【2023】安否確認システムを徹底比較！機能や価格・選び方を解説

本記事では、安否確認システムについて、その役割や活用メリットをわかりやすく解説しています。また、システムの比較検討時に押さえておきたいポイントも紹介していますのでぜひご参照ください。

安否確認システムとは

安否確認システムとは、地震や火災などの災害発生時に、従業員やその家族の安否状況、事業所の被災状況を効率的に把握するシステムです。安否確認連絡の発信から回収、回答集計までを自動化し、安否状況をリアルタイムで確認しながら、状況に応じて迅速に対策指示を出すことができます。

また、災害発生時に利用するアンケート機能は、従業員の健康状態の把握や全社連絡に活用するなどして、緊急時だけでなく平時でも活用されています。 

安否確認システムの必要性

近年は、新型コロナウイルス感染症のリスクマネジメントをはじめ、大型地震などの緊急事態の遭遇に備えるBCP対策（事業継続計画）が重要視されています。災害発生時は、速やかに従業員の安否を確認し、その状況に応じて次のアクションや事業継続の意思決定をしなければなりません。

従業員5〜10人程度で就業場所がほぼ固定されている小規模な組織であれば、安否確認や対策指示の対応を1人ずつ行なっても、さほど時間はかからないかもしれません。

しかし、企業規模が大きくなると、複数の勤務地に分かれるほか、外勤営業や在宅勤務などで各従業員の出社状況にバラつきが生じます。従業員数が多くなるほど安否状況の把握に時間を要し、連絡漏れなどの人為的ミスも発生しやすいです。

こういった非常事態での混乱や不手際を抑える役割を担うのが「安否確認システム」です。安否確認の自動化によって自社や周囲の状況を正確に把握でき、素早く的確に状況判断を下せることから、安否確認システムを導入する企業が増えています。

安否確認システムの導入メリット

安否確認システムの導入によって企業が得られるメリットは以下の3点です。

1. 安否確認を効率化できる

安否確認システムは、安否確認連絡の送信から回答の収集、集計までを自動で行うことが可能です。リアルタイムで集計状況を見て、対策の意思決定を迅速に行うことができます。

管理者が電話やメールを使って一人ひとりの安否確認を行う場合、全員の安否状況を把握するのに相当な手間と時間がかかります。災害時は電話が繋がらないことも往々にあり、他の連絡手段を確認したり、後回しにして再度連絡を入れたりと非効率です。連絡漏れや集計ミスなどの人為的ミスが発生する可能性も否めません。

その点、安否確認システムでは、電話やメールだけでなく、アプリやSNSなど、あらかじめ複数の手段を登録可能です。自動集計された「怪我の有無」や「出社可否」などの安否状況および回答状況をシステム上でひと目で把握することができるため、状況に応じて早急な対策を取ることができます。   

2. 安否状況に応じて適切な対策指示を出せる

安否確認のシステム化は、いざ災害が発生した時にどのような行動・対処を取ればよいか、といった適切な判断にも繋がります。

非定常事態が次々と発生する災害時は、社会全体で情報が錯乱しやすく、安否確認の担当者であっても判断を見誤ったり、担当者不在の時に指揮系統がパニックに陥ったりすることも起こり得ます。

安否確認システムには、災害の種類や被災状況に応じて、事前に設定した対策内容を従業員に通知できる「対策指示機能」があります。

また、1対1およびグループでのチャット機能を活用し、エリア別や従業員の出社可否状況に応じて、対策指示を出し分けることも可能です。

3. 平常時の情報収集・健康管理にも活用できる

発生を予測できない緊急時への投資となれば、稟議が通りにくいこともあるかもしれませんが、安否確認システムには平常時から活用できる機能もあります。

例えば、アンケート機能は、緊急時の安否調査だけでなく、平常時の情報収集や健康調査にも活用可能です。具体的には社内イベントの出欠確認を行ったり、感染防止対策としてヘルスチェックを実施したりといったこと有効活用されています。

安否確認システムの選び方・比較ポイント

安否確認システムを比較する際のポイントは下記7点です。

自社の組織規模や安否確認の運用体制などを整理し、導入目的を明確にした上で、それぞれのポイントを押さえた比較検討を進めていきましょう。

1. 安否確認の自動送信・条件設定

安否確認システムでは、気象庁からの災害情報に基づき、自社が事前に設定した発信条件（エリア・部署・通信手段など）に従って、安否確認を一斉送信できます。

システムによって、エリア別や部署別など、自動送信で設定できる条件が異なるため、自社の組織構成に合わせた条件設定ができるかを確認しておきましょう。特に組織構成が複雑な大規模企業は注意が必要です。

