ツール選定時の条件「Slackと連携できること」「担当者へ直接通知が行くこと」「来訪用件に応じて適した担当者を呼び出せること」「トライアル利用ができること」をすべて満たしているだけでなく、会議室管理システムも関連製品として提供している点やGoogle Calendarとの連携など、当社の利用用途に合致したのが本ツールでした。選定時に候補にあがった他ツールは、導入当時にGoogle Calendarとの連携が出来なかったり、会議室管理システムを提供していなかったりなど、マスト要件は満たされているものの、同じ費用を払うならば、より機能面で社内ニーズに合致した用途を想定できるものが望ましいと思いますし、来訪者が到着した際の認証方法も多種多様で、不便をかけないこともメリットと感じました。

来訪者が多く総務の来客対応工数を削減するために受付管理システムを選定を行いました。ツール選定時には「Slackと連携できること」「担当者へ直接通知が行くこと」「来訪用件に応じて適した担当者を呼び出せること」「トライアル利用ができること」などの条件があり、3種のシステム選定・トライアル利用後に本ツールの導入が決定しました。

利用当時に改善してほしいポイントは特にありませんでした。カスタマーサポートの対応も柔軟なため、安心して利用ができており、他の企業様にもおすすめできるツールだと思います。ただし利用当時が2017-2018年だったため、現状のツール満足度および他ツールの進化は不明です。

受付管理システムを導入する背景・課題にもなりうる「来訪者が多い企業」「来客対応で業務が滞ってしまっている企業」は早急に導入することをおすすめします。また、様々な企業でよく聞く「会議室の満室率が高く、会議の生産性が落ちる」問題も、本ツールを導入し、会議室管理も連携させることで満室率の可視化ができ、架空会議質の確保を防止することが可能です。それらの総務が課題に感じやすい問題を一挙に解決できるのが本ツールだと思いました。