【2023】会議室予約システムを徹底比較！機能や価格・選び方を解説

本記事では、会議室予約システムについて、基本機能や導入メリットをわかりやすく解説しています。また、システムの比較検討時に押さえておきたいポイントも紹介していますのでぜひご参照ください。

会議室予約システムとは 

会議室予約システムとは、会議室の予約や利用状況を一元管理し、会議室の運用を効率化するシステムです。会議室の検索や予約、予約の変更・キャンセルなどの操作を簡略化するほか、会議前のリマインド通知や自動キャンセル機能によって空予約を防止し、無駄のない会議室運用を実現します。

また、会議室に設置したタブレット端末やスマートロックなどによって入退室状況を管理し、会議室の利用状況の可視化や利用履歴の記録が可能です。記録データを集計・分析することで、データに基づく運用改善や会議室の過不足検証に活用できます。

会議室予約システムの導入メリット

会議室予約システムの導入によって企業が得られるメリットは以下の3点です。

1. 会議室の利用状況が可視化される

会議室に設置したタブレット端末やICカードリーダー、スマートロック、または入退室管理システムとの連携によって、入退室状況を管理・更新することができます。

PCやスマホから会議室の利用状況をリアルタイムで把握することで、会議が早く終わった場合は、その瞬間から他の人が利用できるよう即時解放するなど、会議室を有効に活用できるでしょう。

また、予約済みの会議室が一定時間利用されていない場合に、予約を自動でキャンセルする役目もあります。「いつも予約で埋まっていて会議室がなかなか確保できない」という会議室予約を最適に運用していく上で最重要問題といっても過言ではない空予約の防止にも繋がります。

2. 会議室の過不足を判断しやすい

会議室予約システムでは、利用者の情報（代表者名、人数、所属部署など）や利用目的、予約時間に対しての実際の利用率といった、会議室の利用状況のデータ集計や分析を行うことができます。

利用状況の分析を通じて、会議室や商談スペースが不足しているかどうかを判断することも可能です。今後のオフィス移転や会議室の増設を行う際の参考になるでしょう。

また、集計データはグラフやテーブルなど分かりやすい形式で表示することも可能です。それらのデータを社内報告資料としてまとめたり、提案中に必要なデータをグラフ表示して、それを参照しながら素早く意思決定するなどといったこともできます。

3. 会議自体の質や生産性が向上する

会議室予約システムを導入することで、今まで会議室の確保にかかっていた時間を削減し、会議の決定から実施までをスムーズに行うことが可能です。

準備時間を最小限にすることで、本来時間を割くべきである会議の目的・議題の設定などに集中することができ、会議そのものの生産性を向上させることができるでしょう。

また、タブレット端末を活用して会議中にアジェンダを表示させたり、予約時間の終了前にアラートを出したりといった、ファシリテーターの負担軽減に繋がる機能もあります。会議を円滑に進め、参加者もストレスなく話し合いを進めることができるでしょう。

会議室予約システムの選び方・比較ポイント

会議室予約システムを比較する際のポイントは下記4点です。

1. 業種・業態や会議室の規模に合った機能 

一口に会議室予約システムと言っても、その活用シーンは企業の会議室だけではありません。スクールや教室に適したもの、セミナーなどのイベント向け、コワーキングスペースに特化したものまで、業態や用途に合わせてさまざまな特徴を持つシステムがあります。

自社の業種・業態に合わないシステムを選んでしまうと、必要な機能が付帯していなかったり、使わない機能ばかりが増えたりしてしまいます。たとえば、オフィスの会議室予約に、決済機能や顧客管理機能などは必要ないことがほとんどでしょう。

また、会議室が各フロアに点在し、広さも座席数もバラバラな大規模な組織では、自社のフロアマップに合わせて、会議室マップを作成できるサービスが有効です。一つの画面で会議室名や座席数、予約状況・利用状況などが確認できるようになります。

以上のような例を踏まえて、自社の導入環境を明確にし、業種・業態や会議室の規模といった観点で、ニーズを満たしてくれるシステムを選びましょう。

2. 操作性

会議室予約システムは、会議室の運用を効率化し、組織の生産性を高めるためのシステムです。いくら優れた管理機能が揃っていても、ユーザーがシステムを使いこなすのに時間を要したり、苦痛に感じたりするようでは本末転倒です。

デモ版やトライアル期間などを利用して、管理画面の見やすさや操作性、動作の軽さなどを一通り検証しておくことを推奨します。

特に、企業規模が大きくなると、ITリテラシーにもバラつきが出やすいため、誰でも迷うことなく簡単に使える、あるいは教育コストを最小限に抑えられることが重要です。

3. グループウェアとの連携

ほとんどの会議室予約システムは、主要なグループウェアと連携することができます。

連携できるグループウェアはシステムによって異なりますが、例えば個人のスケジュールに会議室予約を自動反映し、グループウェア上で自分が参加する会議の予約状況を確認することが可能です。

アプリケーションの起動や切り替えを必要とせず、また社内システムを統一させれば業務効率の向上にも繋がるため、こちらも選定基準の1つとして検討してみるといいでしょう

4. セキュリティ対策

会議室予約システムでは、外部からの不正アクセスや改ざん、システム障害などが起きないように、セキュリティ対策が万全であることを確認しましょう。 

また、アクセス制限や操作制限、ユーザー管理などのセキュリティ機能を確認し、自社の社内ポリシー要件をクリアできているか照合しておきましょう。

例えば、IPアドレスに制限がかかっているものであれば、設定されたIPアドレスと一致している場所からでしかシステムにアクセスできないため、退職者の不正アクセスなどを防ぐことができます。