IT資産管理ツールは、業務で利用するIT機器やソフトウェアの利用状況を一元的に管理できるシステムです。
管理対象となるIT資産は以下の通り。
- ハードウェア：PC・スマホなどのコンピュータ端末、プリンタ・USBメモリなどの周辺機器、サーバー・通信回線などのネットワーク機器
- ソフトウェア：OS、Office・Adobeなどのアプリケーション、作成したデータファイル
- ライセンス：ソフトウェアやクラウドサービスの利用権限
以下、国内外のIT資産管理ツールについて、それぞれの特徴や機能、価格を紹介します。製品の選定に際して、基本機能や導入メリット、選び方などの詳細を確認したい方は、選定ガイドをご一読ください。
主な管理対象として、スマホやタブレットなどのモバイル端末を想定している方は、MDM・EMM（モバイルデバイス管理）のページもご参照ください。
プライベート・ビジネスを問わず、誰もがPCやスマホ、クラウドサービスを利用することが当たり前になっている昨今、組織が管理下に置くIT資産が増え続ける一方です。
IT資産管理ツールは、管理担当者の業務負担を抑えながら、効率良いIT資産管理とセキュリティ強化を実現するための必須ツールとなりつつあります。
本記事では、IT資産管理ツールについて、その役割や機能、導入メリットをわかりやすく解説しています。また、製品の選び方や比較のポイントも紹介していますのでぜひご参照ください。
IT資産管理とは
IT資産管理とは、組織内のIT資産の利用状況を管理することです。内部統制・セキュリティの強化、投資予算の適正化を目的とし、具体的には、脆弱性を持つコンピュータがないか、ライセンス違反やセキュリティポリシー違反がないか、使用されていないPCや余ったライセンスがないかなどを把握します。
- ハードウェア：PC・スマホなどのコンピュータ端末、プリンタ・USBメモリなどの周辺機器、サーバー・通信回線などのネットワーク機器
- ソフトウェア：OS、Office・Adobeなどのアプリケーション、作成したデータファイル
- ライセンス：ソフトウェアやクラウドサービスの利用権限
IT資産管理を行うには、IT資産台帳を使います。その台帳作成や情報更新を自動で行なってくれるのが、「IT資産管理ツール」です。
IT資産管理ツールは、機種名、IPアドレス、利用者名、導入日などハードウェアの基本情報、ソフトウェアのライセンス管理や更新プログラムの適用状況など、個々のIT資産に関するあらゆる情報を自動で収集します。
IT機器やソフトウェアのステータスがひと目で把握でき、適正かつ効率的にIT資産管理を行えるほか、超過投資の削減と業務自動化による生産性向上も期待できます。
IT資産管理ツールで解消できる企業課題
事業規模が小さいうちは、パソコンの保有台数やソフトウェアのアップデート状況を、エクセルなどの表計算ソフトに手入力していくことも多いですが、IT資産が増えてくると手作業では追いつかず、あらゆる場面で管理の抜け漏れが発生しやすくなります。
- IT関連機器やソフトウェアの更新スピードに台帳入力が追いつかない。
- IT資産の管理・運用ができるIT人材を確保できない。
- 未使用の機器や空きライセンスに気付かず、不要な維持コストが発生している。
- USBメモリ等を使用すれば、社内情報を簡単に社外へ持ち出すことができる。
- ハードウェアの老朽化が思った以上に進んでいて、突然サーバーが停止したりする。
- PCがなくなったことがあり、紛失か盗難かすらわからない。
上記のような、IT資産管理における煩雑な業務課題を解消する手立てとなるのが「IT資産管理ツール」です。
IT資産管理ツールの導入メリット
IT資産管理ツールの導入により企業や管理担当者が享受できるメリットは以下の通り。
- IT資産の一括管理による情報システム部門の負担軽減
- 脆弱性の発見と迅速な対応
- IT資産や保有ライセンスへの過剰投資を削減
- 自社のセキュリティポリシーと内部統制の強化
1. IT資産の一括管理による情報システム部門の負担軽減
IT資産管理の大きな課題は、新規端末の登録や削除、ソフトウェアの更新スピードに台帳入力が追いつかず、また業務リソースの大半を消費してしまうことです。
IT資産管理ツールでは、各コンピュータとそれに紐づく周辺機器・ソフトウェア・ライセンスの最新情報が自動で取得され、それらを一元的に管理できるため、それぞれの稼働状況がひと目で把握でき、機器の不具合にもすぐにアラートで気付くことができます。
管理者が各部署を周ってメンテナンスやアップグレードが必要なPCを探し出したり、特定のソフトウェアの使用頻度を従業員に確かめたり、といったことは不要です。
加えて、ソフトウェアや更新プログラムの一斉配布、端末のリモート操作などを活用すれば、基本的に全ての管理業務やトラブルシューティングを遠隔で行えるようになり、情報システム部門の業務負担が大幅に軽減されます。
そのほか、ヘルプデスクへの問い合わせ件数の抑制や、定期的な情報履歴の確認によるレポート作成やレビューの効率化などのメリットもあり、IT資産管理ツールの活用は、業務負担を最小限に抑えながら、抜け漏れのない適正なIT資産管理を実現するための必須事項と言えるでしょう。
