Web給与明細システムは、紙で配布していた給与明細を電子化し、従業員がWeb経由で閲覧できるようにするシステムです。
ペーパーレス化によって、主に下記を実現できます。
- 給与明細の用紙や印刷用インクなどの経費を削減
- 印刷、配布、封入作業や郵送の事務コストを削減
- 渡し忘れや渡し間違い、紛失のリスクがなく再発行も不要
以下、Web給与明細システムについて、それぞれの特徴や機能、料金体型を紹介します。製品の選定に際して、基本機能や導入メリット、選び方などの詳細を確認したい方は、選定ガイドをご参考ください。
また、当ページで取り扱うのは、主にWeb給与明細の発行・配信に特化した「専用型Web給与明細システム」です。給与計算の機能は含まれていません。Web給与明細対応の給与計算ソフトをご検討の方はこちらのページをご参照ください。
テレワークをはじめとした多様な働き方の拡大で、手渡しでの明細書配布が困難になりつつあること、企業全体の動きとして業務コストの見直しやペーパーレス化の推進があることから、給与明細の電子化の動きが加速しています。
本記事では、Web給与明細システムについて、機能や活用メリットを解説しています。また、適切な製品の選び方や比較のポイントも紹介していますのでぜひご参照ください。
Web給与明細システムとは
Web給与明細システムとは、紙の給与明細を電子化し、メールへのファイル添付やWeb経由で閲覧できるようにするシステムです。
給与明細を電子化することにより、明細書の紙・封筒・印刷のコスト、封入作業や配布の事務コスト、郵送コストを削減することが可能です。また、給与明細がデータとしてシステム上に記録されていくため、紛失のリスクや再発行の手間もなくなります。
また、Web給与明細システムには、CSVデータの取り込み可能な製品と、給与計算ソフトと連携して給与明細データを取り込める製品があります。給与計算ソフトと連携することで、転記の誤入力や計算ミスを防止でき、明細書に含める表示項目やフォーマットのカスタマイズもしやすくなります。
給与明細の電子交付には従業員からの同意が必要
注意点として、所得税法第226条、第231条より、給与明細の電子配布には、給与の支払いを受ける従業員本人の事前承諾が義務付けられており、書面（紙）での提供を求める従業員に対しては、書面配布に応じなければなりません。
この課題は、Web経由での確認を基本としながら、紙の明細書も発行可能なシステムを選択することで解消することができますが、給与明細のプリントアウトや配布、郵送などの業務プロセスが別途発生することとなります。
書面発行の対応には、以下のような方法が考えられますが、書面を希望する従業員の人数やニーズ、またバックオフィス体制によって適切な対処法が異なってくるでしょう。
- 事前調査を行い、書面を希望する従業員には毎月書面で明細発行する
- Webでの閲覧を基本として申請があったときのみ書面を発行する
- 従業員自身が必要に応じてWebでの閲覧メニューからプリントアウトする
そのほか導入の際には、給与明細を電子化するメリットを共有し、あらかじめ電子化に当たっての疑問や不安を解消しておくなどして、電子化の同意を得やすいようにすることも重要です。書面明細を望む理由によっては解決策を検討することも視野に入れましょう。
給与明細電子化の移行ステップ、および給与明細の電子交付に同意を得られない場合の対処法については、以下の記事で詳しく解説しています。
Web給与明細システムの種類
Web給与明細を発行する、またはWeb上で閲覧できるようにするには、以下2つの方法があります。
- 専用型：Web給与明細の発行・配信に特化したWeb給与明細システム
- 一体型：Web給与明細に対応している給与計算ソフト
専用型のWeb給与明細システムでは、CSVデータの取り込み、もしくは給与計算ソフトとの連携によって、既存の給与明細情報を電子化します。
また一体型は、既に利用している給与計算ソフトがある場合、製品の乗り換えをしなければなりませんが、社内で運用するシステムを1つに集約できる利点もあります。
本記事で取り扱うのは、専用型のWeb給与明細システムです。Web給与明細対応の給与計算ソフトをご検討中の方は、ぜひそちらの比較・詳細もご参照ください。
Web給与明細システムの導入メリット
Web給与明細システムを導入することで、企業や経理担当者は以下のようなメリットを受けることができます。
