受付システムは、スマホやタブレット端末、専用ロボットを受付口に配置し、来訪者対応や内線電話の取次などの受付業務をサポートするシステムです。受付端末とシステムを連携して以下のような機能を利用できます。
- 訪問先（担当者）の検索・呼び出し
- 入館証シールやQRコードチケットの自動発行
- 訪問先（担当者）への来客通知
- 来訪者情報や入退館記録の管理
以下、受付システムについて、それぞれの特徴や機能、料金プランを紹介します。システムの選定に際して、導入メリットや選び方などの詳細を確認したい方は、選定ガイドをご一読ください。
本記事では、受付システムについて、その役割や導入メリットをわかりやすく解説しています。また、サービスの比較検討時に押さえておきたいポイントも紹介していますのでぜひご参照ください。
受付システムとは
受付システムは、オフィスの入り口にタブレットや専用端末を設置し、来訪者対応や内線電話の取次などの受付業務をサポートするシステムです。受付業務の効率化や受付人員の削減を実現し、受付対応にかかる時間や人件費を大幅に削減することができます。
来訪通知は、専任の受付担当者を経由することなく、訪問先の役員や従業員にチャットやメールで直接通知できるため、来訪者対応の迅速化を図ることが可能です。
また、音声認識や顔認識機能を搭載したシステムもあり、面会前に来訪者の素性を確認できるため、セキュリティ対策として活用する企業も増えてきています。
受付システムの導入メリット
受付システムの導入によって企業が得られるメリットは以下の3点です。
- 受付業務の効率化し、来訪者をスムーズに案内できる
- 来客者情報の管理を効率化できる
- 不正入館や飛び込み営業を抑止できる
1. 受付業務を効率化し、来訪者をスムーズに案内できる
有人で受付管理を行う場合、受付担当者が来訪者から用件を聞き、内線電話を通じて訪問対応者に繋げるという方法が一般的ですが、受付システムでは、来訪者対応や内線の取次業務は不要です。
来訪者が受付システムの端末から入力した用件が、訪問担当者へダイレクトに通知されるため、受付業務の工数を削減し、スムーズな受付対応と案内を行うことができます。
また、受付担当のポジションが不要になることで人件費が削減され、そのぶん他の業務にリソースを充てることで、生産性の向上にも期待できるでしょう。
2. 来客者情報の管理を効率化できる
多くの企業は、セキュリティ対策の観点より、来訪者情報（企業名、氏名、目的、来訪・退室日）を管理しています。受付システムでは、来訪者情報や来訪予約をシステム上で一括管理でき、対応状況の確認や来訪者情報の検索が可能です。
また、来訪者が入退館時に入力した情報や時刻は、そのままシステム上に保存されます。企業担当者が情報入力や転記を行う必要がなくなるため、対応漏れや入力ミス、予約情報の重複などの人為的エラーを防止できるでしょう。
3.不正入館や飛び込み営業を抑止できる
受付システムでは、来訪者と対面する前に来訪者情報を確認できるため、予約が無い人との面会を回避することができます。
受付時に来訪者情報を入力してもらい、その情報に基づいて予約内容と照らし合わせ、内容が一致した場合のみ面会するようにすれば、不正入館の抑止や飛び込み営業への対策に繋がります。
また、顔認識機能を搭載したシステムであれば、面会前に来訪者の顔を確認できるため、より安心です。
受付システムの選び方・比較ポイント
受付システムは、それぞれが独自の強みや注力している機能を持っています。システム選定時には、あらかじめ自社の導入目的や解消すべき課題を整理し、それに応じて必要な機能を洗い出していきましょう。
具体的な比較ポイントは下記4点です。
- サービス提供タイプ
- 来客通知の受け取り方
- 社員情報の登録方法
- セキュリティ対策
また、機能の充実度によって価格帯も上下するため、受付システムに何を求めるべきかに優先度を付けておくことも重要です。
1. 利用端末のタイプ
受付システムの提供タイプには、「iPadやタブレット端末」を使用するものと、「ベンダー独自開発の専用端末やロボット」を設置するものの二種類があります。
iPad・タブレット端末は、操作に手慣れた来訪者も多く、迷わずスムーズに受付を進められるでしょう。また、比較的小型で設置スペースを取らないため、受付スペースを広く確保しなくても導入できます。
一方で、専門端末やロボットは、高額になりやすいものの音声認識や顔認識と行った高度な機能が備わっています。来訪者に先進的なイメージを与えることができ、目新しいことをきっかけに、他社との差別化に繋げることも期待できるでしょう。
それぞれの特性を踏まえた上、以下の4点が比較のポイントとなります。
- 操作性の良さ
- 企業イメージ
- 機能（音声認識、顔認識）
- 設置スペース
導入コストとのバランスも含め、上記項目に優先順位を付けて検討してみてください。
2. 来客通知の受け取り方
ほとんどの受付システムが、ビジネスチャットやメール、内線電話など、複数手段の来客通知を利用できます。ただし、システムによって利用できる通知方法や、連携可能なコミュニケーションツールが異なるため、まず自社で活用したい通知方法を決定し、各サービスで搭載している通知機能を確認すると良いでしょう。
特に、業務でビジネスチャットを利用している場合は、それに通知できるシステムを選定しましょう。個人だけでなく複数人宛てに来訪通知を飛ばせるため、万が一担当者が見逃した場合でも、素早く他の人がサポートに回ることができます。
3. 社員情報の登録方法
受付システムの担当者検索機能を利用するには、社員情報の登録作業が必要です。登録方法はシステムによって異なるため、各登録方法の特徴を理解した上で、自社に合った手段に対応するシステムを選びましょう。
社員情報の登録方法は、下記の3つです。
- 従業員情報を一人ずつ手入力
- 外部システムから従業員データをCSVで一括読み込み
- 外部システムに直接連携（API連携）
小規模な組織であれば、個々の従業員情報を手作業で登録してもさほど工数はかからないかもしれませんが、従業員数が増えてくると登録や情報更新も追いつかなくなってきます。
そういった場合は、人事情報を取り扱う外部システムとのデータ連携が有効です。外部システムからCSVデータをダウンロードし、受付システムにインポートすることで社員情報の一括登録を行うことができます。
さらに、システム連携（API連携）であれば、人事異動や入退社があった場合でも、人事情報システム上の社員データが受付システムにも即時反映されるため、常に最新情報を登録した状態を維持できます。データ連携の頻度によってはAPI連携ができるものが望ましいです。
4. セキュリティ対策
受付システムでは、社員情報や来訪者情報などの個人情報を取り扱います。情報漏洩のリスクや内部統制の観点からも、誰でも閲覧、操作できる状態は好ましくありません。来訪者情報などの個人情報が流出すると、会社の信用性にも影響します。
アクセス制限や操作制限、ユーザー管理などのセキュリティ機能を確認し、自社の社内ポリシーの要件をクリアできているか照合しておきましょう。
受付システムの機能
受付システムの代表的な機能一覧です。※機能名称や内容は製品によって異なることがあります。
- 担当者検索：来訪者が訪問先の担当者を検索し、直接呼び出せる。
- 入館証発行：入館に必要な入館証シールやQRコードチケットを発行する。
- チャットツール・メールへの来客通知：担当者の連絡ツールに直接通知を飛ばすことができる。
- 来訪者情報の管理：来訪者の企業名や氏名、訪問目的や入退館時刻などの情報を一元管理する。