業務上メールでのやり取りが多い場合、ルール仕分けという設定をすると自動的に条件に合致したメールを指定したフォルダに入れる事が出来ます。私の現場では1日に500件以上のメールが来る時もある為、仕分けルールを設定していると自分が対応すべきものなのか判断するのにとても効率が良いです。また、機密情報を扱う事が多い為、誤送信防止ソフト等と連携しメールを送付する前に再度メール内容、添付ファイルの確認をする事が出来ます。仕分けルールの中にも1分後送信ルールというものがあり、メール送付後1分以内に誤送信に気づけばメールの送付を取り消す事も出来る為機密情報を扱う場合はOutlookをお勧めします。

現場ではメールでスケジュールの調整を行う事をメインにしている為、メールは基本的にOutlookで業務を行なっています。また、職務上機密情報を扱う事が多い為誤送信を防ぐ為にもOutlookでメールを送受信しています。

特に使用上改善してほしい事が発生していない為ありませんが、稀に誤送信ソフトが上手く起動出来ず二重チェックせずにメールを送信しそうになる時があります。勿論ソフトが正常に機能していない場合はポップアップが出てくるので万が一ソフトが起動していなくても、チェック無しで社外に送付する事はありません。改善してほしい事としては、メールの検索に時間がかかる点は改善の余地があるかと思います。現在の現場で勤務して一年弱ですが、既にメールは送受信合わせて数万件にものぼります。仕分けルールが適用されているとはいえ、該当するメールを探すのに時間がかかる点は今後の改善点として上げられると思います。

機密情報を社外へ扱う事が多い場合Outlookをおすすめします。個人情報や、機密情報を記載しているファイルの送信等がある場合、Outlookを使用すると二重にチェックをする事が出来る為社外に送付する時の誤送信による情報漏洩のリスクを大幅に削減出来ます。また、万が一送付していても一分間後送信ルールを適応していれば、誤送信に気づいた場合送信を取り消す事も可能です。重要な書類もメール等で外部とやり取りする可能性があればOutlookの使用をお勧めします。