【2024】名刺管理ソフトを徹底比較!機能や価格・選び方を解説


名刺管理ソフト(名刺管理ツール)は、紙の名刺をデータ化して名刺情報の保管・整理・検索を容易に行うことのできるシステムです。

専用スキャナやスマホで名刺をスキャンするだけで、簡単に名刺データを取り込むことができ、組織内の名刺情報は重複なく1つのツール上に集約されます。

以下、名刺管理ソフトについて、それぞれの特徴や機能、料金プラン、導入レビューを紹介します。製品の選定に際して、基本機能や導入メリット、選び方などの詳細を確認したい方は、選定ガイドをご一読ください。

名刺管理ソフトで注目のサービス
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GRIDY 名刺CRM
ナレッジスイート株式会社
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Eight
Sansan株式会社
4.4
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Sansan
Sansan株式会社
4.3
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名刺管理ソフトの比較・レビュー

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名刺管理ソフト
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GRIDY 名刺CRM

ナレッジスイート株式会社
GRIDY 名刺CRMは、ナレッジスイート株式会社が提供する名刺管理ツールです。シンプルな操作性で、正確かつ高速な名刺情報のデジタル化を行うことができます。具体的には、高性能のOCR(文字認識装置)と独自の名刺辞書、オペレータ入力により、ほぼ100%の精度をを誇ります。また、SFAやCRMとも連携することができるため、情報連携もシームレス。本来入力に割いていた時間を価値ある業務に充てることができます。

特長

  1. アプリを利用して正確かつ高速に名刺をデジタル化することが可能
  2. SFAと連携して営業マンの手入力の負担を削減
  3. 目視よるエラー箇所の修正により社内確認の工数を減らせる

プラン・価格

  1. 初期費用・月額費用
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名刺管理ソフト
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Eight

Sansan株式会社
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281人が「利用した」しています。
Eightは、Sansan株式会社が提供する名刺管理ツールです。名刺でつながるビジネスのためのSNSとして、仕事を通してであった縁を自分のビジネスネットワークに活かすことができます。名刺を撮影するだけで正確にデータを読み取り、人事異動や転職などの情報を通知してくれるため、いつでも最新の情報を確認することが可能。名前や会社名、部署、役職、メモ、タグによるグループ分けなどもでき、情報の検索や閲覧を簡単に行えます。連絡を取りたい相手には気軽にメッセージを送る機能もあるため、名刺から始まるコラボレーションを促進します。

特長

  1. 名刺でつながる、ビジネスのためのSNS
  2. 検索・閲覧で社内人脈を営業に活かせる
  3. 連絡を取りたい相手には、気軽なメッセージでアプローチ

プラン・価格

  1. 初期費用・無料版Eight
    0円
  2. 月額費用
    10,000円/月額
など
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名刺管理ソフト
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Sansan

Sansan株式会社
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125人が「利用した」しています。
Sansanは、Sansan株式会社が提供する名刺管理ツールです。AIと手入力で名刺の99.9%の精度でデータ化。最新の人事異動情報も自動で反映され、会社・人物単位で正確な人物データを共有することができます。また、名刺管理サービスシェア83%。導入企業は6,000社を誇り、大手金融機関から官公庁まで利用し、従業員の連絡先を一元管理することや名刺交換実績から連絡を取りたい方と効率的にコミュニケーションを取ることが可能です。

特長

  1. 精度99.9%の「AI名刺管理」で、営業力を強化
  2. 利用企業は6,000社を誇り、名刺管理サービスシェア83%
  3. 従業員間でのデータベース共有化によって、コラボレーション活性化

プラン・価格

  1. 初期費用
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  2. Lite
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など
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名刺管理ソフト
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myBridge

LINE株式会社
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25人が「利用した」しています。
myBridgeは、LINE株式会社が提供する名刺管理ツールです。完全無料で簡単に名刺管理を行うことができ、顧客管理ツールを導入していない企業でも無料で安全に大切な営業情報を管理することが可能です。また、共有名刺帳機能で従業員の名刺を一括管理や、Googleなどの連絡帳サービスと連携し連絡先の保存やダウンロードなど、無料にも関わらず名刺管理ツールとしての基本機能を備えています。オンライン名刺機能もあり、オンライン商談などで電子名刺交換に利用することもできます。

