IT資産管理ツールは、業務で利用するIT機器やソフトウェアの利用状況を一元的に管理できるシステムです。
管理対象となるIT資産は以下の通り。
以下、国内外のIT資産管理ツールについて、それぞれの特徴や機能、価格、導入レビューを紹介します。製品の選定に際して、基本機能や導入メリット、選び方などの詳細を確認したい方は、選定ガイドをご一読ください。
主な管理対象として、スマホやタブレットなどのモバイル端末を想定している方は、MDM・EMM（モバイルデバイス管理）のページもご参照ください。
プライベート・ビジネスを問わず、誰もがPCやスマホ、クラウドサービスを利用することが当たり前になっている昨今、組織が管理下に置くIT資産が増え続ける一方です。
IT資産管理ツールは、管理担当者の業務負担を抑えながら、効率良いIT資産管理とセキュリティ強化を実現するための必須ツールとなりつつあります。
本記事では、IT資産管理ツールについて、その役割や機能、導入メリットをわかりやすく解説しています。また、製品の選び方や比較のポイントも紹介していますのでぜひご参照ください。
IT資産管理とは、組織内のIT資産の利用状況を管理することです。内部統制・セキュリティの強化、投資予算の適正化を目的とし、具体的には、脆弱性を持つコンピュータがないか、ライセンス違反やセキュリティポリシー違反がないか、使用されていないPCや余ったライセンスがないかなどを把握します。
IT資産管理を行うには、IT資産台帳を使います。その台帳作成や情報更新を自動で行なってくれるのが、「IT資産管理ツール」です。
IT資産管理ツールは、機種名、IPアドレス、利用者名、導入日などハードウェアの基本情報、ソフトウェアのライセンス管理や更新プログラムの適用状況など、個々のIT資産に関するあらゆる情報を自動で収集します。
IT機器やソフトウェアのステータスがひと目で把握でき、適正かつ効率的にIT資産管理を行えるほか、超過投資の削減と業務自動化による生産性向上も期待できます。
事業規模が小さいうちは、パソコンの保有台数やソフトウェアのアップデート状況を、エクセルなどの表計算ソフトに手入力していくことも多いですが、IT資産が増えてくると手作業では追いつかず、あらゆる場面で管理の抜け漏れが発生しやすくなります。
上記のような、IT資産管理における煩雑な業務課題を解消する手立てとなるのが「IT資産管理ツール」です。
IT資産管理ツールの導入により企業や管理担当者が享受できるメリットは以下の通り。
IT資産管理の大きな課題は、新規端末の登録や削除、ソフトウェアの更新スピードに台帳入力が追いつかず、また業務リソースの大半を消費してしまうことです。
IT資産管理ツールでは、各コンピュータとそれに紐づく周辺機器・ソフトウェア・ライセンスの最新情報が自動で取得され、それらを一元的に管理できるため、それぞれの稼働状況がひと目で把握でき、機器の不具合にもすぐにアラートで気付くことができます。
管理者が各部署を周ってメンテナンスやアップグレードが必要なPCを探し出したり、特定のソフトウェアの使用頻度を従業員に確かめたり、といったことは不要です。
加えて、ソフトウェアや更新プログラムの一斉配布、端末のリモート操作などを活用すれば、基本的に全ての管理業務やトラブルシューティングを遠隔で行えるようになり、情報システム部門の業務負担が大幅に軽減されます。
そのほか、ヘルプデスクへの問い合わせ件数の抑制や、定期的な情報履歴の確認によるレポート作成やレビューの効率化などのメリットもあり、IT資産管理ツールの活用は、業務負担を最小限に抑えながら、抜け漏れのない適正なIT資産管理を実現するための必須事項と言えるでしょう。
IT資産管理ツールには、PCやその周辺機器が正常に動作しているかどうかの情報を継続的に取得する「死活監視」の役割もあります。
脆弱性を持つハードウェアやソフトウェア、サーバーが探知され次第、その場でアップデート指示を出して実行したり、遠隔操作で一時的に利用を抑制したりといった迅速な処置を施すことが可能です。
リプレイスの検討や機器配置の最適化に活用することもできるでしょう。
IT機器の利用状況から、使用されていないPCや余ったソフトウェアライセンスを発見でき、それぞれ適正数に是正することができます。
情報は常に最新状態であるため、企業内に使える機材がありながらも新規購入してしまうといった超過投資の事態を防ぎ、資産の有効利用が可能です。不要になったライセンスを自動でアンインストールする機能もあるので、チェックしてみましょう。
また、必要なライセンス数と現保有ライセンス数の過不足を、会社全体または部署ごとに把握することができ、とある部署の空きライセンスを別の部署の足りていない部分に割り当てるといった、全社レベルでの保有ライセンスの最適化を図ることができます。
