オンライン商談ツールは、顧客と直接対面することなく、オンラインで営業や商談を行うためのコミュニケーションツールです。
画面共有やチャットなど、Web会議ツールで使用できる一般的な機能に加え、下記な機能を備えています。
また、電話での商談・営業中にツールにすばやく連携し、ホワイトボードを使いながら説明したり、ファイルを共有したりすることもできます。
以下、オンライン商談ツールについて、それぞれの特徴や機能、料金プラン、導入レビューを紹介します。ツールの選定に際して、基本機能や導入メリット、選び方などの詳細を確認したい方は、選定ガイドをご一読ください。
本記事では、オンライン商談ツールについて、Web会議システムとの違いや導入メリットをわかりやすく解説しています。また、ツールの比較検討時に押さえておきたいポイントも紹介していますのでぜひご参照ください。
オンライン商談ツールとは、顧客と直接対面することなく、オンラインで営業や商談を行うためのツールです。営業・商談活動の効率化やコスト削減を実現し、企業の売上向上に期待することができます。
Web会議システムとの大きな違いは「ツールへのアクセス方法」にあります。オンライン商談ツールでは、URL共有によるビデオ通話だけでなく、電話で通話しながら、アクセスコードを用いてすばやくオンライン上の商談ルームにアクセスしてもらうことが可能です。
また、商談に特化した機能が多く搭載されており、ファイル共有やトークスクリプトの表示、ホワイトボードなどを使うことで、対面時とほぼ同等のコミュニケーションを実現可能です。
オンライン商談ツールの導入によって企業が得られるメリットは以下の4点です。
オンライン商談ツールを導入すると、営業担当者・顧客ともに場所と移動時間の制約がなくなり、互いにスケジュールを調整しやすくなります。また、ツールには商談に特化した機能が多くあり、それらを活用することで、営業・商談活動にかかる工数を大幅に削減することが可能です。
オンライン商談ツールは、インターネット環境さえあれば、場所に関係なく商談や提案のアプローチをかけられるため、今まで足を運べなかった国内の遠方の顧客や海外にまで、商圏範囲を拡大することが可能です。
また、場所と移動時間を考慮したスケジュール設定が不要になった分、1日あたりの商談数を増やすことができます。
従来の訪問営業では、営業担当者に先輩やマネージャーが同行することでしか、実際の顧客とのやり取りを確認することができませんでした。新人の教育に工数がかかったり、商談ノウハウのブラックボックス化や営業実績の属人化に頭を悩ませたりする企業も多いでしょう。
オンライン商談ツールでは、録画・録音機能を活用することで、商談内容を音声や動画として残すことができます。商談ごとにマネージャーが隣でフィードバックする方法は、あまり生産性が良いとは言えません。しかし録画データであれば、時間に縛られずにまとめて確認でき、計画的に教育を実施することができるでしょう。録画した動画を営業部の研修資料として活用することもできます。
また、トップセールスマンの商談情報を集めて分析することで、商談の進行の標準化やノウハウ共有が可能になります。それによって属人的な営業組織から脱却し、営業力の底上げに繋げることができるでしょう。
オンライン商談ツールを導入すると、営業先への移動費が不要になります。遠方の顧客への営業となれば、飛行機や新幹線の利用や宿泊を伴うこともあったのではないでしょうか。
また、画面共有やファイル共有を利用すれば、紙の営業資料を配布することなく、商談を行えるため、用紙や印刷コストも不要です。
このように、対面での商談・営業活動で発生していた移動費や事務コストをカットすることができ、商談数や営業職の人数が多ければ多いほど、コストの削減率も大きくなります。
適切なオンライン商談ツールを選定するには、まず自社の導入目的や営業課題を明確にし、目的や課題解消に見合った機能を洗い出すことが重要です。
高性能・多機能のツールは、実現できることは拡がりますが、そのぶん価格も高額になる傾向があるため、自社に必要な機能に優先度を付けて取捨選択すると良いでしょう。
以上を踏まえた上で、具体的な比較ポイントは下記4点です。
オンライン商談ツールの接続方式は、主に「URL接続」と「ナンバー接続」の2種類があります。
URL接続は、管理画面から発行した固有のURLをメールなどで相手に伝え、指定の時間にアクセスしてもらう方法です。映像だけでなく音声もインターネット回線を利用します。
ナンバー接続は、電話での商談中、相手にサービスページにアクセスしてもらい、そこで表示された固有の接続番号を相手から聞き、管理画面に入力することで接続する方法です。URL接続と異なり、音声は電話回線で、映像はインターネット回線を利用することが特徴です。事前にメールアドレスを知らない相手でも、映像を使った商談を実施することができます。
多くのツールが2つの接続方式に対応していますが、中には片方しか対応していないものもあります。電話でのやり取りがファーストコンタクトとなる新規顧客の営業で利用する場合は、ナンバー接続が有効です。
オンライン商談ツールの強みは、営業や商談活動を効率良く行えることです。従業員がツールを使いこなせず、毎回の操作に時間を要してしまうようであれば本末転倒です。
無料トライアル期間を設けているサービスもあるため、その期間を利用して操作性を確認しておくことを推奨します。従業員のITリテラシーによらず誰でも容易に使いこなせるかどうか、事前にシュミレーションを行うことができます。
また、操作性の比較検討にあたり、実際にサービスを利用したユーザーの口コミやレビューも参考になります。
画質が悪いと、商談中の画面共有を使った商品紹介などで特性が伝わらず、顧客に理解されないまま商談終了を迎える可能性もあります。それが商品や企業のイメージダウンに繋がれば、商談化率や成約率にも影響してしまいます。
映像の品質も、無料版やトライアル期間を利用して本導入前に確認することが可能です。顧客がスマートフォンから受話することも考えられるので、スマホからの見え方も事前確認しておきましょう。
また、ツールの中には音声もインターネット回線を用いるものがあります。その場合は、画質の確認とあわせて、音質が良く安定しているかどうかをチェックしましょう。
オンライン商談では、インターネットを介して、機密情報や顧客情報が含まれるやり取りが発生します。そのため、第三者の不正アクセスによる、メッセージの盗聴や情報漏えい、データ改ざんのリスクに備えて、事前に各ツールのセキュリティ対策を確認しましょう。
これらのセキュリティ対策としては。通信が高度に暗号化されていることや、国際標準規格「ISO27001(ISMS)」の認証を取得していることが有効です。公式サイトに記載されてない場合もあるので、先立ってサービス会社に問い合わせしましょう。
また、データの損失や紛失を想定して、バックアップ機能の有無もあわせて確認してみてください。