特長

  1. 完全無料で利用が可能、名刺情報を撮影し顧客管理を一元化
  2. 名刺情報共有やGoogleへの連絡先登録など柔軟に活用できる
  3. URLを発行するだけで、オンライン商談時に簡単名刺交換

プラン・価格

  1. 初期費用
    0円
  2. 月額費用
    0円
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名刺管理ソフト
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Wantedly People

ウォンテッドリー株式会社
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22人が「利用した」しています。
Wantedly Peopleは、ウォンテッドリー株式会社が提供する名刺管理ツールです。名刺をスマホで撮影するだけでその場で瞬時にデータ化が可能。400万人が利用する完全無料の人脈・名刺管理アプリです。最大10枚までの名刺を1回の撮影で即時にデータ化し連絡帳に自動登録。スキャンした名刺データからは、本人に紐づく情報の検索が可能になります。利便性の高い情報検索・共有機能や、PCブラウザからの編集やExcelへの書き出し機能が標準搭載。peopleで繋がれば昇進や異動などによるプロフィール更新で近状を見逃すこともありません。すべての情報は人工知能で安全に処理され、SSL通信で暗号化。安心のセキュリティ水準をもつデータセンターで厳重に保管されます。

特長

  1. 400万人が利用する完全無料の人脈・名刺管理アプリ
  2. 利便性の高い情報検索・共有機能
  3. 高い信頼性とセキュリティ水準

プラン・価格

  1. 初期費用・月額費用
    0円
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名刺管理ソフト
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やさしく名刺ファイリング PRO

株式会社NTTデータNJK
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4人が「利用した」しています。
やさしく名刺ファイリング PROは、株式会社NTTデータNJKが提供する名刺管理ツールです。スキャナや複合機、スマートフォンなどから名刺画像を取り込み、高機能OCRでデータ化。ローカル環境でのセキュアな管理を実現します。パッケージ形式での提供なので、毎月の利用料を気にすることなく継続利用することができ、「名刺ファイリングCLOUD」との連携機能で外出先でのスマホ検索にも対応。名刺に記載されている情報の検索をはじめとしたパーソナル情報の管理やデータ共有も可能です。

特長

  1. 4ヵ国語の名刺に対応しスピーディーなデジタル化を実現
  2. ローカル環境でのセキュアな管理を実現。連携サービスでモバイル検索も可能
  3. コミュニケーションの円滑化を図れるデータ管理システム

プラン・価格

  1. 初期費用
    7,800円~
  2. 名刺スキャンサービス
    45,000円
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名刺管理ソフト
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名刺バンク

株式会社アイネット
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8人が「利用した」しています。
名刺バンクは、株式会社アイネットが提供する名刺管理ツールです。社内で名刺情報を効率的に共有し、「人物相関図機能」によって人と人とのつながりを、瞬時に確認することができます。簡単な操作性やシンプルな設計、専用スキャナーがなくても手持ちのスマートフォンやデジタルカメラなどから名刺情報を取り込むことができるなど、誰でも気軽に使えます。セキュリティ面においても、1971年創業から、システム運用・保守などを行ってきており、長年の運用実績から安心して利用可能です。

特長

  1. 人間相関図機能で、人と人とのつながりを可視化
  2. 専用スキャナー不要。スマホやデジカメから名刺情報取り込みが可能
  3. 1971年の創業から、自社でシステム運用・保守を行ってきた運用実績

プラン・価格

  1. 初期費用
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  2. 月額費用
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名刺管理ソフト
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ApeosPlus Cards R(旧SkyDesk Cards R)