IT資産管理ツールの管理下では、業務に利用するPCやソフトウェア、ネットワークの規定を設定することで、自社のセキュリティポリシーを遵守したIT資産の運用・管理が可能になります。
例えば、下記のような設定ができます。
管理者が安全と判断して許可したコンピュータ端末やソフトウェアだけが利用可能です。登録外端末を社内ネットワークから遮断することで、外部からの不正アクセスや個人端末の不正利用、社内情報の持ち出しを防止できます。
また、故意の内部犯行だけでなく、禁止ソフトウェアと知らずにインストールしたり、ライセンス切れに気付かずにソフトウェアを利用し続けたり、といった意図せぬ社内ポリシー違反やライセンス違反も抑止可能です。
そして、端末の操作履歴やアクセス履歴をログとして記録・レポート出力することができることも、内部犯行による情報流出の抑止に繋がるでしょう。万が一、不正が発生した場合でもアクセスログや操作ログを辿ることによって、どの端末からの操作であるかを追跡することが可能です。
以下、IT資産管理ツール比較検討を行う上で押さえておくべきポイントです。
IT資産管理ツールは、企業規模が大きいほど管理するコンピュータ端末が多くなり、業務利用するソフトウェアやクラウドサービスも増えていくため、一度導入すると他のツールに乗り換えにくい性質を持っています。
自社のIT資産の利用状況や管理・運用体制などを整理し、導入目的を明確にした上で、上記のポイントを押さえて、IT資産管理ツールの比較検討を行いましょう。
IT資産管理ツールを選定する際には、管理側と被管理対象となる端末のOSや動作環境を確認しましょう。機能面や操作性に優れたツールを見つけても、自社の利用環境に対応していなければ、そのソフトはインストールすることができません。
管理側も端末側もWindows OSには対応していることがほとんどですが、主にMac端末を利用している場合やMacとWindows端末が混在する場合は、OSの違いによる操作制限や、MacとWindows端末の管理項目を統合して一元管理できるのかどうかをチェックしておきましょう。
スマートフォンやタブレットなどのモバイルデバイスも管理下に入れる場合は、MDMの機能、もしくはMDM・EMMとの連携機能の有無も重要です。
また、IT資産管理は、管理端末数や管理項目数によっては負荷の重い作業となりますので、IT資産管理ツールの性能に対してパソコンのスペックが追いついていない場合は、パソコンの増強や買い替えも視野に入れる必要があります。
数多くのIT資産管理ツールは、それぞれが異なる特色や強みを持ち、搭載機能の組み合わせや管理項目、料金プランも千差万別です。機能を比較する際には、IT資産管理ツールで何を解決したいか、主にどんな用途で使用したいかをあらかじめ明確にしておき、その導入目的を軸に機能要件を洗い出していきます。
また、基本的にどのツールも何らかのセキュリティ機能は備わっていますが、それらが自社のポリシーを満たしているかどうかを確認しておくことも重要です。自社のセキュリティ基準を整理し、どの管理項目をどの程度まで制限する必要があるかを検討しておきましょう。
管理担当者がIT資産管理ツールを正常にかつ円滑に運用できなければ、かえって管理業務負担が増加してしまい、費用対効果が想定よりも下がってしまいます。
海外製品の場合は、日本語版であっても海外ニーズに合わせてデザインされていることが多いため、担当者によって使い勝手や好みが別れるかもしれません。
トライアルや無料期間がある製品であれば、管理画面の見やすさや操作のしやすさなど、日々の運用をストレスなく行なっていける製品であるかを確認しておきたいところです。
IT資産管理ツールは、セキュリティ対策の根幹となるIT機器やネットワーク管理を行っているため、何らかの不具合が発生すると、たとえ部分的であっても修復されるまではセキュリティの穴が生じることになります。
トラブル時のサポートについては、以下の詳細を確認し、自社の担当者も速やかに動けるようにしておきましょう。
また、OSの大型アップデートが予告なく行なわれることもあり、その際に、IT資産管理ツールがそれらの変化に対応して正常に動作するかどうかも重要なポイントです。
必要に応じて小まめにアップデートがされているかどうかは、製品情報サイトのバージョンアップデート履歴などから判断できます。
IT資産管理ツールの代表的な機能です。機能名称や詳細な機能内容は、製品によって異なります。
ここ数年で、個人・組織を問わず、デジタルデバイスやクラウドサービスの普及が急速に進んでいます。今後も企業が保有するIT資産は増加し続け、それらの管理は一層複雑なものとなっていくでしょう。
IT資産管理ツールは、管理が追いつかなくなったIT資産の現状把握と有効活用に役立ち、手作業での台帳管理から脱却する資産管理業務の自動化・効率化を実現します。
ご紹介した導入ステップ・選び方のポイントを押さえ、自社の環境や要件に適したIT資産管理ツールをご検討ください。