また、「震度2以上の地震が発生したら、安否確認の連絡を全従業員に一斉送信する」というように、安否確認の発動条件として、災害の種類や程度を設定できるシステムもあります。自社の災害対策の規定に合わせて必要な条件が設定できるか確認しましょう。

2. 安否確認時の連絡手段

災害発生時は、連絡を取ろうとする人が増え、電話が繋がりにくくなることが考えられます。また、各従業員が日常的に利用する連絡手段は様々です。

メールや電話だけでなく、アプリ、SNSなど、連絡手段が多ければ、一つの手段が途絶えた場合でも代替することができるため、システムから発信できる連絡手段の種類と数は重要です。

従業員の年齢層や職種などを踏まえ、事前リサーチを行ったもと、全体が複数の連絡手段を確保できるシステムを選びましょう。 

3. システム運用の安定性

安否確認システムは、大規模災害の発生時など過酷な通信環境で稼働し続ける「運用の安定性」が求められます。災害の影響でシステムがダウンしてしまっては元も子もありません。システムエラーのリスクを0%にすることは難しいですが、よほどの異常災害を除いては可用性を担保したいところです。

各サービスが、過去の大きな震災発生時に正常な稼働実績を残しているかは、システム運用の安定性を見極める1つの判断材料となるでしょう。

また、通信回線を提供するデータセンターの数や場所を確認することも有効です。複数のデータセンターがあれば、仮にどこかのデータセンターが被災した場合でも、他のデータセンターで代替できるため、安定した運用が期待できます。地震が観測されていない海外にデータセンターを分散配置していると安心度も高いです。

4. 操作性（安否確認の確実性）

従業員全員の安否状況を迅速に把握するには、システムの操作性やわかりやすさも重要です。デモ版やトライアル期間が準備されていれば積極的に活用し、以下を確認しておきましょう。

そのほか、システムの導入レビューも参考にしてみても良いでしょう。

5. 安否確認の対象範囲

安否確認の対象範囲（従業員、その家族や取引先など）は、製品によって異なり、デフォルトで従業員の家族もカバーしているものもあれば、有料オプションになるものもあります。

いざ導入してから対象の過不足に気づいたといったことがないよう、自社に必要な対象範囲を洗い出し、比較検討の際に確認しましょう。

6. ユーザー管理・セキュリティ対策

安否確認では、電話番号や住所など従業員の個人情報を取り扱います。情報漏洩リスクや内部統制の観点からも、誰でも閲覧・操作できる状態は好ましくありません。

アクセス制限や操作権限、ユーザー管理などのセキュリティ機能を確認し、自社の社内ポリシートの要件をクリアできているか照合しておきましょう。

7. GPS機能

GPS機能を活用すると、従業員からの安否状況の回答と合わせて位置情報も取得することができます。災害発生時に各地への外出も想定される営業部隊が多い組織は、現在地報告ができるGPS機能を搭載したシステムが役立つでしょう。

安否確認システムの機能

安否確認システムの代表的な機能一覧です。※機能名称や内容は製品によって異なることがあります。

• 安否状況自動送信：事前に設定した条件別に安否確認連絡を自動送信する。
• 対策指示機能：災害の種類や被災状況に基づき、事前に設定した対策指示を一斉送信する。
• 回答自動集計：安否確認の回答を自動集計してリアルタイムで可視化できる。
• 1対1／グループチャット：個別あるいはグループ別にチャットを展開できる。
• 掲示板機能：安否や被災状況報告の履歴、全社お知らせなどの情報共有を行う。
• アンケート機能：ヘルスチェックや出社確認のアンケートを作成・配信できる。
• 位置情報取得・共有：安否確認と合わせてシステムに登録した端末の位置情報を取得できる。

まとめ

安否確認システムは、災害発生時に従業員やその家族の安否確認や事業所の被災確認などを迅速に行うためのシステムです。災害発生時に、従業員一人ひとりに安否確認を行うことは非効率で、事業継続の判断が遅れてしまうことがあります。

予測できない未来への投資となりますが、必要性や導入メリットをしっかり理解し、従業員の安全確保やBCP対策の一環として安否確認システムの導入検討を進めてみてください。