通勤手当の支給に法的義務はありません。しかし、通勤手段や支給金額の上限などの全てを、独自の裁量で基準・ルールを設けないといけないからこそ、通勤手当の決め方に悩んでいる企業も多いのではないでしょうか。
通勤手当制度を導入するのであれば、不正受給やトラブル防止に備え、雇用契約書や就業規則に手当の支給基準を明確に記載する必要があります。
本記事では、通勤手当について、どのような基準が妥当なのかの目安になるよう、支給方法や通勤手段別の支給額の算出方法を一般的な例を用いて解説します。通勤手当を自動計算してくれる給与計算ソフトの紹介もしますので、システムの導入をぜひ検討してみてください。
支給義務や法的基準のない通勤手当を企業はどう定めるべきか
現在、従業員に通勤手当を支給している企業は多く存在しますが、国の法律で支給が定められているわけではありません。そのため、企業独自の規定で通勤にかかる交通費の支給額や算出方法、支給対象とする通勤手段などを決めてよいとされています。
そもそも労働基準法や会社法などで、通勤手当の支給が義務づけられていないため、支給がなくても違法にはなりません。ただし、人材確保や企業の評判を維持・向上させるといった面で、支給したほうが望ましいという観点もあります。
以上を踏まえた上で、通勤手当制度の前提事項を確認してみましょう。
通勤手当と交通費の違い
通勤手当と交通費はしばしば混同されがちですが、使途が異なります。通勤手当は従業員が自宅から会社までの通勤にかかる費用で、会社から支給される「手当」として扱われます。通勤手当は給与と一緒に支給される場合がほとんどです。
一方で、交通費は出張や取引先への訪問といった、業務のための移動に支払われた「経費」として扱われ、払い戻しの対象となります。交通費の支給方法は企業によってさまざまです。仮払いや立て替えで現金精算することもあれば、立替分をまとめて精算して給与と一緒に振り込む場合もあります。
会計処理上での勘定科目は、通勤手当・交通費・旅費や交通費などをすべて含めて旅費交通費とするケースや、通勤手当のみを給与手当として処理しているケースが見られます。基本的に、正しい仕訳ができていればどちらで処理しても問題ありません。
雇用契約書や就業規則への記載
通勤手当の支給有無や上限支給額などは、雇用契約書や就業規則への記載も特段必要ありません。しかし、不正受給の抑止や訴訟問題への発展を防ぐことを目的として、通勤手当制度の導入を決めた際には、支給基準を明文化しておくのが一般的です。
多くの企業で採用しているケースでは「自宅と勤務地までの距離が2km未満の場合は支給対象にならない」「1カ月の支給上限金額は5万円とする」などのルールが見られます。
またマイカー通勤の場合は、ガソリン代の計算方法について、あらかじめ明確な規定を設けておいたほうがよいでしょう。マイカー通勤の支給額算出例については後述します。
通勤手当は非課税対象
基本的に、給与明細に記載する職務手当や時間外手当、住宅手当などの「各種手当」に該当するものは、給与所得の一部とみなされるため課税扱いです。ただし、通勤手当となると、一定額までは非課税対象として扱われます。これは、仕事をして所得を得るために必要な経費とする考え方があるからです。
ちなみに、給与と一緒に旅費交通費が計上されている場合でも、社会通念上で仕事に必要とみなされる経費であれば非課税対象です。
通勤手当の非課税限度額
2016年度の税制改正により、通勤手当の非課税限度額は上限が10万円から15万円に引き上げられました。しかし、交通手段によっては、例外や条件付きとなるケースがあるため把握しておきましょう。
電車・バス通勤｜非課税限度額は15万円
電車やバスなどの公共交通機関を利用して通勤する場合、非課税となる限度額は1カ月あたり15万円と定められています。つまり、1カ月あたりの通勤定期代が15万円未満であれば非課税です。
通勤定期代は、最も経済的で合理的なルートを選択することが前提となっているため、通勤時間帯の電車・バスの本数が極端に少ない場合は、最安でない路線ルートを選択することになるでしょう。なお、合理的な観点でみた際に、新幹線の利用は認められてもグリーン車の利用までは認められません。
マイカー・自転車通勤｜非課税限度額は片道通勤距離で設定
マイカーやバイク、自転車通勤の場合も、一定の限度額まで非課税が適用されます。電車・バス通勤者とは異なり、片道の通勤距離によって非課税限度額が細かく定められているため注意が必要です。
