【2023】請求書作成ソフトを徹底比較！機能や価格・選び方を解説

請求書作成ソフトの概要

請求書作成ソフトとは、見積・納品・請求書、領収書、支払明細書など、あらゆる帳票の作成・発行、発送を自動化するソフトです。取引先への書類送付方法は、PDFデータのメール送信と郵送代行（印刷・封入・発送込み）が選択でき、どちらも1クリックで完了します。

従来の請求書作成は、エクセルや表計算ソフトに取引先データや品目、金額などを手入力するという方法でした。この場合、見積書・納品書・請求書・領収書をそれぞれ別ファイルで作成し、取引先の要望に合わせてメール添付や郵送で書類を送付しなくてはなりません。

しかし請求書作成ソフトを活用すると、登録した取引先情報や品目を選択するだけで各帳簿を作成でき、請求書⇒領収書の変換、複数の納品書からの合算請求書作成、取引先への送付も自動化できるため、再入力や入念なチェックの手間がなく、請求書業務にかかる作業時間を削減することが可能です。

また、会計ソフトと請求書のステータスを連動させることで、請求書作成ソフトで請求書が発行されると、会計ソフトで売掛金の仕訳が自動作成されるといったことができ、経理業務全体を効率化も期待できます。

請求書作成ソフトの導入・見直しポイント

以前は問題なかったエクセルシートでの請求書作成でも、事業の拡大や取引先の増加によって、煩雑化した管理や業務負担に限界を感じ始める企業は少なくありません。

また、現状の請求書作成ソフトに不便さを感じつつも、新規の請求書作成ソフトへ移行するタイミングに迷っているという企業もあります。

請求書作成ソフトの替え時を検討するにあたり、企業が見直すべきポイントは以下の通り。

請求書作成ソフトの導入効果

請求書作成ソフトを導入することで企業が得られる効果には、次のようなものがあります。

請求書作成ソフトの機能

自社に最適な請求書作成ソフトの必須条件の1つに、「自社に必要な機能が備わっていること」があります。

導入後に、必要な機能の不足が発覚したということが起こらないよう、あらかじめ請求書作成ソフトの代表的な機能を確認しておきましょう。

特に活用されている人気の機能

• 各種書類作成：請求書・見積書・領収書・納品書といった書類を作成できる。
• テンプレート作成：各種帳票のテンプレートを利用・カスタマイズできる。
• マルチデバイス対応：スマートフォン・タブレットからのアクセス、請求書作成に対応している。
• 郵送処理・メール送信可能：システム上で作成した請求書の郵送処理・メール送信を行える。
• 自動予約作成：日程を予約し、請求書を作成できる、

※サービス種別やメイン業種と合わせて、製品の絞り込み検索をご利用ください。

請求書処理の工数を削減する機能

• ロゴ・印影の登録：ロゴ・印影データをアップロードすることで、ロゴ・印影付きの見積書・納品書・請求書・領収書を作成できる。
• 取引先登録と自動反映：取引先を登録することで、次回以降の情報入力を自動化できる。
• ステータス管理：入金・納品・郵送などのステータスを確認できる。
• 未入金アラート：支払期限の過ぎた請求書を通知する。
• 合算請求書：複数の納品書を合算し、1枚の請求書に変換することができる。
• 書類の変換：見積書を注文書に、注文書を注文請書に変換可能。
• 帳票一括作成：CSVデータをインポートし、帳票を一括作成できる。

経理業務を効率化する機能

• レポート作成：取引情報や残高、損益、賃借といったデータを集計し、レポート作成を行う。
• 会計ソフト連携：会計ソフトと連携し、帳票データの取り込みや仕訳を自動で行う。
• はがき作成ソフト連携：はがき作成ソフトで作成した請求書データを読み込んで、圧着ハガキタイプの請求書として印刷できる。
• 連絡先・ユーザー名簿：作成した書類の送付先を、名簿で一覧化できる。
• データ共有：作成したデータをシステム上で共有できる。

