入退室管理システムは、「いつ・誰が・どこに出入りしたのか」を記録・管理するシステムです。後付け設置や簡易工事のみで施錠システムを導入でき、主に下記のような機能を利用できます。
- ICカードやスマートフォン、生体認証による解錠
- 入退室履歴の一元管理・レポート発行
- ドアごと・ユーザーごとの入退室権限付与
- 遠隔操作での施錠・解錠
- 勤怠管理システムや監視カメラとのシステム連携
以下、入退室管理システムについて、それぞれの特徴や機能、料金プランを紹介します。製品の選定に際して、導入メリットや選び方などの詳細を確認したい方は、選定ガイドをご参照ください。
本記事では、入退室管理システムについて、その役割や導入メリット、選び方のポイントを紹介しています。
入退室管理システムとは
入退室管理システムとは、「いつ・誰が・どこに出入りしたのか」を記録・管理するシステムです。システムに登録したICカードやスマートフォン、生体認証などによって個人を識別し、入室の許可や制限、入退室履歴の記録を行います。
受付の人員や警備員を配置することなく入退室管理を行うことができ、低コストで強固なオフィスセキュリティを実現可能です。
入退室管理の役割
入退室管理の基本は、管理対象となる敷地や部屋への出入を監視・把握することです。オフィスビルへの入館時に入口で「自身の企業名や氏名・受付担当者・入館時刻」を記入したり、会社内の特定の部屋に出入りできる人を制限したりするのも入退室管理の一種となります。
組織や企業によって目的はさまざまですが、業務における入退室管理の役割は大きく以下の3つです。
- 外部からの不法侵入の防止
- 外部への情報漏洩の防止
- 入退室履歴の記録
1. 外部からの不法侵入の防止
オフィスには従業員だけでなく、清掃会社や配送会社、取引先などさまざまな人物が出入りします。ここでの入退室管理の役割は、企業の管理・管轄外にある人物やアポイントメントを取っていない人物など、「入室・入館を許可されていない外部からの不法侵入を防止する」ことです。基本の防犯対策であり、また不要な飛び込み営業の立ち入りも制限されます。
2. 外部への情報漏洩の防止
企業の情報漏洩対策は、外部からの侵入だけでなく、社内からの持ち出しも配慮しなくてはなりません。情報漏洩のリスクから守るべき資産（書類・データ、設備など）のある特定エリアの入退室管理を行うことで、オフィスの出入口と合わせて二重の情報漏洩対策が可能です。
3. 入退室履歴の記録
その場での入退室を監視するだけでなく、氏名や企業名、入室エリア、入退室時刻などの入退室履歴を記録して残しておくことも、入退室管理の役目です。いつ誰がどこに入室したのかを定期的に確認すれば、不審な出入りや異常が無いかを把握できます。情報漏洩や盗難、不審物の持ち込みなどが発生した場合には、入退室履歴を遡って人物の特定やトラブルの原因追跡を行います。
法的観点から見た入退室管理システムの必要性
個人情報保護法20条では「個人情報取扱事業者は、その取り扱う個人データの漏えい、滅失又はき損の防止その他の個人データの安全管理のために必要かつ適切な措置を講じなければならない。（安全対策措置）」としています。この安全対策措置の一環として、企業は入退室管理実施の必要性に迫られることとなりました。
個人情報を保有する全ての事業所で「物理的安全管理措置」として、企業は以下3点を講じなければならない。
- 入退室管理（入退館管理）の実施
- 盗難等に対する対策
- 機器・装置等の物理的な保護
厚生労働省｜個人情報の保護に関する法律に基づく経済産業省ガイドライン素案
また、2019年から順次施行されている働き方改革関連法の「時間外労働の上限規制」や「勤務間インターバル制度」などにより、適正な労働時間の管理と客観的記録が義務化されています。正確な労働時間の把握にあたっては、勤怠管理と連携した入退室管理も関与してくるでしょう。
しかしながら、徹底した入退室管理の体制や設備を整備するのは、人員や予算の点から迅速な対応は困難であるのが現状です。そこで、低コストで素早く導入でき、総合的なセキュリティ対策を行える「入退室管理システム」に注目が集まっています。
入退室管理システムの導入メリット
入退室管理システムは、入退室を監視・管理する人員を削減し、利便性とセキュリティの両方を保ちながら業務効率化を実現できます。その根拠となる具体的な導入メリットは下記3点です。
- 不法侵入を防ぎ、機密情報を安全に管理できる
- 鍵の紛失リスクや維持管理費が削減される
- 入退室情報や施錠状況がひと目で把握できる
1. 不法侵入を防ぎ、機密情報を安全に管理できる
入退室管理システムは、入退室できる人物をあらかじめ制限でき、システムの管理・管轄外の人物や入室を許可されていない人物は、ドアを解錠する術がありません。防犯カメラや警備員の配置だけでは防ぎきれない不法侵入を未然に防止することができます。