| 片道の通勤距離 | 1カ月当たりの非課税限度額 |
|---|---|
| 2km未満 | 非課税 |
| 2km～10m未満 | 4,200円 |
| 10km～15km未満 | 7,100円 |
| 15km～25km未満 | 12,900円 |
| 25km～35km未満 | 18,700円 |
| 35km～45km未満 | 24,400円 |
| 45km～55km未満 | 28,000円 |
| 55km以上 | 31,600円 |
参照元：No.2585 マイカー・自転車通勤者の通勤手当｜国税庁
電車・バスとマイカーの両方で通勤｜非課税限度額は合算されるが上限は15万円
最寄り駅までの交通手段がない場合や、バスがあっても本数が少ないなどといった場合に、乗降に便利な駅までマイカーや自転車で移動するケースも考えられるでしょう。
このように、限度額の異なる通勤手段を併用して通勤する際には、公共交通機関の1カ月あたりの通勤定期代と、マイカーや自転車を利用して移動した片道の距離を合算し、合計額の15万円までを非課税対象とします。
全員に一律の通勤手当を支給する場合
すべての従業員に対して通勤手当を固定額で一律支給する場合、実際にかかる交通費を超えてしまう部分は、課税対象となるため注意が必要です。
従業員すべてが公共交通機関の利用者であれば非課税限度額は15万円となりますが、徒歩やマイカーで通勤している従業員の非課税限度額は異なります。
具体的には、通勤手当を一律3万円に設定した場合、徒歩通勤の従業員に支給する3万円は全額給与に含まれるので非課税にはなりません。また、片道12kmでマイカーを利用した場合には、7,100円までが非課税となり差額の22,900円は給与に含める必要があるため課税されます。
タクシーなどを利用する場合｜非課税限度額は条件を満たせば15万円
交代制勤務や夜勤がある場合は、公共交通機関の営業時間外に通勤しなければならないケースもあります。マイカーや自転車での通勤ができず、タクシーでの通勤が最も合理的であると判断されるのであれば、タクシー代を通勤手当として支給します。この場合、非課税の対象は15万円です。
ただし、特別な業務により臨時でタクシーを利用したときは旅費交通費、取引先の接待や送迎でタクシーを利用した場合は交際費として計上してください。
通勤手当の計算例（交通手段別）
所得税法上で非課税限度額の設定があるものの、通勤手当の計算方法は企業が任意で決定できます。自社の事情に合わせて支払額や算出方法の目安となるように、以下では、交通手段別に通勤手当の決め方や計算方法の例を紹介します。
電車・バスなどの公共交通機関を利用する場合
基本的に、最も経済的で合理的なルートを選択するといった考えを大前提としていますが、実際には乗り換えの利便性なども考慮したうえで、本人に自己申告してもらうのがよいでしょう。
電車通勤の場合は、該当区間の通勤定期代1カ月分を支給します。バス通勤では、自宅から勤務地までの道のりが2km以上を支給対象とするなど、明確な基準を設けておきます。
なお、短距離の乗車ならば支給対象外とするのが一般的です。公平性を保つために、計測方法を統一しておくのも有効です。たとえば、通勤距離を調べる際にはGoogle Mapを使うといったように、測定ツールを限定しておくとよいでしょう。
車・バイクなどのマイカー通勤をする場合
マイカーやバイク通勤の場合、公共交通機関と違って明確な金額を提示しづらいものです。燃費やガソリン単価によっても変動があるため、不公平感のないように、通勤距離に対しての1kmあたりの単価やガソリン代を用いて算出します。ガソリン代を計算する際には、経済産業省が公表している都市別小売価格データ（石油製品価格調査）を参考にするといいでしょう。
1kmあたりのガソリン代に往復の距離と1カ月あたりの出勤日数を乗じて算出すると1カ月の支給額が決定します。ただし、交通機関の発達したエリアで公共交通機関が通勤できる場合は、電車やバス通勤に置き換えて定期代での支給としても構いません。
会社の敷地内に駐車スペースを確保できない場合には、近隣に駐車場を契約する必要があります。駐車場の契約は法人か個人かといった判断や、全額支給なのか一部補助として支給するのか検討して決めましょう。
公共交通機関とマイカーの両方で通勤する場合
最寄り駅までの交通手段がないため、マイカーを利用せざるを得ないといった場合には、自宅から駐車場までの移動距離に応じたガソリン代、月極の駐車場料金、電車の通勤定期代が必要です。