2. 脆弱性の発見と迅速な対応
IT資産管理ツールには、PCやその周辺機器が正常に動作しているかどうかの情報を継続的に取得する「死活監視」の役割もあります。
脆弱性を持つハードウェアやソフトウェア、サーバーが探知され次第、その場でアップデート指示を出して実行したり、遠隔操作で一時的に利用を抑制したりといった迅速な処置を施すことが可能です。
リプレイスの検討や機器配置の最適化に活用することもできるでしょう。
3. IT資産や保有ライセンスへの過剰投資を削減
IT機器の利用状況から、使用されていないPCや余ったソフトウェアライセンスを発見でき、それぞれ適正数に是正することができます。
情報は常に最新状態であるため、企業内に使える機材がありながらも新規購入してしまうといった超過投資の事態を防ぎ、資産の有効利用が可能です。不要になったライセンスを自動でアンインストールする機能もあるので、チェックしてみましょう。
また、必要なライセンス数と現保有ライセンス数の過不足を、会社全体または部署ごとに把握することができ、とある部署の空きライセンスを別の部署の足りていない部分に割り当てるといった、全社レベルでの保有ライセンスの最適化を図ることができます。
4. 自社のセキュリティポリシーと内部統制の強化
IT資産管理ツールの管理下では、業務に利用するPCやソフトウェア、ネットワークの規定を設定することで、自社のセキュリティポリシーを遵守したIT資産の運用・管理が可能になります。
例えば、下記のような設定ができます。
- 特定のWebサイトへのアクセス制限・許可
- ソフトウェアの無断インストール制限・利用許可
- 外部記憶装置（USBメモリやHDDなど）の接続制限
管理者が安全と判断して許可したコンピュータ端末やソフトウェアだけが利用可能です。登録外端末を社内ネットワークから遮断することで、外部からの不正アクセスや個人端末の不正利用、社内情報の持ち出しを防止できます。
また、故意の内部犯行だけでなく、禁止ソフトウェアと知らずにインストールしたり、ライセンス切れに気付かずにソフトウェアを利用し続けたり、といった意図せぬ社内ポリシー違反やライセンス違反も抑止可能です。
そして、端末の操作履歴やアクセス履歴をログとして記録・レポート出力することができることも、内部犯行による情報流出の抑止に繋がるでしょう。万が一、不正が発生した場合でもアクセスログや操作ログを辿ることによって、どの端末からの操作であるかを追跡することが可能です。
IT資産管理ツールの比較・選定ポイント
以下、IT資産管理ツール比較検討を行う上で押さえておくべきポイントです。
- 対応OS・機種｜自社の利用環境に対応しているか
- 機能・管理項目｜自社のセキュリティポリシーに適合しているか
- 管理画面の操作感｜担当者が運用することができるか
- サポート体制｜迅速な対応と必要なアップデートがされているか
IT資産管理ツールは、企業規模が大きいほど管理するコンピュータ端末が多くなり、業務利用するソフトウェアやクラウドサービスも増えていくため、一度導入すると他のツールに乗り換えにくい性質を持っています。
自社のIT資産の利用状況や管理・運用体制などを整理し、導入目的を明確にした上で、上記のポイントを押さえて、IT資産管理ツールの比較検討を行いましょう。
1. 対応OS・推奨環境｜自社の利用環境に対応しているか
IT資産管理ツールを選定する際には、管理側と被管理対象となる端末のOSや動作環境を確認しましょう。機能面や操作性に優れたツールを見つけても、自社の利用環境に対応していなければ、そのソフトはインストールすることができません。
管理側も端末側もWindows OSには対応していることがほとんどですが、主にMac端末を利用している場合やMacとWindows端末が混在する場合は、OSの違いによる操作制限や、MacとWindows端末の管理項目を統合して一元管理できるのかどうかをチェックしておきましょう。
スマートフォンやタブレットなどのモバイルデバイスも管理下に入れる場合は、MDMの機能、もしくはMDM・EMMとの連携機能の有無も重要です。
また、IT資産管理は、管理端末数や管理項目数によっては負荷の重い作業となりますので、IT資産管理ツールの性能に対してパソコンのスペックが追いついていない場合は、パソコンの増強や買い替えも視野に入れる必要があります。
2. 機能・管理項目｜自社のセキュリティポリシーに適合しているか
数多くのIT資産管理ツールは、それぞれが異なる特色や強みを持ち、搭載機能の組み合わせや管理項目、料金プランも千差万別です。機能を比較する際には、IT資産管理ツールで何を解決したいか、主にどんな用途で使用したいかをあらかじめ明確にしておき、その導入目的を軸に機能要件を洗い出していきます。
また、基本的にどのツールも何らかのセキュリティ機能は備わっていますが、それらが自社のポリシーを満たしているかどうかを確認しておくことも重要です。自社のセキュリティ基準を整理し、どの管理項目をどの程度まで制限する必要があるかを検討しておきましょう。
3. 管理画面の操作感｜担当者が運用することができるか
