【2023】社内SNSを徹底比較！機能や価格・選び方を解説

社内SNSとは

社内SNSは、場所を選ばない情報発信や新しいコミュニティの形成、関係性の構築・醸成といったSNSの特性を、企業向けにカスタマイズしたコミュニケーションツールです。

twitterやFacebook、Lineなどプライベートで使用するSNSのような、使いやすいインターフェースとコミュニケーションのリアルタイム性をそのままに、アカウント管理や暗号化通信などの強固なセキュリティ対策も整っており、各社員が企業コミュニティ内で手軽に情報発信を行うことができます。

テキストチャットのほか、音声・ビデオ通話やファイルの送受信などの活用により、素早い情報共有と部署や役職を越えた交流の機会を生み出すことができ、オフィスのリフレッシュスペースのようなコミュニケーションの場をWeb上で再現することが可能です。

また、部門別やテーマ別のチャットグループを作成することで、個人のナレッジ共有や仕事のノウハウの蓄積、業界ニュースや社内報の情報発信、仕事以外の雑談交流の場としてなど、幅広い活用方法が見出せます。

社内SNSを活用すると、普段、仕事で関わりの少ないメンバー同士がコミュニケーションを取ることで、組織の一体感を高め、またさまざまな視点から新しいアイデアが生まれることにも繋がるでしょう。

社内SNSとビジネスチャットの違い

社内SNSと混同されやすい企業向けのコミュニケーションツールに、ビジネスチャットがあります。ビジネスチャットもコミュニケーションを活性化するという役割を持つツールですが、社内SNSとは「利用される目的や活用シーン」が異なります。

まず、社内SNSは、特定のプロジェクトや業務に直接関係がないお役立ち情報、個人が持つナレッジ・仕事ノウハウ、全社お知らせなど、社内の不特定多数または全体に向けた情報発信を行います。

各グループは、カテゴリー分けされた掲示板のような役割を持ち、全社員が閲覧できる状態にしておくことで、必要に応じて各自が参照にすることが可能です。

一方で、ビジネスチャットは、主に社内外のあらゆるビジネスシーンで発生するコミュニケーションにおける、スピーディーな情報共有や意思決定を目的として設計されており、プロジェクトや業務ごとにグループ分けをし、グループ内の特定の相手と情報を発信し合います。

社外とのやり取りや機密情報の取り扱いなどクローズドな情報共有にも向いており、サービスによっては業務管理やタスク整理など、業務の効率改善・生産性向上に繋がる機能を備えています。

ビジネスチャットに全体発信のグループを設けることで、社内SNSと同等の役割を持たせることもできますが、取り扱う情報や活用ルールなどを明確にしておいたほうがいいでしょう。

以下に、ビジネスチャットと社内SNSの違いをまとめます。

このように、社内SNSとビジネスチャットは、企業向けのコミュニケーションツールとしての機能こそ類似しているものの、利用する目的が大きく異なります。

そのため、コミュニケーションツールの導入を検討する場合は、目的に合わせてどちらかを選択するか、もしくは用途の明確な線引きをして両者を使い分けることをおすすめします。

社内SNSの導入・見直しポイント

近年、フレックス勤務や在宅勤務といった柔軟な働き方が一般化してきましたが、その一方で、社員同士のコミュニケーションが希薄になりがちという新たな課題も生まれています。

また2020年の新型コロナの影響により、半強制的にテレワーク制度が導入され、「意識しなければ業務上での最低限のやり取りしか生まれない」「各従業員の近況や稼働状況が把握しきれない」といった状況から、急遽何らかのコミュニケーションツールを導入したという企業も少なくありません。

社内SNSの導入や活用法を検討するにあたり、企業が見直すべきポイントは以下の通り。

社内SNSの導入効果

社内SNSを導入することで企業が得られる効果には、次のようなものがあります。

社内SNSの機能

自社に最適な社内SNSの必須条件の1つは「自社に必要な機能が備わっていること」です。自社に不可欠な機能もあれば、それほど優先度の高くない機能もあるでしょう。また、便利な機能でも使いこなせなければ、かえってストレスになったり、生産性を下げてしまう可能性もあります。

社内SNSには、ビデオ会議やタスク管理など、ビジネスチャット寄りの機能が含まれるものもありますが、目的やメイン用途によってビジネスチャットと使い分けた方が管理しやすいです。

導入後に、必要な機能の不足が発覚したということが起こらないよう、あらかじめ社内SNSの代表的な機能を確認しておきましょう。

特に活用されている人気の機能

• スマートフォン対応：モバイルブラウザまたは専用アプリを通じて、スマホやタブレットから社内SNSを利用できる。
• 1対1/グループでのチャット：特定の相手との個別チャットルーム、指定した複数人とのグループチャットルームを作成できる。
• ファイル共有・添付：チャット内へのファイル投稿、または、コメントとともにファイルを添付することができる。
• テンプレート登録：社内報や日報、議事録などフォーマットのある投稿にテンプレートの登録・呼び出しができる。
• デバイス制限：会社が許可した（管理下にある）デバイスのみ、ログインできる。