富士ゼロックス株式会社
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7人が「利用した」しています。
ApeosPlus Cards R(旧SkyDesk Cards R)は、富士フイルムビジネスイノベーション株式会社が提供する名刺管理ツールです。専用アプリを利用してスマートフォンや複合機から直接クラウドに取り込みが可能。OCRによる名刺の文字情報データ化標準機能をはじめとした、情報登録の精度管理を高めるさまざまなオプションサービスを展開。登録された名刺情報は社内で共有することができ、人脈共有や引継ぎにも役立てることができます。同一人物を検知し自動でお知らせし、過去の情報も管理可能な名寄せ機能を搭載。スマートフォンやパソコンでの閲覧・編集ができ、ビジネスシーンで長く活用可能な名刺管理ツールです。

特長

  1. 身近な機器を活用して名刺情報をクラウドに簡単取り込みが可能
  2. 名刺情報の精度管理を高めるさまざまなオプションサービスを展開
  3. 同一人物を検知し自動でお知らせ。過去の情報も管理可能な名寄せ機能

プラン・価格

  1. 初期費用
    0円
  2. 月額費用
    3150円~/月額
など
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名刺ソナー

株式会社ランドスケイプ
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4人が「利用した」しています。
名刺ソナーは、株式会社ランドスケイプが提供する名刺管理ツールです。820万件のデータが内蔵された日本最大のデータベースLBCを活用しており、名刺撮影時のデータ化精度は90%を超えています。名刺交換した相手の情報だけでなく、所属する企業の規模やテナント情報などの企業データと紐付けができるため、効率的な営業活動が可能です。名刺の登録時には担当者や取引の有無を確認できるため、社内での伝達ミスが起こりません。また、データベースLBCと連動していることにより、名刺の登録後に社名や住所などの情報が変わっても、データベース側のメンテナンスにより自動で情報が更新されます。

特長

  1. データ化精度90%、820万件内蔵の日本最大データベースを活用
  2. 名刺情報に企業規模やテナント情報などのデータを紐付け可能
  3. 名刺登録で担当者や取引の有無を確認可能、登録後のデータは自動更新

プラン・価格

  1. 初期費用・月額費用
    問い合わせ
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名刺管理ソフト
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ホットプロファイル

株式会社ハンモック
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1人が「利用した」しています。
ホットプロファイルは、株式会社ハンモックが提供する名刺管理ツールです。新しい生活様式に対応するさまざまなスタイルの名刺交換に対応し、オンラインでも対面と変わらない営業活動をサポートします。名刺をスマホで撮影するだけでかんたんに顧客データベースが構築でき、統合された顧客データは「お客さまカルテ」ですぐに確認が可能。名刺のデータ化から、マーケティング施策や商談・案件管理までをオールインワンで提供可能なので、まずは基本の名刺交換機能から始め、徐々に必要な機能を追加し運用を拡大することも可能です。

特長

  1. 新しい生活様式に対応する名刺管理ツール
  2. 社内外の顧客情報を1画面に集結させた「お客さまカルテ」機能
  3. 営業活動をもっと便利にするオプション機能を多数用意

プラン・価格

  1. 初期費用
    0円
  2. 基本パック
    3,000円/月額
など
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名刺管理ソフト
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PhoneAppli for Salesforce

株式会社PHONE APPLI
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3人が「利用した」しています。
PhoneAppli for Salesforceは株式会社PHONE APPLIが提供する名刺管理ツールです。社内外の連絡先・組織管理と取引先の名刺管理をセールスフォースのクラウドで提供。名刺をスマホで撮影するだけで簡単にデータ登録することができ、OCRで読み取れなかった情報のオペレーターへの依頼や、セルフでの修正にも対応しています。スコアリングを活かした「KnowWho検索」機能で、社員が持っているスキルや知識を必要としているユーザーに結びつけるナレッジマネジメントを強化。社内外の連絡先やプロファイルを一体化し、さまざまなクラウドサービスとの連携で情報の有効活用を実現。ビジネスを土台からサポートするコミュニケーションポータルです。

特長

  1. 名刺管理と電話帳機能を搭載したコミュニケーションポータル
  2. スコアリング機能を活かした「KnowWho検索」で詳しい人材を可視化
  3. さまざまなクラウドサービスとの連携で情報の有効活用を実現

