ファイル転送サービスは、インターネット通信を利用して、デバイス間でファイルを転送できるサービスです。大容量ファイルや機密データの安全な送受信を強みとしており、以下のようなビジネスシーンで活用されています。
以下、ファイル転送サービスについて、それぞれの特徴やセキュリティ機能、料金プラン、導入レビューを紹介します。選定に際して、ファイル転送サービスの仕組みや選び方などの詳細を確認したい方は、選定ガイドをご一読ください。
業務中にファイルの共有・転送を行う場面は多々あります。その目的や取り扱うデータファイルによって転送方法はさまざまですが、メール添付が困難な大容量ファイルや機密性の高いデータのやり取りで利用されるのが「ファイル転送サービス」です。
複数デバイスからのアクセスや共同編集といった自由度の高いファイル共有が可能なオンラインストレージや、チーム内の素早い情報共有に適したビジネスチャットとは異なり、ファイル転送サービスは、データを確実で安全に送受信することを最重要視し、ファイル暗号化やアクセス制御、操作制限などの厳格なセキュリティ機能が実装されていることが強みです。
本記事では、ファイル転送サービスについて、その仕組みやセキュリティ性能をわかりやすく解説しています。また、製品の選び方や比較のポイントも紹介していますのでぜひご参照ください。
ファイル転送サービスとは、インターネット通信を利用して、デバイス間でファイルを転送できるサービスです。
メール添付ができない数GBを超えるような大容量のファイルや、オンラインストレージでの共有が困難な機密性の高いデータを、安全に転送する手段として利用されています。
ファイル転送サービスは、クラウド上のストレージに送信者がファイルをアップロードし、受信者がそこからファイルをダウンロードすることで、間接的にファイルを送受信するという仕組みです。
このストレージは、データの貯蔵を目的としておらず、ファイルの送受信が完了するまでの一時的なデータ保管場所として設計されており、アップロードされたファイルは一定期間後に抹消されるため、データが漏洩するリスクは極めて低くなります。
法人向けのファイル転送サービスは、強固なセキュリティ機能が実装されていることが強みですが、以下3点はサービスによって大きな差が出ると考えられます。
全従業員が日常的に大容量ファイルや機密データをやり取りしているのか、一部の従業員だけがスポットで利用するのか、自社で想定されるファイル転送サービスの利用場面を整理した上で、上記のポイントを順に押さえて自社に合ったサービスを選定しましょう。
まずは、自社が社内外でやり取りするファイルの容量や転送頻度を調査し、以下の3点を確認します。
ファイルの送受信が完了するまでの一定期間はストレージ上にファイルが保管されるため、大人数での同時利用が見込まれる場合は、取り扱うファイルの容量だけでなく、企業全体で必要となる容量まで算出しておきましょう。
どのファイル転送サービスにも、ビジネスシーンでの利用を前提とした法人向けサービスであれば、アクセス権限の設定、ファイル暗号化といった基本的なセキュリティ対策は施されています。
ただし「上司への承認ワークフロー」や「ファイルの転送先制限」など、サービスによって有無が別れるオプション機能が必要かどうかは、自社のセキュリティポリシーや取り扱うファイルの機密性のレベルから判断することになります。
セキュリティや内部統制を強化する機能が多ければ多いほど情報漏洩のリスクは下がりますが、その分ファイル転送を完了するまでの処理工数が増えたり、利便性が下がることもあるので注意が必要です。
ファイル転送サービスの料金形態は、「利用した分のみ請求される従量課金制」と「定額プラン制」に分けられます。
利用ユーザー数と容量の掛け合わせで設定されることが多く、制作会社のような従業員のほとんどが大容量データを頻繁に利用する企業は、従量課金制よりも定額制のプランの方が安価に運用できます。
その一方で、従量課金制の場合、「登録ユーザー数（従業員数）が多いものの、ファイル転送サービスを利用する頻度はあまり高くない」という企業でも低コストで運用が可能です。
ファイル転送サービスを頻繁に利用する従業員にだけユーザーIDを発行すれば、定額制でも低予算で済みますが、シャドーITのリスクを踏まえると、絶対に利用しないという従業員を除いては全員IDを配布するのが適切です。
無料版のファイル転送サービスは、転送可能なファイルのサイズや数、ファイル保管期限など機能の一部に制限があるものの、性能面では問題なく活用できます。ただし、無料版の利用時には下記3点の注意が必要です。
上記の理由から、セキュリティ面や内部統制面などから鑑みて、企業でファイル転送サービスを導入する場合は、有料版を検討することを推奨します。
2019年、サーバーの脆弱性が原因で、第三者の不正アクセスにより数百万件の個人情報が流出するというトラブルが発生し、無料版の提供を終了させたサービスがありました。
ファイルを転送する際に必要な動作は、無料でも有料でもほとんど変わらないため気付きにくいですが、有料版に講じられている目に見えない数多くのセキュリティ施策が、無料版には施されていません。
もし情報漏洩が発覚した場合、無料版では自社で操作ログを管理する機能もないため、どのタイミングで何がどのくらい流出したのかも追跡不可です。
セキュリティ対策の確認を怠って無料サービスを利用し、万一の事態が発生してしまっては、情報漏洩が企業として痛手になるだけでなく、内部での説明責任も果たせません。
多くの場合、無料版のサービスは、頻繁に表示されるバナー広告などによって「無料」でることが成立しています。
取引先や顧客にファイル転送を行う際、たとえ機密性の高いファイルの取り扱いでなくても、ダウンロードリンクにいくつもの広告が表示される無料サービスを利用していると、自社に対してセキュリティ意識が低い印象を持たれる可能性があります。
個人向けの無料サービスは、フリーアドレスで誰でも簡単に利用することができるため、管理者による統制が効かず、個々の社員が自身の利便性のために、企業が把握していないところで勝手にITサービスを利用する ”シャドーIT” に発展しやすく、これが情報漏洩の元にもなります。
そもそも、社員がわざわざリスクの大きいシャドーITに手を出す背景には、自社のIT環境では業務を進めにくいという社内インフラの欠陥があるため、使いやすさ、セキュリティに優れた法人向けサービスを導入し、社員にとって快適な業務環境を整備してあげることが重要です。
ファイル転送サービスの最も重要な役割は、「ファイルを安全にかつ確実に送受信する」ことであり、その機能のほとんどは強固なセキュリティ対策に関するものです。以下、ファイル転送サービスの代表的な機能をまとめています。
ファイル転送サービスの役割は、大容量ファイルのやりとりを安全に実行することですが、
拠点・部門間でのデータ送受信や情報共有が円滑に進めば、プロジェクトの進行速度や意思決定のスピードも高まります。
また、「使いやすさ」や「セキュリティ対策」に優れた法人向けサービスを導入することは、社員にとって快適な業務環境を整備することにも繋がります。
ご紹介したサービス選定のポイントを押さえ、自社の環境や要件に適したファイル転送サービスをご検討ください。