この場合の駐車場料金は、地域の相場に合わせた支給上限を設定するとよいでしょう。もしくは、駐車場代を一律支給するといった方法でも問題ありません。
距離に関係なく、全員に一律の通勤手当を支給する場合
通勤手段やルートに関係なく、毎月一律で固定額を支給する方法もあります。実際に、それぞれ異なる交通手段で出退勤する従業員に対して、通勤手当を一律◯万円と定める企業もあるようです。
このように、従業員全員に固定金額を支給すると決めてしまえば、給与計算の負担が低減すると感じられるかもしれません。しかし実際には、通勤ルートと通勤手段は一人ひとり異なるため、非課税限度額にも違いが生じるのです。そのため、上限を超えた差額を個別の所得に含める手間が発生します。
社会保険や源泉徴収を計算する際の通勤手当の取り扱い
社会保険や源泉徴収の控除金額を算出する際には、それぞれ通勤手当の取り扱いが異なるため注意が必要です。
通勤手当の全額を含めて計算するもの
通勤手当は、社会保険・雇用保険・労災保険・年金・平均賃金を計算するときは、全額を含めて計算します。
これは、前述の料金の算定基礎となる月額報酬標準額を、通勤手当の全額を含めて算出するからです。そのため、基本給が同じ従業員同士であっても、通勤手当を含めた金額に差が生じれば社会保険料も異なり、将来の年金額にも影響が及びます。
通勤手当の課税分のみ含めて計算するもの
年末調整や確定申告を行う際は、通勤手当の課税分を含めた額を給与として計上します。そのため、通勤手当が限度額内に収まらない場合、源泉徴収で差し引かれる額が増えることになり、結果として従業員が納めなければならない所得税や住民税は増えます。
計算に通勤手当を含めないもの
割増賃金と地域別に定められている最低賃金には、計算時に基礎賃金として通勤手当を含めません。
複雑な通勤手当を自動計算できる給与計算ソフト
通勤手当を設定するためには、従業員ごとに申告ルート・通勤定期代を確認したり、マイカー通勤の距離を計算したりと多くの工数を要します。
引っ越しや運賃の改定などがあれば、その都度通勤手当の見直しも必要になるため、バックオフィスのリソースによっては業務の負担になることもあるでしょう。
これらの煩雑な処理を効率化するには、給与計算ソフトの活用が有用です。ここでは、通勤手当の処理を自動化する給与計算ソフトを紹介します。
給与奉行クラウド｜電車やマイカーなど毎月の通勤手当を自動計算
給与計算をはじめ、社会保険から年末調整までの給与業務をデジタル化し、バックオフィスの業務効率アップとペーパーレス化を実現するクラウド型の給与計算システムです。
3通りから通勤手当を選択して設定し、公共交通機関を利用する通勤者だけでなく、マイカーやバイク通勤にも対応しています。毎月の規則的な支給以外に、3カ月の一括支給といった変則的な支給にも、月割計算で非課税限度額を自動判定してくれます。
このような給与計算プロセスの効率向上につながるソフトを導入すれば、目視や手計算による人的ミスを減らせるはずです。
マネーフォワード クラウド給与｜通勤手当の課税・非課税区分を自動計算
バックオフィス業務のさまざまなデータを連携でき、給与計算に関する処理を自動化するクラウドサービスです。
通勤手当の計算は、毎月・2カ月・3カ月などの定額支給の他に、出勤日数に応じて支給するケースもあるでしょう。また、交通機関の利用設定も公共交通機関からマイカー・自転車まで幅広く対応しているため、従業員に合わせて細かくカスタマイズすることも可能です。
あらかじめ自社で定めた支給上限額を設定しておけば、超過分が一目で確認でき、支給上限額に応じて課税・非課税を自動で計算してくれます。業務効率の改善とペーパーレス化が期待できるツールです。
まとめ
複雑な給与計算を自動化できるクラウドサービスを導入すれば、人的ミスを極力減らすことができます。特にマイカー通勤の場合は、距離によって非課税限度額が細かく設定されているため、給与計算担当者にとっての負担にも役立つでしょう。
また、どのように支給するのが従業員や会社にとって有益なのかといった部分も、簡単にシミュレーションできる機能も備わっています。在宅勤務の導入により、通勤手当の計算方法を見直さなければならない企業もあるかもしれません。
給与計算ソフトは、従業員別の変更も簡単に反映できます。ぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか。
