ファイル暗号化ソフトは、ソフト内のフォルダにファイルをドラッグ＆ドロップするだけで読み取れない形式に変換（暗号化）できるツールです、機密情報などの第三者に知られたくない情報をセキュアな状態で保存するために利用されます。
ファイルを読み取れる状態にするには、パスワードや生体認証などの「鍵」が必要です。この鍵によってファイルを復号することで、情報の閲覧や編集を行うことが可能になります。
以下、ファイル暗号化ソフトについて、それぞれの特徴や機能、契約プランを紹介します。製品の選定に際して、導入メリットや選び方などの詳細を確認したい方は、選定ガイドをご参照ください。
本記事では、ファイル暗号化ソフトについて、その役割や製品の比較ポイントを紹介しています。
ファイル暗号化ソフトとは
ファイル暗号化ソフトとは、第三者がファイルの内容を読み取れない形式に変換（暗号化）するソフトです。該当ファイルをソフト内のフォルダにドラッグ＆ドロップするだけで暗号化が完了します。
暗号化されたファイルは、復号しない限り閲覧・編集は不可で、復号するにはパスワードや生体認証などの鍵が必要になります。
万一、ファイルデータが流出したとしても第三者がデータの内容を読み取ることはできず、情報漏洩のリスクを抑えることができ、重要データをセキュアな状態で保管することが可能です。
また、暗号化したファイルがウイルスに感染していたとしても、復号鍵を知っているユーザー以外はファイルを開くことができないため、感染拡大を防ぐこともできます。
ファイル暗号化ソフトの選び方・選定ポイント
ファイル暗号化ソフトの選び方・選定ポイントは以下の3つです。
- 操作性
- セキュリティ強度の信頼性
- 製品価格
1. 操作性
従業員にとって使いにくければ、ファイルの暗号化作業や復号作業に手間がかかれば業務に支障が出ます。また、暗号化されていない機密ファイルをそのまま外部に送ってしまったり、手間を惜しんで暗号ソフトを利用しないないなんてことも発生するかもしれません。
デモ版や試用期間などを利用して、暗号化完了までの時間、復号作業の簡単さ、スマートフォンでの操作性などを一通り検証しておくことをお勧めします。
従業員数や部署数の多い大規模な企業では、一部の部署のみなどスモールスタートで試験運用を行い、暗号化や復号化のしやすさを確認してから、本導入を検討することも一手です。
2. セキュリティ強度の信頼性
暗号化ソフトは、暗号が簡単に解除されることがないかなどのセキュリティ強度が重要です。
サービスサイトに掲載されている実績では、過去実績がある導入事例が多く掲載されています。セキュリティ強度の信頼性を確認するために、自社に近いサービスや規模、課題を持った企業の事例を参考にしましょう。
3. 価格
一般的に、ファイル暗号化ソフトの価格は、契約期間と端末の登録台数の掛け合わせで設定されています。
法人向けのファイル暗号化ソフトの価格には、ライセンス数（導入台数）が段階別に設定されており、自社で想定される使用台数に合わせて契約でき、導入台数によって割引が受けられることが多いです。あらかじめ利用する際の規模を想定しておくとよいでしょう。
中には無料で提供されているソフトもありますが、「サポート体制がない」「セキュリティ強度が担保されていない」「機能に制限がある」など、セキュリティの根幹にかかわるデメリットがあります。確実にセキュリティ対策を行いたいのであれば有料のものを検討しましょう。
ファイル暗号化ソフトの機能一覧
最後にファイル暗号化ソフトの代表的な機能を一覧にまとめます。機能の名称や内容はサービスによって異なることがあります。
- ローカルフォルダー自動暗号化：利用頻度の多い権限のテンプレートをフォルダーに適応し、自動で権限を割り当てる。
- 共有フォルダー自動暗号化：ドラッグ&ドロップするだけで自動的に暗号化できるフォルダを作成する。
- パスワード省略機能：鍵となるパスワードを省略することができる。
- 印刷上透かし追加：「サンプル」などの文字を透かして入れることができる。
- ファイル上書き保存：暗号化ファイルを編集・再暗号化することができる。
- ファイルリモート消去：指定された権限を越えるアクセス時に相手のパソコンから暗号化ファイルを削除することができる。
- 所有権限譲渡：暗号化ファイルを、任意のセキュリティ設定で暗号化しなおすことができる。
- 行動履歴ログ管理：誰が、いつファイルの作成やファイルにアクセスしたのかを管理できる。
- ログレポート出力：行動ログをCSV形式でダウンロードできる。
- 二段階認証：ID/パスワードやワンタイムパスワードを組み合わせて認証作業を行う。
- アクセス権限機能：作成者・閲覧者を変更したりすることができる。
- デバイス制限：デバイスのOSの種別およびMACアドレスから指定することができる。