プラン・価格

  1. 初期費用
    15,000円
  2. 月額費用
    300円/月額
など
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名刺管理ソフト
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名刺de商売繁盛

ヤマトシステム開発株式会社
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1人が「利用した」しています。
名刺de商売繁盛は、ヤマトシステム開発株式会社が提供する名刺管理ツールです。スキャナ、スマホ、タブレットなどで名刺を読み込むだけ。有料の「オペレータモード」と無料の「セルフモード」での名刺のデジタル化を行い、クラウドでの一元管理を実現。商談内容などを取引先の名刺に紐づけて登録することで企業独自の顧客データベースを簡単に構築することができます。企業や組織で共有することで人脈の見える化を行い、人脈を活用した営業活動の効率化に貢献。テレワーク推進にも活用できる名刺活用販促支援サービスです。

特長

  1. 「オペレータモード」と「セルフモード」での名刺のデジタル化を実現
  2. ナレッジ共有で自社独自の顧客データベースを簡単に構築
  3. 組織・人脈の見える化で営業活動の効率化に貢献

プラン・価格

  1. 初期費用
    0円
  2. 月額利用料金
    30,000円~/月額
など
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6人が「利用した」しています。
名刺ファイリングCLOUDは、株式会社NTTデータNJKが提供する名刺管理ツールです。高精度OCR機能搭載システムでデータ化を簡単に実現。名刺をスキャン又はスマホで撮影するだけで、リアルタイムで名刺データを登録することができます。ユーザーごとに登録した名刺データベースを共有することができ、グループアカウントの作成で業務に応じた閲覧権限設定が可能。基本サービスを0円から使える驚きのコストパフォーマンスで、企業の営業活動を強力にサポートします。

特長

  1. 高精度OCR処理による即時データ化でスピーディな営業活動をサポート
  2. 複数人でのデータ共有で効率的な組織運営を実現
  3. 名刺100枚までの登録が無料。0円から使える驚きのコストパフォーマンス

プラン・価格

  1. 初期費用
    0円
  2. 名刺ファイリングCLOUD Standard
    2,400円/年額
など
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bizcompass

株式会社BizCompass
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3人が「利用した」しています。
bizcompassは、株式会社BizCompassが提供する名刺管理ツールです。交換した名刺をスマホで撮影し写真を送信するだけで、専任のオペレーターが手作業で情報の入力を行い高い精度でのデータ化を実現。人脈共有機能で人と人との繋がりを可視化し、ビジネスチャンスを強力にサポートします。登録した名刺情報はスマートフォン、タブレット、PCから簡単に検索でき、外出先からでもスマートな情報検索を実現。企業訪問時に役立つMAP機能&現在地検索を搭載した、シンプルで使い勝手の良い法人向け名刺クラウドサービスです。

特長

  1. 専任オペレーターによる情報入力で高い精度でのデータ化を実現
  2. 人脈共有機能で繋がりを可視化し、ビジネスチャンスを強力にサポート
  3. 外出先からでも簡単検索。企業訪問時に役立つMAP機能&現在地検索

プラン・価格

  1. 初期費用
    48,000円/1ユニット
  2. 月額費用
    5,000円/1ユニット
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2人が「利用した」しています。
メイシーは、株式会社もぐらが提供する名刺管理ツールです。使い方はとっても簡単。たまった名刺を郵送で送るだけで、専任のスタッフが目視確認・データチェックを行い、確実なデータ化を実現。セルフスキャンにも対応し、スキャナーで読み取ったjpgデータや、専用アプリを利用したスマホの撮影データをご自身でアップロードすることもできます。データ化した名刺はPCやスマホで簡単に管理・共有でき、外出先や引継ぎなどさまざまなシーンで大活躍。他社サービスとの連携も可能でビジネスの可能性を無限大に広げることがきます。月額1,980円から利用可能。業界最安値の圧倒的なコストパフォーマンスで企業の営業活動をサポートします。