セキュリティ強化・ユーザー管理に関する機能

• ユーザー管理・利用権限：ユーザー情報やユーザーごとのアクセス権限を設定できる。
• デバイス・IPアドレス制限：アクセスできるデバイスやIPアドレスを制限することができる。
• SSL・AES暗号化：通信を暗号化し、不正アクセスを防止する。
• 二段階認証：ログイン時にワンタイムパスワードを発行し、不正なログインを防止できる。

その他の便利な機能

• 独自カスタマイズ帳票作成：独自項目を追加した帳票を作成・発行できる。　
• クレジットカード決済機能：クレジットカードによる決済に対応している。
• CSV出力：作成した帳票データをCSVで出力し、外部のシステムやサービスで読み込めるようにできる。
• データバックアップ：アップロードしたデータのバックアップを自動で保存する。
• 英文・外貨書類作成：日本語以外の言語、日本円以外の通貨での書類作成が可能。

請求書作成ソフトの選び方

請求書作成ソフトは、製品の価格帯によって備わっている機能数や性能差が大きく異なります。

それぞれが異なる特色や強みを持っているため、機能が多ければ多いほど良いというわけではなく、その製品が企業のニーズを満たしているかどうかが選定のポイントです。

以下、3ステップで自社のニーズに合った給与計算ソフトを選定することができます。

1. 請求書作成ソフトの導入目的を明確にする
2. 自社の状況・ニーズにあった請求書作成ソフトを絞り込む
3. トライアルを活用し、請求書作成ソフトを1つ選定する

ステップ1. 請求書作成ソフトの導入目的を明確にする

請求書作成ソフトを使う目的には、「請求書作成の負担軽減と業務効率化」があるかと思いますが、具体的にどの部分が負担となっているか、またどこまでの範囲を請求書作成ソフトで行うかまで明確にしておきます。

例えば、請求書作成の自動化だけでなく、定期発行の自動作成予約や郵送代行サービスも必要か、会計ソフトと連携させて売掛金管理や決算書作成まで展開させるか、といったことです。

目的達成のために必要となる機能を事前に見極めてから請求書作成ソフトを選定しないと、余分な料金が発生したり、必要可能性の高い機能がその製品のラインナップに入っていないことが導入後になって発覚したり、といったことが起こりかねません。

まずは、請求書作成ソフトを使って何を解決したいか、請求書処理周りのどの業務をどこまで自動化すべきかを明確にし、必要となる機能を洗い出しましょう。

以下、想定される請求書作成ソフトの導入目的とそれに対応する機能をまとめます。

ステップ2. 自社の状況・ニーズにあった請求書作成ソフトを絞り込む

自社に最適な請求書作成ソフトを選定する際には、必要な機能の他にも、仕様やサポートなどさまざまな判断材料があります。

以下は、請求書作成ソフトの選定時にチェックしておくべきポイントです。

必要不可欠な機能や条件に加え、できれば搭載したい機能、無くてもいいがあると便利なサービス、といったように、自社が請求書作成ソフトに求めるものに優先順位をつけて整理し、製品を絞り込んでいきましょう。

ステップ3. トライアル運用で最終決定

業務効率が大きく改善されるとは言え、今までになかったシステムを導入するということは、一時的に会社に変化が生ずることを意味します。

検討中の製品が自社で運用していくことができるか、実際に使用してみないとわからない部分もあるため、本契約の前には、トライアル運用や無料版体験を行なっておくことを強くお勧めします。

まとめ

請求書作成ソフトは、見積・納品・請求書といった帳票作成・発行業務を自動化し、経理担当者の負担軽減と作業時間の短縮による人件費の削減を実現する、非常に便利なソフトです。

ただし、機能が多ければ多いほど料金が高くなり、操作性が複雑になる傾向があり、自社がどういった課題を抱えているか、どの課題を優先的に解決すべきなのかを軸に製品選定を行う必要があります。本記事で紹介した選定ポイントを参考に、自社に最適な請求書作成ソフトをご検討ください。