ワークフローシステムは、稟議書や企画書、休暇届けなどをはじめ、各種申請書類を電子化し、申請から承認・決裁までの一連の申請処理を効率化する業務システムです。
主に、以下のような機能を備えており、申請に関する一連業務は全てシステム上で完結します。
以下、ワークフローシステムについて、それぞれの特長や機能、料金プラン、導入レビューを紹介します。製品の選定に際して、基本機能や導入メリット、選び方などの詳細を確認したい方は、選定ガイドをご参考ください。
近年、出社を要する書類の受け渡しや押印が生産性低下の要因にもなることから、業務のIT化の動きが加速しています。各種申請書類を電子化し、一連の申請業務をオンラインで完結させる「ワークフローシステム」も業務効率化を担うITツールの1つです。
申請書類や承認証跡を保管・管理するシンプルなものから、周辺のバックオフィス業務までカバーできるシリーズ製品、またワークフロー機能を有するグループウェアまで、さまざまなタイプのワークフローシステムがリリースされており、製品によって機能や価格帯も大きく異なります。
本記事では、ワークフローシステムの役割や導入目的をわかりやすく解説しています。また、製品の選び方や比較のポイントも紹介していますのでぜひご参照ください。
ワークフローシステムとは、稟議書・企画書・報告書・通知書などのあらゆる申請書類を電子化し、申請から承認・決裁までの一連の申請業務を効率化するシステムです。
ワークフローとは、「ある業務の開始から完了までに誰がどのように関わり、どこで意思決定が発生するのか」という、業務における一連の流れ（フロー）を指します。
企業においては、経費精算や物品購入の申請、取引先との契約時における稟議などで運用されることが多いです。申請・承認・決裁の3段階で「誰がどのように申請し、判断や処理を行い、決裁を完了させるのか」があらかじめ決められています。
ワークフローシステムの主な機能・役割は以下の通り。
ワークフローシステムでは、対面での書類の受け渡しではなく、システムにアクセスしさえすれば、時間や場所に縛られず申請・承認処理を行うことができます。意思決定のスピードが上がり、承認フローの滞りを最小限に抑えることが可能です。
申請の内容や部署ごとに異なる承認ルートや決裁権限は、管理者がカスタマイズ設定をすることができ、承認ルートやその進捗状況はシステム上で可視化されています。「誰が、いつ、どのように関与したか」「現状どこまで承認が進んでいるか」がひと目で把握できるため、偽装が起こりにくく、コンプライアンス・内部統制の強化にも繋がるでしょう。
また、申請書類をデータ化することで、回覧中の申請書、決裁が下りなかった書類も含めた申請書・決裁書の一元管理が可能になり、業務区分やフォーマット、決裁者、日付ごとに書類の検索・保管・共有ができます。
ワークフローシステムの役割は、「申請・承認・決裁を適正にかつ効率的に進める」ことです。紙の書類を廃止し、申請業務の一部を定型化・半自動化することによって、以下のような企業課題を解消することができます。
申請業務は、社内の事務処理の中でも役員を含めて全従業員が関わる業務なだけに、従来の手慣れた業務ルールや書式を一変することに抵抗を感じたり、システム導入のタイミングに悩む企業は少なくありません。
また、昨今は単一の申請業務だけでなく、他の業務システムやデータベースの連携など、ワークフローシステムの用途は拡大してきています。このことから、既存のワークフローシステムでは対応できない課題に直面している企業も、リプレイスを検討するべきでしょう。
ワークフローシステムの特長や強み、周辺業務のカバー範囲は多種多様で、数多くのサービスを一つずつ検討して、最適なものを探し出すのはそう簡単なことではありません。ワークフローシステムを下記4つの切り口で分類できます。
自社の導入規模やニーズに合致するサービスをいくつかに絞り、候補の中で比較検討を行うとよいでしょう。
全30サービスの利用者数・高評価ランキング、各サービスの詳細は当ページ上部の【ワークフローシステムの比較・レビュー】からご覧ください。
「一つの申請書に関わる人数が多くても10人ほど」「複数パターンや分岐などの複雑な承認フローが不要」といった場合には、中小企業向けのワークフローシステムが適しています。
中でも導入検討を行いやすいのは、以下のような導入実績や参考レビューが多いワークフローシステムです。業種業態によらず、多くの企業で求められる申請書サンプルや承認パターンが標準搭載されているため、一つは候補に入れておくとよいでしょう。