特長

  1. たまった名刺を送るだけ。誰でも簡単に名刺のデータ化を実現
  2. さまざまな他社サービスとの連携でビジネスを強力にサポート
  3. 月額1,980円から利用可能。業界最安値の圧倒的なコストパフォーマンス

プラン・価格

  1. 初期費用
    0円
  2. 月額費用
    1,980円~/月額
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SmartVisca

株式会社サンブリッジ
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1人が「利用した」しています。
SmartViscaは、株式会社サンブリッジが提供するSalesforce専用に開発された名刺管理ツールです。スキャンされた名刺データはSSL/TLSで暗号化し校正用サーバに送信、グループ分けされた専任のオペレータによる校正で正確なデータをSalesforceに蓄積することができます。Salesforce一体型構造のため、名刺管理専用のサーバが不要で顧客情報を安全に活用することが可能。優れた管理機能と高い拡張性でSalesforceをはじめとしたさまざまな営業ツールと連携することができます。

特長

  1. Salesforce一体型名刺管理ツール
  2. 顧客情報を情報漏洩から守る万全のセキュリティ対策
  3. 優れた管理機能と高い拡張性で営業活動をサポート

プラン・価格

  1. 初期費用
    0円
  2. 月額費用
    1,300円/1ID
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名刺管理ソフト
無料期間あり

CAMCARD BUSINESS

キングソフト株式会社
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1人が「利用した」しています。
CAMCARD BUSINESSは、キングソフト株式会社が提供する名刺管理ツールです。「名刺管理を驚くほど簡単に」をコンセプトに開発。スマホで撮影するだけで圧倒的なスピードで名刺のデータ化ができます。OCR機能にオペレーター補正管理が加わり精度99%での名刺情報補正を実現。オンラインでの名刺交換にも対応し、データ化した顧客情報は全社で共有することができます。PCでの利用はもちろんのことスマートフォンでも多くの機能に対応し、いつでもどこでも必要な情報にアクセスが可能です。全世界1億人以上が利用し、国内で3,000社以上の導入実績を誇るを名刺管理ソリューションです。

特長

  1. 精度99%。オペレーター補正管理で迅速な営業活動を徹底支援
  2. 対面以外での名刺交換を実現する「オンライン名刺交換・共有機能」
  3. 効率的な営業活動を支援するマルチデバイス対応&サービス連携

プラン・価格

  1. 初期費用
    0円
  2. STANDARD
    1,700円/月額
など
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名刺管理ソフト
無料期間あり

Ultima Blue

キヤノンエスキースシステム株式会社
アルテマブルーは、キヤノンエスキースシステム株式会社が提供する名刺管理ツールです。使い方は簡単。スキャナー、スマホ、複合機からいつでもどこでも正確かつスピーディーに名刺の取り込みが可能。文字補正が無料のゼロモードと有料のフルモードの柔軟な使い分けでコストと労力の節約にも貢献することができます。自社と相手企業の人脈を可視化し、趣味や出身地などパーソナルな情報の共有で顧客との円滑なコミュニケーションを図ることでより効果的なアプローチを実現。セキュアな環境で安心安全の運用管理を実現する名刺管理サービスです。

特長

  1. 状況に合わせて「ゼロモード」と「フルモード」の使い分けが可能
  2. 名刺の活用をサポートする充実の営業効率化機能
  3. セキュアな環境で安心安全の運用管理を実現

プラン・価格

  1. 初期費用
    0円
  2. 月額費用
    2,500円~/月額
など

名刺管理ソフトの選定ガイド


スマホでの撮影や複合機でのスキャンによって、簡単に名刺情報がデータ化される名刺管理ソフト。ビジネスシーンでの活用も増えてきています。

もともとは、名刺管理にかかる負担軽減と業務効率化を目的として活用されていた名刺管理ソフトですが、最近は、詳細な人物像や人脈構造の可視化、迅速な情報共有を活かして、顧客管理や営業・マーケティング活動の強化を導入目的とするケースも増えてきています。

本記事では、名刺管理ソフトについて、その役割や導入メリットをわかりやすく解説しています。また、製品の選び方や比較のポイントも紹介していますのでぜひご参照ください。

