オンラインストレージ（クラウドストレージ）は、インターネット上にあるデータ保存環境のことです。インターネット環境下であれば、どのデバイスからでもストレージやファイルに直接アクセスできます。
また、以下のような特徴を活かして、従来より企業の生産性を高めることが可能です。
以下、国内外のオンラインストレージについて、それぞれの特徴や機能、料金プラン、導入レビューを紹介します。サービスの選定に際して、基本機能や導入メリット、選び方などの詳細を確認したい方は、選定ガイドをご参照ください。
テレワーク制度や在宅勤務の導入によって、自宅やコワーキングスペースからデータの確認やファイル共有をする機会が増えていることから、それぞれが場所を選ばずにアクセスできるオンラインストレージの需要が拡大しています。
ファイルの保管庫は、業界・業種を問わず必要とされるため、多くの企業がオンラインストレージを導入していますが、一方で、新規導入の必要性やセキュリティリスクの懸念から、なかなか導入に踏み込めない企業も少なくありません。
本記事では、オンラインストレージについて、その特徴や導入メリットをわかりやすく解説しています。また、サービスの選び方や運用時のポイントも紹介していますのでぜひご参照ください。
オンラインストレージとは、インターネット上にあるデータの保管環境のことです。またクラウドストレージとも呼ばれます。パソコン内のハードディスクやUSBメモリと同じように、データの保存やフォルダ作成などが可能です。
オンラインストレージはクラウドサービスであるため、アカウント登録（会員登録・法人契約）を行いログインして利用します。アカウント登録後はすぐに利用開始でき、ID・パスワードのログイン情報さえあれば、スマホ・パソコン・タブレットのどのデバイスからもアクセス可能です。
オンラインストレージを導入することで、以下のようなメリットを享受できます。
以下、オンラインストレージの特徴を、ファイルサーバーでデータの保管・管理を行なっている場合、あるいはパソコンや外部ストレージへで各自がファイル管理を行なっている場合と比較しながら解説します。
オンラインストレージを利用すると、社内に散在しているデータをオンライン上で統合して一元管理することができます。
各自のデバイス（PCやスマホ）にオンラインストレージフォルダが生成され、ファイルの作成、変更、削除は全デバイスに自動同期されるため、常に最新のファイルデータを確認することが可能です。
部門間でデータのやり取りや共同編集を行う際にも、メールでのファイル添付や更新通知が不要となり、社内に異なるバージョンの複製ファイルが点在することもなくなります。
オンラインストレージでは、ファイルのURLを通じて簡単にファイルの共有・転送ができます。該当ファイルを参照しながらミーティングを行ったり、複数人が同時に共同編集を行ったりすることができ、作業スピードやプロジェクトの進行スピードを高めることが可能です。
また、インターネット環境さえあれば、訪問中の取引先や在宅勤務からでもストレージにアクセスできるため、外付けHDDやUSBメモリの持ち運びが不要になります。紛失や盗難のリスクを抑制し、無駄な複製ファイルを生成することもなくなるため、ファイル管理の負担も軽減されるでしょう。
デバイスの紛失やサーバーの破損、災害時の障害に備えて、業務で利用する大切なデータは定期的にバックアップを取っておくことが重要です。
手動バックアップは、データ容量が増えるにつれて作業時間がかさみ、また複製データを保存した外付けHDDやUSBメモリ自体を破損・紛失するリスクも伴います。
オンラインストレージでは、各サービス提供会社が運用するオフサイトサーバーに、設定した頻度で自動バックアップを取ってくれるため、手間をかけずに大事なデータを安全に保存することが可能です。
また、ファイルの復元やバージョン履歴機能により、誤って削除してしまったファイルや以前のバージョンを復元することもできます。※削除したファイルの復元は一定期間以内に限られます。
オンラインストレージのメンテナンスやバージョンアップは、すべて提供元のベンダーによって行われます。これまでファイルサーバーを自社で保有していた場合は、サーバーの管理・運用にかかっていた人件費を削減でき、自社サーバーを減らした分だけ他の業務にリソースを割り当てることも可能です。
オンラインストレージの選定時に重要なことは、「自社が求める機能」と「サービスが提供できる機能」が合致しているかどうかです。
例えば、シンプルなクラウドストレージ機能を求めているのか、チーム内の情報共有や共同編集を円滑にできることを重要視し、コミュニケーションツールとの連携やタスク管理まで行いたいのかによって、選択すべきサービスは全く異なるものとなります。
あらかじめ、自社の導入目的や業務課題を明確に整理しておき、以下のポイントを押さえてサービスの比較・検討を行いましょう。
最初に決めておきたいのが、オンラインストレージで利用できるデータ容量（ストレージ容量）です。保存できるデータ容量だけでなく、ストレージにアップロードできる1ファイルの最大サイズも合わせて確認しておきましょう。
また、サービスの比較・検討する際は、以下も合わせてチェックしておくと良いです。
法人契約の場合、部門や職種によって日常的に大容量ファイルを取り扱う方もいれば、軽いドキュメントファイルのみという方もいるでしょう。導入規模が大きく、人によって必要なデータ容量の差が大きい場合は、全体で容量を分け合った方がコストを抑えられることがあります。
