【2023】名刺管理ソフトを徹底比較！機能や価格・選び方を解説

スマホでの撮影や複合機でのスキャンによって、簡単に名刺情報がデータ化される名刺管理ソフト。ビジネスシーンでの活用も増えてきています。

もともとは、名刺管理にかかる負担軽減と業務効率化を目的として活用されていた名刺管理ソフトですが、最近は、詳細な人物像や人脈構造の可視化、迅速な情報共有を活かして、顧客管理や営業・マーケティング活動の強化を導入目的とするケースも増えてきています。

本記事では、名刺管理ソフトについて、その役割や導入メリットをわかりやすく解説しています。また、製品の選び方や比較のポイントも紹介していますのでぜひご参照ください。

名刺管理ソフトとは

名刺管理ソフトは、紙の名刺をスキャンしてデータ化するソフト・サービスの総称です。名刺をデータ化することにより、名刺情報の管理・整理・検索を容易に行えるようになり、必要に応じて共有することもできます。

個人の場合、保管や整理が追いつかない大量の名刺をデータ化し、名刺管理を効率化することが、ツールを利用する主な目的でしょう。

一方、企業や部署でツールを導入する場合は、名刺情報を組織で集約して人脈を可視化し、顧客管理や営業戦略に役立てるなど、データ化した名刺情報を有効活用する役割も担います。

名刺管理ソフトの導入メリット

名刺管理ソフトの導入メリットとして、以下4つが挙げられます。

1. 名刺情報を効率的にデータベース化できる

名刺管理ソフトでは、以下の方法で名刺情報をデータ化して登録することができます。

OCR処理は、画像からテキストデータを読み取るAI技術です。専用のスキャナやスマホで撮影した画像から、企業名・部署・役職・氏名・連絡先などの名刺情報を自動で登録してくれます。

スマホがあれば出先でも名刺データを登録でき、置き忘れや紛失のリスクも低減されるでしょう。登録後に不要となる紙の名刺は破棄することができるため、保管場所に困ることもなくなります。

ツール導入以前の名刺を大量に保有している場合には、入力代行サービスを利用するのがおすすめです。名刺データの取り込みに郵送の手間と多少の日数を要しますが、数百枚～千枚とある名刺を自分で1枚ずつスキャニングすることを考えると効率的です。

2. 名刺情報を簡単に検索・分類できる

紙の名刺を名刺フォルダにファイリングしていく作業も大変ですが、もっと厄介なのが整理整頓です。一度ファイリングすると並べ替えの融通も利きづらく、名刺情報が必要な時に限ってなかなか探し出せないという経験がある方も多いのではないでしょうか。

名刺管理ソフト上では、検索機能を利用して目的の名刺をすぐに探し出すことも容易です。会社名や役職でフィルタをかけて一覧表示したり、名刺情報の一部をキーワードとして入力することで検索をかけたりすることができます。

さらに、名刺情報の検索や整理をサポートする以下のような機能もあります。

社内の名刺情報は全てシステム上に集約されているため、社内の誰か1人でも名刺交換をした相手であれば閲覧・検索が可能です。同一人物の情報を自動的に1つにまとめる名寄せ機能があれば、多方で名刺交換があってもデータが重複することはありません。

3. 人物情報が自動で更新・同期される

名刺管理ソフトには、各社の製品・サービスが保有しているデータベースから、その人物の経歴や得意領域、SNSアカウント情報などが自動補完される機能があります。名刺に記載されている項目以外の情報が付加されることで、より詳細な人物像を社内で共有することが可能です。

また、同サービス上で公開済みの人事異動や他部署での名刺交換があった際には、データベースも自動更新されます。つまり、名刺交換後に情報の変更があっても、名刺管理ツール上では常に最新状態が保たれているというわけです。

4. 組織図や人脈が可視化される

人物を基軸とした情報を一元管理できる名刺管理ソフトは、以下のような顧客管理（CRM）の機能も兼ね合わせています。

名刺交換は単なる挨拶の一部でなく、ビジネス上の信頼関係を構築する人脈作りの第一歩です。お互いの所属や連絡先が明らかになればそれで終わりでなく、2度、3度とコンタクトを取ってビジネスチャンスに繋げていかなければなりません。

取引先や営業先の組織ツリーが構築されると、仮に担当者が取引先のキーパーソンと未接触であっても、組織ツリーがあれば自社の誰と繋がっているか、過去にどんなやり取りをしたかひと目で把握でき、取引先へのアプローチ戦略を立てやすいです。

名刺管理ツールに人物情報が蓄積し、キーパーソンとの接点や自社の人脈構図が可視化されると、担当者を効果的に振り分けることで、ターゲットに対して適切なアプローチをかけることができ、商談機会やビジネスチャンスが創出されやすくなります。人事異動や配置転換があった際には人脈のスムーズな引継ぎに対応することも可能です。

名刺管理で取得したデータを営業・マーケティング活動に活用したい場合は、前述したタグ付けやリスト作成に加えて、グループ別の一斉メール配信やメッセージ機能、MAツール・CRMツールとの連携機能なども必要性に応じてチェックしておきましょう。

名刺管理ソフトの選び方と比較ポイント

名刺管理ソフトの選定軸として大切なのは「自社課題の解消や導入目的を実現できる製品であるかどうか」です。複数候補と比較検討を行う際には、以下の4つのポイントをチェックしておくといいでしょう。

