給与計算ソフトは、従業員の勤怠データや人事情報を基づいて給与計算や給与明細作成を自動で行うソフトです。
主に、下記の機能を活用することにより、給与計算業務の一部を自動化・効率化できます。
以下、給与計算ソフトについて、それぞれの特徴や機能、料金プラン、導入レビューを紹介します。製品の選定に際して、基本機能や導入メリット、選び方などの詳細を確認したい方は、選定ガイドをご参考ください。
給与計算ソフトの導入は、人事労務の業務効率化、人為的エラーの防止、人件費の削減と最適化など多くのメリットが見込めます。
しかし、現在の給与計算ソフトは、機能とコストを最小限に抑えたシンプルな給与計算特化型ソフトから、勤怠管理や労務管理に関する機能を搭載した一体型の情報システムまで非常に選択肢が幅広く、自社の雇用形態や就業規則、企業規模にあったソフトを選択することが重要です。
本記事では、給与計算ソフトについて、各種機能の詳細や活用メリットを解説しています。また、適切な製品の選び方や比較のポイントも紹介していますのでぜひご参照ください。
給与計算ソフトとは、基本給に加え残業・欠勤などの勤怠データ、住民税・所得税、社会保険料・雇用保険料、各種手当など給与計算に必要なデータを集計し、計算処理や管理を自動化するツールです。
給与計算ソフトを活用すると、勤怠管理データや従業員情報から、各税金や各保険料などの控除を加味した給与額が自動で計算されるため、計算処理や入念なチェックの手間がなく、給与計算にかかる作業時間を削減することが可能です。Web明細や振込ファイルも自動生成されます。
さらに、勤怠管理や労務管理など他の業務システムと連携することで、月次の給与計算が完全に自動化されるほか、データ統合によって業務オペレーションの全体最適化も期待できます。
給与計算ソフトは製品によって搭載されている機能が異なり、それに応じてカバーできる業務範囲にもまちまちです。以下、給与計算ソフトを比較検討する際に押さえておきたい代表的な機能を紹介します。
あらかじめ設定した計算式に基づいて、基本給や残業代、税金などを自動計算します。正社員やパートといった雇用形態や労働契約に沿って計算式を個別設定でき、イレギュラーな計算式も保存できるため、入力の手間を削減するとともに経理担当者の負担を軽減できます。
勤怠データを給与計算ソフトに読み込み、残業や休日出勤、欠勤などの情報を給与計算に自動反映することができます。勤怠管理システムと連携していれば、リアルタイムで給与計算が行われるため、毎月の締め日にならなければ労働時間を集計できないということもなくなります。
発行した給与明細を電子データとして、メールでの配布やオンラインシステム上での閲覧ができる機能です。ペーパーレス化の推進とともに用紙や印刷にかかるコストと手間を削減する効果を見込めます。
ただし、給与明細の電子配布には従業員からの同意を必要とし、同意が得られない従業員には書面配布での対応が求められることを押さえておきましょう。
交通手段や移動距離によって異なる通勤手当の課税・非課税区分を自動計算し、給与明細に反映する機能です。
通勤手当には支給義務や法的義務がなく、通勤にかかる交通費の支給額や算出方法、支給対象とする通勤手段なども企業独自で規定することとなっているため、製品によって設定方法やカスタマイズ性に差がありますが、支給額の計算ミスや業務負荷の軽減を図ることができるでしょう。
社会保険や源泉徴収を計算する際の通勤手当の取り扱いについては、以下の記事をご参照ください。支給方法や交通手段別の支給額の算出方法についても、例を用いて解説しています。
年末調整機能は、月々の給与・賞与のデータを元に、年末調整に必要な所得税年額の自動計算を行い、年末調整の書類配布から内容の入力、担当者のチェック、修正や回収作業までをオンライン上で完結できる機能です。製品のサービスによっては税務署への電子申告も可能です。
給与計算ソフトは、大きく分けて「人事労務統合型」と「給与計算特化型」の2タイプに分かれます。
人事労務統合型は、給与計算だけでなく、人事労務の業務や各種手続き処理を一つのシステム上で統合管理できるタイプです。個々の従業員に紐づく形で人事情報が集約され、勤怠管理や労務管理も合わせて行うことができます。
同ベンダーから「給与計算」「勤怠管理」「マイナンバー管理」「労務管理」などシリーズ製品として提供されることも多く、リアルタイムで各データの同期や反映が行われます。