ワークフローと合わせて、周辺の人事労務業務やバックオフィス業務も集約できるクラウド型シリーズ製品もあります。ジョブカンやjinjerは、給与管理や勤怠管理、経費精算、労務管理などとの連携によって、オールラウンドな業務システムとして活用可能です。
従業員数1,000人超の大規模企業や、「海外に子会社を持っている」「ホールディングス化している」といった組織構成の企業には、下記のような大企業向けワークフローシステムを推奨します。
共通する特長には、並列や分岐を伴うような複雑な承認フローを設定できる柔軟なカスタマイズ性や堅牢なセキュリティが挙げられます。またシステムの初期設定から安定稼働まで専任スタッフが付いてくれるといった手厚いサポート体制も大企業向けならではの強みです。
新しく導入するシステムのために今ある申請書や帳票を全て作り直さなければならないという事態は避けたいものです。既存の帳票ファイルをそのまま利用したい場合、担当者が使い慣れているExcelやWordで申請フォームの編集を行いたい場合には、下記のようなExcelやWordとの連携やファイル取り込み機能を搭載したワークフローシステムから比較検討を行いましょう。
機能面でワークフロー専用システムに劣る部分はあるものの、グループウェアにワークフロー機能を組み込むのも一手です。グループウェアとは、組織の情報共有やコミュニケーションを強化・活性化するための機能群（たとえば、メールやWeb会議、アドレス帳、カレンダー、社内Wikiなど）を集約したソフトウェアを指します。
組織全体の業務効率向上を考えている場合は、グループウェアも選択肢の一つとして検討するとよいでしょう。
以下、ワークフローシステムの比較検討時にチェックしておきたいポイントです。
企業独自で既に決まったフォーマットの申請書を運用している場合、どこまでシステムに転用するのかを考えておく必要があります。
申請者が作成した電子申請書（WordやExcelなどの文書データ）をそのままシステムに取り込んで申請をスタートする場合は特に問題ありませんが、新たに申請フォームを設定したり、申請書のリニューアルを行う場合は、フォーム作成機能やテンプレートのデザインをチェックしておきましょう。
現状の申請フォームと大幅にかけ離れていると、申請書提出に時間を要したり、運用開始後に教育コストがかかることがあります。
ワークフローシステムの導入検討を行なっている企業には、すでに社内でワークフローが存在していることがほとんどではないでしょうか。システムの仕様に合わせて自社の承認フローを変更するのはできれば避けたいものです。
企業規模が大きくなればなるほど、申請書や稟議が必要な業務が多く、また承認ルートも複雑になっていく傾向があります。申請の種類によって承認ルートを並列や分岐させるケースがあり、また社内規定で代行承認や一括承認を設けている企業もあるでしょう。
複雑な業務フローをシステム上で再現することの優先度が高いのであれば、ワークフローの細かいカスタマイズができるか、承認ルートの条件分岐機能が搭載されているかといった点は製品選定時の重要な比較ポイントとなります。
ワークフローシステムは、経費管理システムや購買システム、人事管理システムなどの社内システムとデータ連携できるものがあります。
たとえば、人事管理システムの人事情報データベースと連携しておけば、人事異動があった際に、承認ルートに設定していた承認者（上長）を自動で入れ替えたり、人事情報（部署・役職）を自動更新したりするといったことが可能です。
また、ERPパッケージやグループウェアには、機能の1つとしてワークフローシステムが搭載されているため、組織全体の業務フローのシステム化を目的としているのであれば、そちらも合わせて検討することをおすすめします。
ただし、複雑な承認ルートや申請・承認条件の細かいカスタマイズには対応できないこともありますので、その場合はワークフローシステムを主体とした製品を検討しましょう。
ワークフローシステムの導入によって、企業は以下のようなメリットを得られます。
一連の申請業務がシステム化されると、申請者・承認者・管理部門の手間や業務負荷がそれぞれ軽減されます。
まず申請者は、申請書を印刷して上司への提出、承認済の書類の受け取りと管理部門への提出、これらの手間が省けます。また、各申請書のテンプレートを活用すれば、書類作成時間も大幅に短縮されるでしょう。