1. 名刺の取り込み方法・反映に要する時間

サービスによって選択肢は異なりますが、名刺の取り込み方法には以下の3パターンがあります。

OCRは早く手軽に名刺情報を登録でき、オペレーターは確実に正確な情報を入力してくれるのが特徴です。オペレーター入力の場合は、枚数制限や料金、反映に要する時間がサービスによって異なることに注意しましょう。

名刺のデザインには、背景色や文字色、フォント、イラスト入り、顔写真入りなど、特に決まったフォーマットがないため、OCR処理の精度を100%保証することは困難です。あまりにも頻繁に手動修正が必要だと業務効率にも影響します。

導入初期に登録する名刺が大量にある場合は、スマホで1枚ずつスキャンするのは大変なため、複数まとめてスキャニングできる専用スキャナか、オペレーターによる一括入稿代行サービスを利用すると良いでしょう。

2. 操作性・見やすさ

名刺管理は、部署や役職を越えて多くの社員が関わる業務ではないでしょうか。見やすさ・使いやすさといった操作性は入念にチェックしておきましょう。

名刺の保管・整理にかかる手間や時間をカットして、本業の生産性を高めることが、名刺管理ソフトを利用する目的の1つであるため、使いにくいと感じる社員がいるようであれば、せっかく導入してもなかなか定着しません。

実際に使用してみないとわからない部分もあるため、もし無料プランやトライアル期間があれば、名刺データ化の精度確認とも合わせて、一通りの使い勝手を確認しておくといいでしょう。

3. 価格・料金体系

名刺管理ソフトの導入・運用コストは、名刺の登録枚数やユーザー数で価格が変動する従量課金制、全社を対象とした利用者無制限の定額制、利用可能機能によって複数のプランが用意されているものなど、サービスによって料金体系や価格の幅に違いがあります。

最初は営業部門だけのスモールスタートであっても、定着が進めば導入範囲が拡大していくケースも多いです。導入初期だけでなく将来的な利用人数まで加味して、料金体系の比較を行いましょう。

4. セキュリティ対策・個人情報保護

名刺情報やそれに付随する人物や企業のデータは、自社の大切な資産であると同時に、機密情報そのものでもあります。ネットワークセキュリティに穴ができたり、オペレーターから機密情報が漏れたりするリスクはゼロではありません。

物理的なセキュリティ強化については搭載機能から確認することができますが、さらに各社サービスのセキュリティ対策への取り組みも知っておいた方が安心です。公式サイトで確認しておきましょう。

名刺管理ソフトの機能一覧

名刺管理ツールに搭載されている代表的な機能一覧をまとめています。※機能名称や内容は製品によって異なることがあります。

名刺情報の一元管理

• OCR機能（名刺スキャン）：名刺スキャナーまたはスマホアプリのカメラで名刺情報をスキャンし、テキストデータ化する。
• オペレーター入力代行：オペレータが名刺情報をテキストデータとして直接入力する。
• 名刺情報更新：人事異動、会社の所在地の変更など名刺情報が最新の状態に自動更新される。
• 名刺項目分類設定：社名や役職、所在地といった項目で人物を分類できる。
• グループ・フォルダ設定：名刺情報の任意の項目やタグ付けによってグループ・フォルダ分けをすることができる。
• 外部データインポート：外部ツール・サービスで管理している名刺データをインポートできる。
• データエクスポート：ツール内の名刺情報をエクスポートできる。
• 情報検索機能：名刺情報を元に、項目やキーワードで名刺を検索することができる。

顧客管理・マーケティング

• CRM / SFAやMAツールとの連携：社内データを統合し、顧客データの精度や部門間の連携力を高める。
• SNS連携：SNSと連携することで、企業の動きや担当者の近況を知ることができる。
• メール連携・メッセージ機能：名刺交換をした相手や同僚とコミュニケーションを取ることができる。
• 組織ツリー：企業・部門・役職などの情報をもとに、企業の組織図が可視化される。
• 人脈の可視化：名刺交換や接触履歴から、社内の人脈（外部との繋がり）が把握できる。

セキュリティ対策

• ユーザー管理・アクセス権限機能：管理者ユーザーの管理、ユーザーごとのアクセス権限設定を行える。
• ログ・CSV出力管理：操作ログやCSV出力履歴を管理できる。
• デバイス制限：アクセスできるデバイスを制限できる。
• ファイル暗号化：アップロードしたファイルを暗号化することで、情報漏えいを防ぐ。
• ウイルス対策：外部からのウイルス攻撃への対策がされている。
• ワンタイムパスワード・二段階認証：ログイン時、ワンタイムコードを発行し、アカウント保持者に送付・要求することで、第三者の不正ログインを防止できる。
• IPアドレス制限：ソフトにアクセスできるIPアドレスを制限できる。
• パスワード設定：ソフトを利用するユーザーごとに、個別のパスワードを設定できる。

まとめ｜名刺管理でビジネスチャンスの創出を

近年の名刺管理ソフトは、人物情報を軸とした情報管理の拡張性が高く、他の業務システムや外部情報サービスとの連携により、さまざまな活用法が可能です。製品特有の強みや特性を見極めて、自社に適したツールを選定・運用することで、名刺管理の効率化やペーパーレス化に留まらず、さまざまなソリューションやビジネスチャンスを生み出すことができるでしょう。

しかしその反対に、「自社が名刺管理ツールに求める機能」と「名刺管理ツールが提供する機能」が合致していなければ、導入しても課題解決に繋がらず、費用対効果もマイナスになってしまう可能性があります。

自社が名刺管理に求めるものや解決すべき業務課題から、機能やサービスの要件を洗い出し、本記事で紹介した比較ポイントを参考にしながら、自社に最適な名刺管理ソフトをご検討ください。