場所やデバイスを問わず、必要な情報にアクセスできるのは、オンラインストレージのメリットの1つです。パソコンに比べて、スマホでできることは簡単な操作に制限されますが、それでもファイル閲覧やコメント記入ができるだけでも、チームの業務効率は高まります。
専用のスマホアプリが準備されていることもあるので、利用の際には対応している端末（iOS／Android）や操作性も確認しておきましょう。
オンラインストレージを組織に導入する際には、現在使用中、もしくは使用予定のクラウドサービスや業務システムを洗い出しておきましょう。
どんなアプリケーションを使うにもデータやコンテンツは付き物ですが、オンラインストレージと連携できれば、それらのデータ管理を安全なオンラインストレージ上に集約することができます。
部門間の情報共有においては、同じデータファイルを異なるアプリで操作・編集することもあるでしょう。それぞれ相互連携されていれば、各部門で必要となる別々のツールを使いつつ、データはオンラインストレージ上で一元管理を行うことができます。
法人向けのオンラインストレージは、ほとんどのサービスにおいて、ファイル暗号化やアンチウイルスなどの基本的なセキュリティ対策は準備されています。しかし、高度なセキュリティ機能やユーザー認証は、サービスによって採用している対策が異なるため注意が必要です。
例えば、ユーザー認証システム（ログイン方法）には、「多要素認証（二段階認証）」「生体認証」「ワンタイムパスワード」などさまざまな形式があります。そのほか、デバイスのアクセス制限、データの強制削除、ログレポートなども、情報漏洩のリスクを低減する重要な内部監査機能です。
まず、自社の情報セキュリティポリシーを満たす機能が搭載されているかを確認し、サービスを比較する際には、「セキュリティ・内部統制の強化」と「利便性の確保」の2つの観点から検討しましょう。
一般的に、オンラインストレージにかかる費用は、「利用人数・データ容量・機能」の組み合わせで決まります。また、法人向けの料金体系は以下の2タイプに別れます。
1人あたりのデータ容量は～5GB／20GB／50GB／100GB…と段階的に区分され、プランのデータ容量が大きくなるほど割安になることが多いです。
ただし、基本料金に含まれる機能や提携システム、サポート内容は各社で異なり、それによって1ユーザーあたりのコストが大きく変動するため、比較の初期段階であまり料金にこだわり過ぎると、自社が選定すべきサービスを見落してしまう可能性があります。
まずは自社の導入要件やセキュリティポリシーを満たすかどうかを優先し、候補を十分に絞り込んでからコストの比較を行うようにした方が良いでしょう。
オンラインストレージは、ただ導入するだけで、ファイル管理の効率化やチーム作業の生産性アップが望めるものではありません。
自社で適切に運用していく環境が準備できておらず、かえってセキュリティリスクを高めたり、業務効率を低下させてしまうという失敗は避けたいものです。以下の運用時のポイントを押さえて、導入計画を進めていきましょう。
どこからでもアクセスしてデータの閲覧や編集ができ、社内だけでなく社外のパートナーともファイル共有や共同編集が行えるオンラインストレージの利便性は、第三者への情報漏洩リスクと表裏一体です。
ログインID／パスワードが外部に漏れると不正アクセスに繋がりますし、デバイス制限をかけていても、そのデバイスが盗まれない可能性はゼロではありません。故意ではないにしても、機密性の高い重要なファイルの権限を開放して誰でもアクセスできる状態にしてしまう可能性もあります。
利用者本人のセキュリティ意識が低ければ、オンラインストレージそのものの高いセキュリティ対策も意味を成しません。ログイン情報やファイルURLの管理方法、デバイスの紛失時の対処などの教育とルール化を行い、起こりうるリスクとセキュリティ対策の重要性を周知徹底する必要があります。
オンラインストレージが社内のファイルを一元管理できるとは言え、共有フォルダの中に、個々人が好き勝手にファイルやフォルダを作成すると、結局「どこに何のファイルがあるのかわからない」という状況に陥ります。知らず知らずのうちに重複ファイルができて、ストレージ容量を圧迫してしまうかもしれません。
ファイル名の付け方、フォルダの階層、保存期間など、共有フォルダを利用する際のルールを作成し、部署やチームで統一しておきましょう。また定期的にルールから外れたフォルダやファイルはないか整頓し、そのルールが適切かどうかを考えてみることも重要です。
最後に、法人向けのオンラインストレージの基本的な「ファイル管理」「ユーザー管理」「セキュリティ強化」に関する機能を紹介します。
オンラインストレージは、もともとWeb上のデータ保管庫のことを意味していましたが、あらゆるクラウドサービスとの相互連携が進んだことにより、チームの共同作業や情報共有を円滑に進める役割が大きくなってきました。
また、企業の海外進出やテレワーク制度の推進により、自宅・コワーキングスペース・外出先からデータ確認やファイル共有をする機会が増えており、それぞれが場所を選ばずにアクセスできるオンラインストレージの需要が拡大しています。
需要と汎用性が高まれば、検討候補となるサービスの選択肢も増えていくため、導入効果を最大化するためには、サービスを慎重に選定しなくてはなりません。本選定ガイドを参考に、自社課題やニーズを軸にして、最適なオンラインストレージを比較・ご検討ください。