給与計算特化型は、給与の計算と明細発行を主要目的とし、勤怠管理や労務管理の機能を持たない、あるいは一部の機能に抑えたタイプです。勤怠データや労務関連のデータを取り込むには、CSVデータのインポートや外部システムとの連携が必要になります。
どの企業にも共通する給与計算ソフトの導入効果は、手間やミスの削減、定型的な処理の自動化による「給与計算業務の時間短縮」です。
この特性から、以下のような企業課題を解消することができます。
以前は問題なかったエクセルでの給与計算でも、従業員の増加や事業の拡大、働き方の多様化によって給与体系が複数パターンに分かれてくると、給与計算業務の負担は増加していきます。
また給与計算は、勤怠データや人事情報に依存する部分が大きいため、給与計算ソフトの導入や乗り換えの検討は、人事労務全体の業務体制を見直すきっかけにもなるでしょう。
給与計算ソフトは、自動化しうる給与計算周りの業務を全てシステム上で実施し、手作業での工数や人為ミスを削減してくれます。
給与計算ソフトを導入することで、企業や担当者は以下のようなメリットを受けることができます。
給与計算ソフトを導入すると、これまで手作業で行なっていた作業や計算処理がシステム上で自動化され、担当者の業務負荷を大幅に軽減することが可能です。
雇用形態や就業規則に応じた給与体系を一度設定してしまえば、税金・保険料などの控除を加味した給与額が自動で計算されるため、ミスの心配がなくなれば入念にチェックする手間も省けます。
給与振込日直前まで給与計算の業務が終わらない、業務が属人化していてヘルプできる人もいないといったことが解消されると、給与計算にかかっていた人件費を他の業務に割り当てることもできるでしょう。
給与計算ソフトは、月給制・日給制・時給制などの給与体系、正社員やパート・アルバイトの雇用形態の組合せにより、それぞれ異なる給与計算を設定可能です。
計算や設定変更の一括操作ができるため、テレワークや在宅制度、職種による勤怠ルールの違いによる複数パターンの雇用形態や給与体系にも対応できます。
毎年改正される法令・税制に手計算で対応しようとすると、税率や計算式の変更の手間や入力ミスが発生しやすくなりますが、給与計算ソフトを最新版にアップデートしておくことで、その時の税制に応じた給与が自動計算されます。
クラウド型の場合は、メンテナンスや機能アップデートはベンダー持ちのため、ログイン時に最新版にアップデートしておくだけで、改正後の法令・税制に対応できます。
一方、パッケージ型は買い切りタイプの製品の場合、アップデートに追加料金が発生することがあります。料金はベンダーによって異なるため、導入を検討する際に確認しておきましょう。
数多くの給与計算ソフトから自社に適した製品を探し出すには、まずシステムの導入先となる自社の現状を把握し、あらかじめ製品の選定基準を定めておくことが重要です。
具体的には、以下の3点を確認しておき、自社のニーズを満たす機能を搭載した製品を選定します。
給与計算ソフトの大きな導入目的として、「給与計算や人事労務業務の効率化」があるかと思いますが、具体的にどのプロセスが非効率で何が原因なのか、またどこまでの範囲を給与計算ソフトで自動化・効率化するべきかまで明確にしておきましょう。
一般的には、企業規模が大きくなるほど、給与計算で管理すべきデータの指標と量が増えていきます。個々の従業員にとって働きやすい環境を整えようとすれば、必然的に複数パターンの雇用形態や給与体系、特別手当、福利厚生などを設けることになるためです。給与計算に関連する勤怠管理や労務管理なども合わせて、人事労務全体での業務最適化を視野に入れる必要があります。
一方で、小規模な企業の場合は、給与計算ソフトにデータを入力することが、かえって手間になることもあるでしょう。多機能であるほど給与計算ソフトで実現できることは広がりますが、不要または利用頻度が低い機能が多いと、管理や操作が複雑化し、想定していたほど業務効率が改善されない可能性もあります。
自社の運用体制や課題の優先度に応じて、必要不可欠な機能、できれば搭載したい機能、無くてもいいがあると便利な機能といったように、機能の取捨選択をして製品を絞り込んでいきます。
給与計算ソフトを選定する際にチェックしておくべきポイントは下記5点です。
給与計算ソフトの導入形態には、以下の3つのタイプがあります。
クラウド型の給与計算ソフトは、オンライン上でデータを保管するため、ログイン情報があれば、時間・場所・デバイスを問わず利用できます。初期費用が無料もしくは比較的安価で、従業員数や付帯機能に応じて月額料金または年額料金がかかる料金体系をとっていることが多いです。