また、ドアやエリアごとに入退室権限や認証方法を設定でき、セキュリティレベルが高いエリアには特定の社員や責任者しか入室を許可しない「ゾーンセキュリティ」対策を講じることも可能です。セキュリティレベルのゾーンを明確に分けることで、機密情報に近づきにくいオフィス構造を容易に設計できます。
2. 物理鍵の紛失リスクや維持管理費が削減される
入退室管理システムは、ICカード（社員証）やスマートフォン、指紋や顔、虹彩などの生体認証によって個人を識別し、解錠や入退室記録の取得を行います。
物理的な鍵やカードキーを廃止することによって、鍵の紛失や盗難、施錠忘れなどのセキュリティリスクはなくなります。また鍵の保管場所の確保や合鍵の発行も必要なく、維持管理コストが削減されるのもメリットです。
ドアごとに異なる鍵を設計するのではなく、ユーザーごとにエリア・フロア・部屋の入室権限を個別で付与する仕組みとなっており、急な増員や退職、人事異動があった際も、管理画面上の操作のみで簡単に入室権限の付与・削除・変更が行えます。
3. 入退室情報を取得・記録し、データを活用できる
入退室管理システムは、社内全ての入退室を常に監視し、入退室記録の取得・管理を行います。管理画面上で利用者の入退室がリアルタイムで可視化され、監視カメラと併用すれば、人物と共に出入りしたモノを記録することも可能です。万が一、不正やトラブルが発生した際も、入退室履歴を辿ることで原因や証拠を掴めるでしょう。
また、データによる入退室情報の記録を活用し、勤怠管理システムとの連携によって適正な勤怠管理を強化するといった使い方もできます。たとえば、「勤怠管理システム上の労働時間とオフィスの入退館時刻に乖離がある」など、サービス残業や不正打刻の発見に繋がることもあるでしょう。
入退室管理システムの選び方・比較ポイント
入退室管理システムの導入には、業務効率化や管理コストの削減、セキュリティレベルの強化、勤怠管理の徹底、受付の無人化などさまざまな目的があり、それぞれの課題解消に強みを持つサービスを見極めることが重要です。
比較のポイントとしては、下記3点が挙げられます。
- 解錠方法
- 施錠システムの設置方法
- 管理画面の操作性・見やすさ
現状の管理体制やオフィス環境、システムの導入目的を明確にした上で、それぞれのポイントを押さえた比較検討を進めていきましょう。
1. 解錠方法
入退室管理システムの認証・解錠方法は、主に「暗証番号入力」「ICカード（兼社員証）」「スマホアプリ」「生体認証」が挙げられます。それぞれ使い勝手やセキュリティレベルがそれぞれ異なるため、企業規模や入退室エリアの数などを考慮して、運用しやすいものを選択しましょう。
| メリット | デメリット | |
| 暗証番号 | ・外付けで設置が容易で低コスト ・エリア・ドアごとに設置すれば安全性を担保できる | ・感染症の接触感染リスクがある ・暗証番号を忘れた際の対応が手間 ・暗証番号が外部に漏れる可能性がある ・個人を識別できない |
| ICカード | ・権限付与が容易で全社員が使いやすい ・規模が大きく、出入りの多い企業で効率的に管理できる | ・社員のICカードを使えば、部外者も入室できる ・ICカードを忘れたり紛失した際に、一時貸与や再発行手続きが必要 |
| 生体認証 | ・パスワードを覚える必要がない ・高精度で本人認証が行える ・非接触で入退室できる | ・他の認証方法よりも高額なものが多い ・一人ずつ指紋や顔の事前登録が必要 ・汗や乾燥で反応しにくい時がある ・宗教や文化、生理的反発を受けることがある |
| スマホ認証 | ・有効期限設定により、来客や一時発行に対応しやすい ・GPSを使ってハンズフリーで解錠できる | ・端末を忘れたり紛失した際の対応が必要 ・生体認証よりはセキュリティ面で劣る |
複数の認証方法を組合せて利用できる場合、通常は社員証と兼用のICカードで統一し、セキュリティレベルが高いエリアでのみ生体認証を利用するといった使い分けも考えられます。
2. 施錠システムの設置方法
ドアの施錠システムの設置方法には、既存のドアに後付けするタイプと鍵のシリンダーそのものを交換するタイプがあります。
後付けタイプは、扉に貼りつけるだけで簡単に設置ができます。移設にも対応可能なため、退去時の原状回復費も抑えることができ、オフィスの移転予定がある場合には最適です。
一方で、交換タイプは、初期費用はかかるものの、耐用年数を気にせず利用でき、1つの拠点で長期的な利用を想定している企業に向いています。
3. 管理画面の操作性・見やすさ
社内の入退室や施錠状況を把握したり、従業員情報の登録や権限付与を手際よく行なったりするには、管理者視点でのシステムの使い勝手の良さも求められます。
- 部門や役職、フロアなどで権限のグループ分けを手早く行えるか
- 必要なメニューをすぐに呼び出すことができるか
- 従業員情報の登録工数はどのくらいかかるか
- パソコンやスマートフォンなどどの端末からアクセスしても操作しやすいか
など、デモ版のお試し利用などを参考に、システムの操作性を事前に確認しておきましょう。