもあります。出張管理システム(BTM)を選ぶ際は、申請・管理画面の使いやすさやグローバル対応の有無、対応機関（航空会社・ホテルなど）の豊富さ、支払い方法（一括あるいは個別）などをもとに選定するとよいでしょう。
出張管理システム(BTM)を導入するメリット
出張管理システム(BTM)を導入するメリットは、業務効率化を実現できる点です。出張の手配に関する業務を簡略化できるため、申請や管理にかかる工数を大きく削減できます。また、出張する本人が立替申請を行う必要がなくなることで、金銭的な負担がかかるのを避けられます。
以下に、具体的に解説します。
手続きが簡素化されることで出張手配にかける時間を短縮できる
出張管理システム(BTM)は、オンラインで各社の見積もりを瞬時に取得し、比較検討できるシステムです。承認フローまでシステム化することで処理もスムーズになり、これまで出張申請や処理にかけていた時間を大きく軽減できます。
また、予約から精算までをシステム内で一元管理できる上に、立替払いや仮払い精算など経理に関する処理を削減できる点も大きなメリットです。従業員自らが航空券やホテルのチケットを手配する場合、金銭的な負担が大きくなるケースも多々ありますが、出張管理システム(BTM)を利用することで従業員は安心して出張に専念できます。
人的ミスの低減やコスト管理の容易化にも貢献
出張管理システム(BTM)では、システムによる自動チェックで規定違反や入力ミスを防止できます。さらに、データで一元管理することで重複予約や申請漏れを防ぐことも可能です。
また、出張費用の可視化により、リアルタイムでコストを把握できる点もポイント。企業の規定に沿ったプランのみを表示・選択する機能によって不適切な支出を抑制できるため、コスト管理も適切に行えます。
まとめ：出張管理システム(BTM)の導入で業務を改善しよう
出張管理システム(BTM)は、企業の出張に関するあらゆるプロセスを効率化するツールです。出張頻度が高い企業やグローバルに事業展開している企業は、出張管理システム(BTM)を導入することで業務効率化やコスト削減が実現できるでしょう。
また、出張管理システム(BTM)によって従業員は出張に集中できるため、企業全体の生産性向上に寄与するサービスとも言えます。出張の手配や管理に少しでも負担を感じている方は、ぜひ出張管理システム(BTM)の導入を検討し、業務を改善していきましょう。