- テレワーク制度の対応
- 業務コストの削減
- 経理・総務の業務負荷軽減
1. テレワーク制度の対応
Web給与明細システムの導入が加速したきっかけとなったのは、コロナ渦でのテレワーク制度の対応ではないでしょうか。従業員によって出社のタイミングもまちまちで、給与明細をオフィスで渡すことが困難になりました。郵送となると、従業員数が多くなるほど担当者の手間とコストがかかります。
しかし、給与明細を電子化して各自がオンラインで確認できるようになると、オフィスのPCだけでなく、自宅やスマホから明細を確認できるようになります。Web給与明細システム上で給与情報を更新しておけば、従業員はいつでもどこでも明細を確認でき、またメールでの一斉配信も可能です。
2. 業務コストの削減
Web給与明細は、明細書の紙・封筒・印刷のコストを削減することが可能です。本社で発行した給与明細書を複数拠点へ配送していた場合は、その配送コストも全てカットされます。
また、明細の封入作業や配布の事務コスト（人件費）も必要なくなるため、給与業務にかかっていたリソースを他の業務に有効に割り当てることができ、業務効率の改善や生産性の向上にも繋がるでしょう。
3. 経理・総務の業務負荷軽減
Web給与明細システムを導入すると、給与明細管理も簡易になります。
まず、書面とは違って紛失のリスクがないため、再発行の手続きや処理はなくなります。経理に申請を出さずとも、必要に応じて過去の給与明細履歴を好きな時に閲覧できるのは、従業員側からしても大きなメリットでしょう。
給与明細の配布に関しては、閲覧開始日やメール配信日のスケジュールを設定しておけば自動で反映されるため、業務負担が給料日前に集中せずに済みます。
Web給与明細システムが解決できる企業課題
毎月発生する給与明細の発行・配布に関連する「業務コスト削減」と「労働生産性の向上」は、企業にとって非常に価値のある取り組みです。
Web給与明細システムの導入は、以下のような企業課題を解消することができます。
- 毎月、担当者の業務負担が給料日前に集中している。
- テレワーク制度の導入により給与明細の受け渡しが困難になった。
- 給与計算結果を別のソフトに手入力して給与明細を作成している。
- ペーパーレス化の取り組みのため給与明細を電子化したい。
以前は、書面での受け取りを希望する従業員への対応や、スマホやPCの操作が苦手な社員の教育が必要になることなど、Web給与明細システムの導入に際して障壁となるところもありました。
現在はスマートデバイスの普及が進み、ペーパーレス計画や働き方の多様化の後押しもあり、後回しにしていた給与明細の電子化も、従業員からの理解を得やすくなっているのではないでしょうか。
Web給与明細システムの選び方・比較のポイント
Wen給与明細システムを選定する際にチェックしておくべきポイントは下記5点です。
- PDF出力・プリントアウト｜紙の明細書発行への対応
- 費用・料金体系｜発行数課金かユーザー課金か
- 操作性｜誰でも簡単に給与明細を閲覧できるか
- 導入・運用のサポート体制｜適用範囲と問い合わせ手段をチェック
1. PDF出力・プリントアウト｜紙の明細書発行への対応
Web給与明細の配布には、給与の支払いを受ける従業員本人の事前承諾が義務付けられており、書面（紙）での提供を求める従業員にはその対応が必要となります。（所得税法第226条、第231条より）
電子明細の発行・配信を基本としながら、紙の明細書発行にも対応するには、「PDF出力」の機能が搭載されたWeb給与明細システムを選定しましょう。
以下のような対応方法が考えられます。
- 管理者がPDFファイルをメールで送信する
- 各従業員がシステムにログインしてPDFファイルのダウンロードを行う
- 希望する従業員のみに、管理者がプリントアウトして手渡し、または郵送する
一旦ダウンロードを行なわなくても、管理画面や閲覧画面から直接プリントアウトできるものもあります。
2. 費用・料金体系｜発行数課金かユーザー課金か
Web給与明細システムの料金体系には以下の2パターンがあります。
- ユーザー課金：利用者数（従業員数）で決まる固定月額プラン
- 発行数課金：Web給与明細を発行するごとに課金される
発行数課金は、基本月額料金に加えて、Web給与明細を発行したいときに発行した分だけ料金が発生します。必要なWeb給与明細数が毎月変動する企業におすすめです。