※ソフト種別や推奨環境と合わせて、製品の絞り込み検索をご利用ください。

社内SNSの基本機能

• 1対1チャット（1対1）：特定の相手と個別のチャットルームを作成できる。
• グループチャット：指定した複数人のチャットルームを作成できる。
• 社外コミュニケーション：社外メンバーをチャットルームに招待することができる。
• ファイル共有・添付：チャット内へのファイル投稿、または、コメントとともにファイルを添付することができる。
• メンション・メッセージ受信通知：新規メンションや自分宛てのメッセージが届いた際にメールやスマホアプリに通知が届く（プッシュ通知）。
• 既読・未読確認：投稿したメンション・メッセージの既読・既読状況を確認できる。何人に読まれたか、誰に読まれたかまで把握できるツールもある。
• 情報検索：投稿者・日付・フリーテキストなどからメンションの検索ができる。
• コメント・リアクション：メンションに対しての返信やコメント、絵文字リアクションを付けることができる。

内部統制・セキュリティ対策の強化

• ユーザー管理：社内SNSを使用する管理者・従業員の登録・削除を行う。
• ログ出力（チャットログ）：いつ、誰が、どんな操作を行ったかが記録・管理できる。
• デバイス制限：会社が許可した（管理下にある）デバイスのみ、ログインできる。
• SSL・AES暗号化：ネットワーク上の通信データを暗号化し、悪意ある第三者による盗聴や情報の改ざんを防止する。
• 利用権限機能：ユーザーごとに機能の操作権限を設定できる。
• ニ段階認証：ログイン時にID・パスワードだけでなく、登録した電話番号へ送信した確認コード入力などの本人確認要素を設定し、なりすましを防ぐ。
• 外部SNS接続制限：導入した社内SNS以外の外部SNSサービスの利用・アクセスを制限する。

サービス特有の便利機能

• タスク管理：タスクの作成・共有のほか、チーム内での指示・依頼ができる。
• 音声・ビデオ通話：チャットルーム内で音声・ビデオ会議を起動することができる。
• テンプレート登録：社内報や日報、議事録などフォーマットのある投稿にテンプレートの登録・呼び出しができる。
• アンケート：社内の簡易アンケートや忘年会などの日程調整に活用される。
• モバイルアプリ対応：スマホやタブレットの専用アプリが準備されている。
• 外部サービスとの連携機能：グループウェアや勤怠管理システムなど業務システムとの連携。

自社に最適な社内SNSの選び方

数多く存在する社内SNSツールは、それぞれが持つコンセプトによって細かい仕様や拡張機能が変わってきます。

そのため、各サービスに対する満足度や評価は、その企業が求めているもの、重要視している条件と合致しているかによって変化します。

以下、3ステップで自社のニーズに合った社内SNSツールを選定することができます。

ステップ1. 社内SNSの導入目的を明確にする

まず、社内SNSを使って何を解決したいか、主にどんな用途で使用したいかを明確にし、そのために必要となる機能やサービスの要件を洗い出します。

現状で、コミュニケーションの障壁となっている原因や、どういったところで情報共有のロスが発生しているか、自社の具体的な課題を分析してみましょう。

例えば、拠点間の連携を強化したいのであれば、下記のような課題が考えられます。

• 拠点ごとの活動報告や情報共有が漏れなく行えていない。
• 拠点間の従業員がお互いのことをよく理解していない。
• 拠点を越えて積極的にコミュニケーションを取る機会や手段がない。

上記の課題を解消するには、グループチャットやビデオ通話の基本的な機能が必要になるほか、日報や営業報告ツールとの連携、充実したプロフィール、投稿に対するコメント・リアクション機能があると有効です。

目的達成や課題解決のために必要となる機能を事前に見極めてから社内SNSを選定しないと、不要な機能が多く運用ルールを定めづらかったり、必要可能性の高い機能がそのサービスのラインナップに入っていないことが導入後になって発覚したり、といったことが起こりかねません。

以下、例として、想定される社内SNSの導入目的とそれに対応する機能をまとめます。

ステップ2. 自社の状況・ニーズにあった社内SNSを絞り込む

自社に最適な社内SNSを選定する際には、必要な機能の他にも、仕様やサポート、料金などさまざまな留意点・判断基準があります。

以下は、社内SNSの選定時にチェックしておくべきポイントです。

必要不可欠な機能や条件に加え、できれば搭載したい機能、無くてもいいがあると便利な機能、といったように、自社が社内SNSに求めるものに優先順位をつけて整理し、サービスを絞り込んでいきましょう。

ステップ3. トライアル運用で最終決定

検討中の社内SNSサービスを自社で運用していくことができるか、実際に使用してみないとわからない部分もあるため、本契約の前には、トライアル運用や無料版の体験を行なっておくことを強くお勧めします。

いくら優れた機能が揃っていても、現場スタッフが使い方に手こずったり、使いにくいと感じた機能を活用せずに終わってしまったりすると、費用対効果が想定よりも下がってしまいます。

積極的な投稿や反応があってこそ効果が見込めるコミュニケーションツールですので、従業員全員がストレスなくツールを利用できるかどうかは、社内SNSを選定する上で非常に重要です。

まとめ

近年、フレックス勤務やテレワーク制度の推進などで、何らかのコミュニケーションの機会を設けようと社内SNSを導入する企業が増えてきていますが、その一方で「社内SNSが流行っているから」「連絡手段として便利そうだから」という理由で導入し、定着せずに終わってしまったというケースも少なくありません。

本記事のポイントを押さえて、どういった目的で社内SNSを利用するのか、運用していくにはどんなルールが必要かを整理し、自社が求める条件に見合う社内SNSを比較・検討していただければと思います。