パッケージ型は、管理者のPCにソフトをインストールするため、初期導入費用として製品の購入費用が発生し、利用するPCの台数に応じてライセンス料金がかかります。給与計算ソフトへのアクセスがPCで制限されるという意味ではセキュリティレベルが高く、月額料金がかからない買い切り型であることが一般的です。
オンプレミス型は、自社のサーバーに給与計算のシステムをインストールして利用するものです。初期費用が高く、導入に1ヶ月以上かかることもありますが、自社独自の就業規則や運用体制に沿って個別のカスタマイズの融通が利きやすく、自社のセキュリティポリシーに基づく管理・運用ができます。クローズド環境や社内ネットワークでの利用に適しており、官公庁、市町村、自治体のほか、大規模な企業・組織で採用されることが多いです。
従業員の給与を算出する方法は、企業の就業規則や従業員の属性によって変化しますが、給与計算ソフトを導入するのであれば、できる限り例外なくソフト上で自動計算を済ませたいものです。
特に雇用形態や各種手当が複数パターン存在する場合、給与計算ソフトが対応していないパターンを個別で手計算していくのは相当な手間となります。そのため、現在給与計算に使用している計算項目が設定できるか、また規則に応じた機能のカスタマイズに対応可能かを確認しておきましょう。
また、給与計算そのものだけでなく、Web明細や振込ファイルの作成や、年に1度の年末調整計算の機能も含めるのかによっても、必要な搭載機能や管理項目が異なることにも注意が必要です。効率化・自動化したい業務範囲に合わせて、自社の就業規則や給与体系との相性をチェックしておきましょう。
給与計算ソフトを導入したものの、うまく使いこなせずに業務効率が落ちてしまうようなことがあれば元も子もありません。特に担当者がITツールに不慣れな場合は、最初はシンプルな機能のみに抑えて、管理画面の見やすいソフトを選んだ方がいいでしょう。
また、給与明細を電子発行し、従業員がWeb経由で閲覧できるようにするのであれば、給与管理に従事する人事・経理担当者だけでなく、全従業員が対象ユーザーとなります。
したがって、操作性の面では下記のポイントを押さえておきましょう。
従業員数が多い大規模な企業では、操作性の面で失敗すると、導入後に教育の手間がかさみ、状況によっては再検討の可能性もありますので、必要に応じて、デモ版やトライアル期間を活用してみることをおすすめします。
給与計算ソフトの中には、勤怠管理システムや人事情報管理ツール、マイナンバー管理、会計ソフトなど、社内の業務システムとデータやアカウントの連携ができるものがあります。
連携できるツールやシステムは製品によって異なりますが、例えば勤怠管理システム上の残業時間や有給取得を給与計算項目に取り込んだり、給与情報を会計ソフトの帳簿へ自動反映したりするといったことができます。
導入初期は手入力で十分に対応できることでも、従業員数の増加に伴って入力すべきデータの量も増え、製品の乗り換えやグレードアップ、または他のシステムとの連携機能が必要になってくるでしょう。
給与計算や人事労務業務に関する社内システムを統一させれば、業務ごとにシステムやソフトの切り替えが必要なくなり、長期的な運用体制の構築や業務効率の向上にも繋がります。
給与計算ソフトを導入する際には、勤怠データの取り込みや給与明細のレイアウト調整、そのほか管理画面の初期設定が必要なことがあります。そのため、自社で対応できるか不安な場合は、導入時にそういったサポートをしてもらえるか、また有償か無償かを確認しておいた方がいいでしょう。
また、万が一、運用開始後に何らかの不具合・トラブルが発生した際の、問い合わせ方法やサポートの対応可能範囲についても、導入前に明確にしておくことが大切です。
最後に、給与計算ソフトに搭載される代表的な機能を一覧でまとめます。※機能名称や内容はサービスによって異なることがあります。
給与計算ソフトは、給与計算を自動化するだけでなく、日々の経理・総務業務を効率化し、担当者の負担を軽減できる非常に便利なソフトです。また、計算項目を自由に設定可能なため、雇用形態や業種、勤務ルールにとらわれることなく、多様な働き方に対応することもできます。
現在は、多くのメーカーからさまざまなタイプの給与計算ソフトが提供されており、それぞれの製品が持つ特色や得意分野は多岐に渡ります。あらかじめ、給与計算ソフトを使って何を解決したいか、給与計算関連のどの業務をどこまで自動化すべきかなどを明確にし、本記事で紹介した選定ポイントを参考にしながら、自社に最適な給与計算ソフトをご検討ください。