名刺管理ソフトとは

名刺管理ソフトは、紙の名刺をスキャンしてデータ化するソフト・サービスの総称です。名刺をデータ化することにより、名刺情報の管理・整理・検索を容易に行えるようになり、必要に応じて共有することもできます。

個人の場合、保管や整理が追いつかない大量の名刺をデータ化し、名刺管理を効率化することが、ツールを利用する主な目的でしょう。

一方、企業や部署でツールを導入する場合は、名刺情報を組織で集約して人脈を可視化し、顧客管理や営業戦略に役立てるなど、データ化した名刺情報を有効活用する役割も担います。

名刺管理ソフトの導入メリット

名刺管理ソフトの導入メリットとして、以下4つが挙げられます。

  1. 名刺情報を効率的にデータベース化できる
  2. 名刺情報を簡単に検索・分類できる
  3. 人物情報が自動で更新・同期される
  4. 組織図や人脈が可視化される

1. 名刺情報を効率的にデータベース化できる

名刺管理ソフトでは、以下の方法で名刺情報をデータ化して登録することができます。

  • OCR機能(名刺スキャン):名刺スキャナまたはスマホアプリのカメラで名刺情報をスキャンし、テキストデータ化する。
  • オペレーター入力代行:オペレータが名刺情報を目視で確認して直接入力する。

OCR処理は、画像からテキストデータを読み取るAI技術です。専用のスキャナやスマホで撮影した画像から、企業名・部署・役職・氏名・連絡先などの名刺情報を自動で登録してくれます。

スマホがあれば出先でも名刺データを登録でき、置き忘れや紛失のリスクも低減されるでしょう。登録後に不要となる紙の名刺は破棄することができるため、保管場所に困ることもなくなります。

ツール導入以前の名刺を大量に保有している場合には、入力代行サービスを利用するのがおすすめです。名刺データの取り込みに郵送の手間と多少の日数を要しますが、数百枚~千枚とある名刺を自分で1枚ずつスキャニングすることを考えると効率的です。

2. 名刺情報を簡単に検索・分類できる

紙の名刺を名刺フォルダにファイリングしていく作業も大変ですが、もっと厄介なのが整理整頓です。一度ファイリングすると並べ替えの融通も利きづらく、名刺情報が必要な時に限ってなかなか探し出せないという経験がある方も多いのではないでしょうか。

名刺管理ソフト上では、検索機能を利用して目的の名刺をすぐに探し出すことも容易です。会社名や役職でフィルタをかけて一覧表示したり、名刺情報の一部をキーワードとして入力することで検索をかけたりすることができます。

さらに、名刺情報の検索や整理をサポートする以下のような機能もあります。

  • 名刺項目分類設定:企業名・氏名・役職などの基本情報のほかに、新たに入力項目を設定することができる。
  • タグ付け:名刺情報にタグを付与してグループ分けし、ソート検索やリスト作成をすることができる。

社内の名刺情報は全てシステム上に集約されているため、社内の誰か1人でも名刺交換をした相手であれば閲覧・検索が可能です。同一人物の情報を自動的に1つにまとめる名寄せ機能があれば、多方で名刺交換があってもデータが重複することはありません。

3. 人物情報が自動で更新・同期される

名刺管理ソフトには、各社の製品・サービスが保有しているデータベースから、その人物の経歴や得意領域、SNSアカウント情報などが自動補完される機能があります。名刺に記載されている項目以外の情報が付加されることで、より詳細な人物像を社内で共有することが可能です。

また、同サービス上で公開済みの人事異動や他部署での名刺交換があった際には、データベースも自動更新されます。つまり、名刺交換後に情報の変更があっても、名刺管理ツール上では常に最新状態が保たれているというわけです。

4. 組織図や人脈が可視化される

人物を基軸とした情報を一元管理できる名刺管理ソフトは、以下のような顧客管理(CRM)の機能も兼ね合わせています。

  • 組織ツリー:蓄積された名刺情報(企業・部署・役職など)から、企業の組織ツリーを表示する。
  • 人脈の可視化:名刺交換の情報をもとに、「その人物が社内の誰と繋がりを持っているのか」を把握できる。

