【2023】メールソフトを徹底比較！機能や価格・選び方を解説

本記事では、メールソフトについて、その機能やサービス比較のポイントを紹介しています。

メールソフトの選び方・比較ポイント

メールソフトを比較・選定する際のポイントは下記4点です。

自社での利用者の層や数を明確にした上で、それぞれのポイントを押さえた比較検討を進めていきましょう。

1. ソフト種別（Webメール・メールクライアント）

メールの利用形態は、大きく「Webメール」と「メールクライアント」の2つに分けられます。

以下は、Webメールとメールクライアントそれぞれの特徴です。

(1) Webメール

Webメールはブラウザで利用できるメールソフトのことで、ソフトをPCにインストールすることなく、インターネット環境さえあれば利用することができます。

受信したメールはベンダーが用意するクラウド上に保存され、利用できる容量はあらかじめ決まっています。容量が足りなくなった場合、追加料金を支払うことで容量の上限を増やすことが可能です。また、独自ドメインを利用したい場合は、自社でレンタルサーバーを用意するか、ベンダーが提供する独自ドメインを取得するオプションを利用します。

(2) メールクライアント

メールクライアントはPCにメールソフトをインストールして使用します。インストールした端末でのみメールの送受信が可能です。インターネット環境がない状態でもメールの確認が可能ですが、送受信するにはインターネットに接続する必要があります。

メールの保存は利用しているサーバーと端末上のどちらでも行うことができ、容量を増やしたい場合はメールを削除するか、クラウドか端末のどちらかの容量をグレードアップさせる必要があります。独自ドメインはメールクライアントと同じく、オプションで提供されているものが多いです。

2. 料金形態

メールソフトの料金形態は主に以下の要素で構成されています。

メールソフトの料金形態はユーザーの利用数をベースに、一人が利用できる容量（ストレージ）とバックアップ等のオプションを選択することで決まります。自社の利用人数や利用できる機能オプションを考慮して、価格の妥当性が高い製品を選びましょう。

3. セキュリティ

ビジネスメールにおいては、顧客や取引の情報を取り扱う以上、十分なセキュリティ対策が施されているかどうかは、選定基準として重要なポイントです。

搭載されているセキュリティ機能（ウイルススキャン、迷惑メールブロック等）が自社のセキュリティポリシーを満たしているかを確認しましょう。セキュリティ機能以外は好条件であるという場合は、メールセキュリティソフトの導入も併せて検討してみてください。

4. 操作性

メールソフトは、全従業員が利用の対象者となるであろうビジネスツールです。誰もがストレスなく利用できるかどうかは、ソフトを選定する上で非常に重要です。

無料版や試用期間などを利用して、ファイルの添付や絞り込み、検索機能、スマートフォンでの動作など、日々の業務でメールを利用するときに行うアクションを一通り検証しておくことをお勧めします。

専用アプリの有無

メールソフトのモバイルアプリ版があると、社外にいるときや緊急時にスマホでメールの確認や送信ができます。ブラウザをスマホで開くことで利用できるものもありますが、一般的にスマホアプリのほうが操作性が良く、動きがスムーズです。

メールソフトの機能一覧

最後にメールソフトの代表的な機能を一覧にまとめます。機能の名称や内容はサービスによって異なることがあります。