承認者は、システムにログインしさえすれば、出張中や外出中でも空き時間にまとめてチェック・承認を行うことができます。差戻しの際には該当箇所にコメントを付けて申請者に返すことも可能です。
管理部門も同様に、時間や場所に縛られず申請内容や承認ルートの進捗を確認でき、どこで止まっているかを探しにいく必要はありません。また、申請の種類ごとに入力フォームを設定しておくと、全社統一のフォーマットで申請書を運用することができ、より管理しやすくなります。入力項目が限定されて記入ミスがなくなることで、差戻しと修正の工数も削減されるでしょう。
申請・承認の手間が削減されることは、結果として決裁のスピードアップにも繋がります。さらに、承認ルートとその進捗状況が可視化されるため、稟議がどこで止まっているのかがひと目で把握でき、もし急ぎで承認が必要な場合は、承認者に督促通知を送ることも可能です。
承認フローの滞りを最小限に抑えることができ、組織全体で意思決定のスピードが底上げされることになるため、事業推進力の向上にも繋がるでしょう。
承認ルートと進捗状況の可視化は、承認の停滞を防ぐのはもちろんのこと、承認漏れや偽装を抑止する効果もあります。
ワークフローシステム上では、「誰が、いつ、どのように関与したか」がひと目で把握でき、申請も承認も本人のみが行えるため、規定外のフローで承認を進めることはできません。紙の申請書のような、代理者によるサインや上司の印鑑の無断利用による不正決裁もなくなります。
規定外の申請や承認はアラートが発生し、仮に申請書の内容を変更しても履歴が残るため、簡単に不正や偽装を行いにくいです。ワークフローシステムを導入するだけで、コンプライアンス・内部統制の強化に繋がります。
ワークフローシステムでは、書類の受け渡しや捺印など申請業務のためだけに出社する必要が無く、インターネット環境があればスマホやタブレット端末からも操作を行うことができます。
場所や時間を問わず申請や承認の処理ができるため、テレワーク中でもワークフローが滞ることがありません。テレワーク制度や多様な働き方の環境を整備することも、ワークフローシステムの導入目的の1つとなっています。
テレワーク制度や電子決裁の導入については、以下の記事もご参照ください。
申請書類が全て電子データに替わり、ペーパーレスになることで以下のコストを削減可能です。
上記のような経費とともに、印刷や郵送、ファイリング、保管スペースの整理などの事務工数もなくなるため、人件費もカットされます。
ワークフローシステムの代表的な機能一覧です。※機能名称や内容は製品によって異なることがあります。
申請業務は、社内の事務処理の中でも役員を含めて全従業員が関わる業務です。企業規模によっては、ルールの一変による指導やトラブル対応など、一時的に管理側の業務負荷が大きくなることも考えられるでしょう。
ただし、企業規模が大きければ大きいほど、定着後のコスト削減や業務効率化の効果は大きく、中長期的に見た投資対効果は高くなります。本選定ガイドを参考に、自社課題や導入目的を軸に運用計画を組み、自社にとって最適なワークフローシステムを比較・ご検討ください。
ワークフローシステムの主な機能・役割は以下の通りです。
・各種申請書類のテンプレート活用や申請フォーマット作成
・各種申請の起案、承認・否認（差戻し）、確認、決裁
・各種申請に対する承認ルートの設定・カスタマイズ
・各種申請書類の一元管理（保管・整理・検索）
対面での書類の受け渡しではなく、システムにアクセスしさえすれば、時間や場所に縛られず申請・承認処理を行うことができます。意思決定のスピードが上がり、承認フローの滞りを最小限に抑えることが可能です。
承認ルートやその進捗状況はシステム上で可視化されており、「誰が、いつ、どのように関与したか」「現状どこまで承認が進んでいるか」がひと目で把握できます。
導入実績多数の汎用型ワークフローシステムであれば「jinjerワークフロー」。
複雑な組織構成や承認フローにも柔軟に対応できるものであれ「SmartDB」。
Excel・Word・PDFなど従来の書式をそのまま利用したい場合であれば「DocGear3」がおすすめです。
ワークフローシステムの特長や強み、周辺業務のカバー範囲は多種多様で、数多くのサービスを一つずつ検討して、最適なものを探し出すのはそう簡単なことではありません。
紹介したツールを軸に、自社の導入規模やニーズに合致するサービスをいくつかに絞り、候補の中で比較検討を行うとよいでしょう。