管理担当者がIT資産管理ツールを正常にかつ円滑に運用できなければ、かえって管理業務負担が増加してしまい、費用対効果が想定よりも下がってしまいます。
海外製品の場合は、日本語版であっても海外ニーズに合わせてデザインされていることが多いため、担当者によって使い勝手や好みが別れるかもしれません。
トライアルや無料期間がある製品であれば、管理画面の見やすさや操作のしやすさなど、日々の運用をストレスなく行なっていける製品であるかを確認しておきたいところです。
4. サポート体制｜迅速な対応と必要なアップデートがされているか
IT資産管理ツールは、セキュリティ対策の根幹となるIT機器やネットワーク管理を行っているため、何らかの不具合が発生すると、たとえ部分的であっても修復されるまではセキュリティの穴が生じることになります。
トラブル時のサポートについては、以下の詳細を確認し、自社の担当者も速やかに動けるようにしておきましょう。
- サポート対応可能時間（日本時間）
- サポート言語
- サポート対応窓口と担当者
- サポート手段（メール・電話・チャット）
また、OSの大型アップデートが予告なく行なわれることもあり、その際に、IT資産管理ツールがそれらの変化に対応して正常に動作するかどうかも重要なポイントです。
必要に応じて小まめにアップデートがされているかどうかは、製品情報サイトのバージョンアップデート履歴などから判断できます。
IT資産管理ツールの機能
IT資産管理ツールの代表的な機能です。機能名称や詳細な機能内容は、製品によって異なります。
IT資産情報の一元管理
- ハードウェア情報取得：ユーザー名、IPアドレス、CPUなどのハードウェア情報、導入日や購入先などの任意設定のレジストリ情報を自動取得する。
- ソフトウェア情報取得：アプリケーションのインストール状況やバージョン情報、PC内に存在するファイル（.exe、.sysなど）の情報を自動取得する。
- 周辺機器・外部デバイス情報取得：プリンタやルーター、その他PC周辺機器のIT資産を登録し、一元管理できる。
- 更新プログラムの管理と適用：更新プログラムやセキュリティパッチの適用状況を把握し、未適用端末に必要な更新プログラムだけを一斉配布・実行できる。
- 死活監視：PCやその周辺機器が正常に動作しているかどうかの情報を継続的に取得。リプレイスの検討や機器配置の最適化に活用する。
ライセンスの管理と適正化
- 管理台帳登録：ライセンスの形態（ボリュームライセンス、パッケージ、プレインストール）や使用期限などの情報をソフトウェアと紐づけて登録し、管理台帳を作成する。
- ライセンス利用状況：保有ライセンス数とインストール数の過不足を会社全体または部署ごとに把握可能。適材適所のソフトウェアのインストールとライセンス割り当ての最適化に活用する。
- 管理台帳自動更新：取得したハードウェア情報やソフトウェア情報から、管理台帳を自動更新して常に最新状態に保つ。
- 不要ライセンスの自動廃棄：無駄なライセンスや不要になったライセンスを発見し、自動でアンインストールする。
内部不正対策・コンプライアンス強化
- ユーザー管理：IT資産を利用するユーザーや管理者の登録・削除・権限設定を行う。
- 操作ログ管理：誰が、いつ、どのPCのどのアプリケーションで、どんな操作をしたかを記録・管理する。
- アクセスログ管理：Webサイトの閲覧記録、特定Webサイトやカテゴリごとの閲覧制御ができ
- メール送受信ログ管理：誰が、いつ、どのPCで、どんなメールを送ったか（件名、添付ファイル名、送信先）を記録・管理する。
- ログレポート出力：各種ログを定期的に自動出力する。
- 画面操作録画：操作ログだけではわからないアプリケーション内の画面操作を録画・記録することができる。
- リモートコントロール：リモート操作でヘルプデスク業務や管理・メンテナンス業務を実施できる。
- アラート表示：不正やポリシー違反、異常を検知した際に、管理者や任意の担当者に通知が届く。
セキュリティ対策
- ネットワークフィルタ：指定したネットワークやWebサイトへのアクセスを監視・制御する。
- データ強制削除：流出した機密ファイルやデータを追跡し、遠隔で削除できる。
- デバイス制限：社内ネットワークで使用可能なデバイスを管理・制御する。
- 不正デバイス遮断：管理されていないPCは社内ネットワークから遮断される。
- ファイル暗号化：メール添付したファイルやUSBデバイスへ保存したファイルを自動で暗号化。データの受け渡しのリスクを解消する情報漏洩対策となる。
- ウイルス対策：マルウェアを検出し、感染原因となるユーザーの操作ログを追跡することで再発を防止する。
まとめ
ここ数年で、個人・組織を問わず、デジタルデバイスやクラウドサービスの普及が急速に進んでいます。今後も企業が保有するIT資産は増加し続け、それらの管理は一層複雑なものとなっていくでしょう。
IT資産管理ツールは、管理が追いつかなくなったIT資産の現状把握と有効活用に役立ち、手作業での台帳管理から脱却する資産管理業務の自動化・効率化を実現します。
ご紹介した導入ステップ・選び方のポイントを押さえ、自社の環境や要件に適したIT資産管理ツールをご検討ください。