名刺交換は単なる挨拶の一部でなく、ビジネス上の信頼関係を構築する人脈作りの第一歩です。お互いの所属や連絡先が明らかになればそれで終わりでなく、2度、3度とコンタクトを取ってビジネスチャンスに繋げていかなければなりません。

取引先や営業先の組織ツリーが構築されると、仮に担当者が取引先のキーパーソンと未接触であっても、組織ツリーがあれば自社の誰と繋がっているか、過去にどんなやり取りをしたかひと目で把握でき、取引先へのアプローチ戦略を立てやすいです。

名刺管理ツールに人物情報が蓄積し、キーパーソンとの接点や自社の人脈構図が可視化されると、担当者を効果的に振り分けることで、ターゲットに対して適切なアプローチをかけることができ、商談機会やビジネスチャンスが創出されやすくなります。人事異動や配置転換があった際には人脈のスムーズな引継ぎに対応することも可能です。

名刺管理で取得したデータを営業・マーケティング活動に活用したい場合は、前述したタグ付けやリスト作成に加えて、グループ別の一斉メール配信やメッセージ機能、MAツール・CRMツールとの連携機能なども必要性に応じてチェックしておきましょう。

名刺管理ソフトの選び方と比較ポイント

名刺管理ソフトの選定軸として大切なのは「自社課題の解消や導入目的を実現できる製品であるかどうか」です。複数候補と比較検討を行う際には、以下の4つのポイントをチェックしておくといいでしょう。

  1. 名刺の取り込み方法・反映に要する時間
  2. 操作性・見やすさ
  3. 価格・料金体系
  4. セキュリティ対策・個人情報保護

1. 名刺の取り込み方法・反映に要する時間

サービスによって選択肢は異なりますが、名刺の取り込み方法には以下の3パターンがあります。

  • OCR:名刺スキャナまたはスマホカメラで名刺情報をスキャンする
  • オペレーター:オペレーターが名刺情報を手入力する。
  • OCR+オペレーター:OCRでデータ登録後、オペレーターが情報を修正・補完する。

OCRは早く手軽に名刺情報を登録でき、オペレーターは確実に正確な情報を入力してくれるのが特徴です。オペレーター入力の場合は、枚数制限や料金、反映に要する時間がサービスによって異なることに注意しましょう。

名刺のデザインには、背景色や文字色、フォント、イラスト入り、顔写真入りなど、特に決まったフォーマットがないため、OCR処理の精度を100%保証することは困難です。あまりにも頻繁に手動修正が必要だと業務効率にも影響します。

導入初期に登録する名刺が大量にある場合は、スマホで1枚ずつスキャンするのは大変なため、複数まとめてスキャニングできる専用スキャナか、オペレーターによる一括入稿代行サービスを利用すると良いでしょう。

2. 操作性・見やすさ

名刺管理は、部署や役職を越えて多くの社員が関わる業務ではないでしょうか。見やすさ・使いやすさといった操作性は入念にチェックしておきましょう。

名刺の保管・整理にかかる手間や時間をカットして、本業の生産性を高めることが、名刺管理ソフトを利用する目的の1つであるため、使いにくいと感じる社員がいるようであれば、せっかく導入してもなかなか定着しません。

実際に使用してみないとわからない部分もあるため、もし無料プランやトライアル期間があれば、名刺データ化の精度確認とも合わせて、一通りの使い勝手を確認しておくといいでしょう。

3. 価格・料金体系

名刺管理ソフトの導入・運用コストは、名刺の登録枚数やユーザー数で価格が変動する従量課金制、全社を対象とした利用者無制限の定額制、利用可能機能によって複数のプランが用意されているものなど、サービスによって料金体系や価格の幅に違いがあります。

最初は営業部門だけのスモールスタートであっても、定着が進めば導入範囲が拡大していくケースも多いです。導入初期だけでなく将来的な利用人数まで加味して、料金体系の比較を行いましょう。

