※この情報はミナオシが該当企業のサービス・ツール内容をみて記載したものであり、クライアント未確認です。
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情報システム
その他 100〜300人 責任者クラス
真っ先に電子化すべき契約書の電子化・管理サービス
4.0

このサービス・会社の良いポイント、利用・導入するメリットは何ですか
紙の契約書にした場合、物理的な郵送、契約金額に応じた収入印紙の貼り付け、捺印後の返送、物理保管という手間が多くかかるが、電子申請にすることでこれらの工数・コストが一切不要になる。契約書のアップロードはPDFになるが、Microsoft wordからPDF変換することが可能。組織内ワークフローによる承認、承認後に自動で相手先へのメール通知、契約期限前のリマインド機能など、契約書管理機能も一通りそろっている。会社マスタの登録は、すでに契約済みや他社で関係がある場合などは住所情報の推測機能もあり、作業が軽減できる。
このサービス・会社を利用・導入するに至った背景・課題を教えてください
紙管理の資産を可能な限り電子化するという流れの中で、契約書も電子化の検討となった際に選定された。もともと同じサービスであるBtoB請求書を、同様の理由で電子化するにあたって利用していたこともあり、本サービスの利用が検討され、実際に運用が行われた。
このサービス・会社の改善して欲しいポイントは何ですか
BtoBプラットフォームは契約書以外にも請求書、見積書なども電子化・管理がすることが可能だが、プラットフォーム自体のマスタ(自社の社員情報)は共通化しているが、それぞれのサービスはあまり密接には関わっておらず、それぞれのサービスでマスタ登録が必要となる。コストや工数が減ることは確実だが、初回の「電子証明書発行」は、手順は丁寧に記載されているものの、そもそもなぜ電子証明が必要なのか、IT系の操作に不慣れな担当者の抵抗等の部分でなかなか理解されない会社も少なくない。サービス提供側としては不本意かもしれないが、紙原本契約書をアップロードし双方参照できる(ただし複製扱い)というシンプル機能があるともっと活用できるかもしれない。
どのような方にこのサービス・会社をおすすめしたいですか?
企業活動をするにあたっては契約書は必須で、それに係る工数と費用を削減できることは多くの場合メリットになる。特に捺印や印紙の貼り付け作業自体が出社前提の作業となりテレワーク化も勧めたい会社であれば、契約書担当者がテレワークをしにくい状況にあると思うので、このサービスを導入し普及させることで契約担当者もテレワークすることができ、契約書を参照する場面も会社の書庫から引っ張り出すという手間がなくなる。
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BtoBプラットフォーム 契約書

株式会社インフォマート
4.0
情報更新者:ミナオシ編集部
公式サイト・情報元
申請業務を効率化するシステムです。稟議書や報告書が自動作成でき、申請・承認・決裁処理を電子化します。
Web経由で給与明細を配布・閲覧するシステムです。スマホ連携、書面印刷、メール配信など選択可能です。
オフィス内に設置できる無人のコンビニサービスです。設置した冷蔵庫やケースから、商品を購入できます。
受付業務を自働化するシステムです。訪問者の入館対応や内線電話への取次ぎなどを全てシステムで行います。
労務管理業務を効率化するシステムです。従業員情報や帳簿の一元管理、社会保険の電子申請などができます。
従業員やその家族の安否確認を行えるシステムです。災害時の早期人材確保・事業復旧を実現します。