ユーザー課金は、10名未満は月額50円／人、50名未満は月額40円／人、300名未満は30円／人、300名以上は25円／人といったように、利用人数に応じて月額料金が安くなっていくことがあります。
3. 操作性｜誰でも簡単に給与明細を閲覧できるか
各自がシステムにログインして給与明細を閲覧する場合、給与管理に従事する人事・経理担当者だけでなく、全従業員が対象ユーザーとなります。
以下、操作性の面で押さえておくべきポイントです。
- 従業員全員が確実に給与明細を閲覧できるか
- 担当者が管理画面を操作しやすいか
- 全体の見やすさ、扱いやすさ
従業員数が多い大規模な企業では、操作性の面で失敗すると、導入後に教育の手間がかさみ、状況によっては再検討の可能性もありますので、必要に応じて、デモ版やトライアル期間を活用してみるといいでしょう。
4. 導入・運用のサポート体制｜適用範囲と問い合わせ手段をチェック
給与明細を電子化する際には、給与明細データの取り込みや明細書のレイアウト調整、そのほか初期設定が必要なことがあります。そのため、自社で対応できるか不安な場合は、導入時にそういったサポートをしてもらえるか、また有償か無償かを確認しておいた方がいいでしょう。
また、万が一、運用開始後に何らかの不具合・トラブルが発生した際の、問い合わせ方法やサポートの対応可能範囲についても、導入前に明確にしておくことが大切です。
Web給与明細システムの機能
最後にWeb給与明細システムの代表的な機能一覧をまとめます。自社の運用体制に適した「給与データの取り込み方」と「給与明細の配布方法」からどの機能が必要になるかを洗い出し、条件に合う製品を探してみましょう。
給与データの取り込み
- 外部データインポート：既存の給与計算ソフトやCSV形式のデータを取り込むことで、Web給与明細システム内のフォーマットに反映される。
- 過去データ登録：Web給与明細システム導入以前の給与明細の登録ができる。従業員は過去の給与明細を閲覧・出力可能。
- 業務システムとの連携：給与計算ソフトや会計ソフト、経理・労務系のシステムと連携し、互いのデータを反映・同期する。
Web給与明細の発行・配信
- PDF出力：給与明細書をPDFファイルとして出力し、ファイルダウンロードや紙へのプリントアウトが可能。
- 源泉徴収票発行：源泉徴収票の発行・配信、システム上での閲覧が可能。
- 自動メール配信：給与明細の配信スケジュールを設定し、指定日時での自動配信が可能。
- マルチコピー機連携：コンビニなどのネットプリントにデータを転送して、明細書をプリントアウトできる。
その他の機能
- スマートフォン対応：専用アプリまたはブラウザからのログインにより、スマホで給与明細を閲覧できる。
- 多言語対応：英語をはじめ、外国語への変換対応が可能。
- 源泉徴収票発行：源泉徴収票の発行・配信、システム上での閲覧が可能。
ユーザー管理・セキュリティ強化
- ユーザー管理：Web給与明細システムを利用するユーザーの登録・削除・権限設定を行う。
- ログ出力：いつ、誰が、どんな操作を行ったかの履歴を記録・管理・自動出力する。
- デバイス制限：会社が許可した（管理下にある）デバイスのみ、システムにログインできる。
- IPアドレス制限：ユーザーをIPアドレスで管理し、指定外のIPアドレスからのシステムログインをブロックできる。
- SSL・AES暗号化：ネットワーク上の通信データを暗号化し、悪意ある第三者による盗聴や情報の改ざんを防止する。
- 利用制限機能：システムへのアクセス権限や機能の操作権限をユーザーごとに設定できる。
- ニ段階認証：ログイン時にID・パスワードだけでなく、登録した電話番号へ送信した確認コード入力などの本人確認要素を設定し、なりすましを防ぐ。
まとめ
Web給与明細システムは、煩雑な給与明細管理のコストを削減するほか、過去の履歴を含めて給与明細をいつでもどこでも閲覧できる従業員側にも多大なメリットがあります。
- 紙・封筒・印刷のコストが削減される。
- 封入作業・手渡しの事務コストや配送コストが削減される。
- 給与明細管理に費やしていた人件費を他の業務に割り当て、労働生産性が向上する。
場所や時間に制限を受けない働き方の多様化やペーパーレス化の推進により、今後はWeb給与明細のニーズがより一層高まってくるでしょう。給与明細の電子化ならびに給与管理のシステム化をご検討の方は、給与計算ソフトの詳細ページも合わせてご参照ください。