4. セキュリティ対策・個人情報保護

名刺情報やそれに付随する人物や企業のデータは、自社の大切な資産であると同時に、機密情報そのものでもあります。ネットワークセキュリティに穴ができたり、オペレーターから機密情報が漏れたりするリスクはゼロではありません。

  • 技術的対策:通信の暗号化、データの強制削除、ウイルス対策
  • 監視体制:ユーザー管理、アクセス制御、操作ログ、脆弱性診断
  • オペレーター:プライバシーマークの取得、個人情報保護士資格の取得義務、セキュリティ教育

物理的なセキュリティ強化については搭載機能から確認することができますが、さらに各社サービスのセキュリティ対策への取り組みも知っておいた方が安心です。公式サイトで確認しておきましょう。

名刺管理ソフトの機能一覧

名刺管理ツールに搭載されている代表的な機能一覧をまとめています。※機能名称や内容は製品によって異なることがあります。

名刺情報の一元管理

  • OCR機能(名刺スキャン):名刺スキャナーまたはスマホアプリのカメラで名刺情報をスキャンし、テキストデータ化する。
  • オペレーター入力代行:オペレータが名刺情報をテキストデータとして直接入力する。
  • 名刺情報更新:人事異動、会社の所在地の変更など名刺情報が最新の状態に自動更新される。
  • 名刺項目分類設定:社名や役職、所在地といった項目で人物を分類できる。
  • グループ・フォルダ設定:名刺情報の任意の項目やタグ付けによってグループ・フォルダ分けをすることができる。
  • 外部データインポート:外部ツール・サービスで管理している名刺データをインポートできる。
  • データエクスポート:ツール内の名刺情報をエクスポートできる。
  • 情報検索機能:名刺情報を元に、項目やキーワードで名刺を検索することができる。

顧客管理・マーケティング

  • CRM / SFAやMAツールとの連携:社内データを統合し、顧客データの精度や部門間の連携力を高める。
  • SNS連携:SNSと連携することで、企業の動きや担当者の近況を知ることができる。
  • メール連携・メッセージ機能:名刺交換をした相手や同僚とコミュニケーションを取ることができる。
  • 組織ツリー:企業・部門・役職などの情報をもとに、企業の組織図が可視化される。
  • 人脈の可視化:名刺交換や接触履歴から、社内の人脈(外部との繋がり)が把握できる。

セキュリティ対策

  • ユーザー管理・アクセス権限機能:管理者ユーザーの管理、ユーザーごとのアクセス権限設定を行える。
  • ログ・CSV出力管理:操作ログやCSV出力履歴を管理できる。
  • デバイス制限:アクセスできるデバイスを制限できる。
  • ファイル暗号化:アップロードしたファイルを暗号化することで、情報漏えいを防ぐ。
  • ウイルス対策:外部からのウイルス攻撃への対策がされている。
  • ワンタイムパスワード・二段階認証:ログイン時、ワンタイムコードを発行し、アカウント保持者に送付・要求することで、第三者の不正ログインを防止できる。
  • IPアドレス制限:ソフトにアクセスできるIPアドレスを制限できる。
  • パスワード設定:ソフトを利用するユーザーごとに、個別のパスワードを設定できる。

まとめ|名刺管理でビジネスチャンスの創出を

近年の名刺管理ソフトは、人物情報を軸とした情報管理の拡張性が高く、他の業務システムや外部情報サービスとの連携により、さまざまな活用法が可能です。製品特有の強みや特性を見極めて、自社に適したツールを選定・運用することで、名刺管理の効率化やペーパーレス化に留まらず、さまざまなソリューションやビジネスチャンスを生み出すことができるでしょう。

しかしその反対に、「自社が名刺管理ツールに求める機能」と「名刺管理ツールが提供する機能」が合致していなければ、導入しても課題解決に繋がらず、費用対効果もマイナスになってしまう可能性があります。

自社が名刺管理に求めるものや解決すべき業務課題から、機能やサービスの要件を洗い出し、本記事で紹介した比較ポイントを参考にしながら、自社に最適な名刺管理ソフトをご検討ください。

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