メンバー内の情報共有に遅れが出て業務が滞ったり、情報を保管する場所が別々で取り出すのに苦労したりしていませんか？

グループウェアを導入すれば、メンバー間の情報共有がリアルタイムにでき、スムーズなコミュニケーションが実現します。また、タスクやスケジュール管理、文書管理などを一元化でき、業務の効率化を図れます。

会社全体で使いこなすためには、自社に合ったグループウェア選びが重要です。

本記事では、グループウェアでできることや導入効果、従来のオンプレミス型と近年主流のクラウド型グループウェアの違いなどを解説します。自社の課題解決に適したグループウェアを精査し、業務改善に役立てましょう。

グループウェアとは

グループウェアとは、複数のメンバーで業務をスムーズに進めるために、業務上の情報や文書ファイル、設備、タスク、スケジュールなどをオンラインで共有・一元管理できるツールです。インターネット経由で使えるグループウェアは、ITを使用したリモートワークを導入する場合にも最適です。

グループウェアを使えば対面での情報共有にかかる手間を省けるため、業務上のコミュニケーションが円滑になります。各メンバーは、グループウェアに上げられている最新の情報にいつでもアクセスできるため、情報共有のためにわざわざミーティングを開催する必要がありません。また、必要な文書などにもすぐにアクセス・入手できるため、無駄なく作業ができます。その結果、業務効率化・生産性の向上などが期待できます。

また、グループウェアに情報を集約することで、業務が可視化されることも大きなメリットです。各メンバーの進捗や作業内容が把握でき、課題や改善点などを発見しやすくなります。

さらに、紙による資料配布の必要もなくなるため、印刷にかかるコスト、管理の手間なども省けます。紛失・汚損、盗難、改ざんといったリスクの低減にもつながります。

このように、グループウェアは可視化や共有を通じて各メンバーが円滑に業務を遂行するサポートをしてくれます。

グループウェアは大きく次の2種類に分けられます。1つは従来のオンプレミス型、もう1つが近年主流のクラウド型です。

オンプレミス型グループウェア

オンプレミス型のグループウェアとは、ソフトウェアを企業のサーバーにインストールして使う、従来型タイプのグループウェアです。

自社のサーバーを通して利用するため、良くも悪くもセキュリティ面は自社サーバーに左右されます。ベンダーに大切なデータを預けるのは不安がある場合はセキュリティを強固にした自社サーバーを利用してデータを保護しましょう。十分な専門知識を備えた担当者がいれば、現場の声に合わせたカスタマイズも比較的容易にできます。

ただし、トラブルが起きた場合は基本的に自社ですべて対応しなければいけません。また、カスタマイズをしやすい反面、担当者への属人化、ブラックボックス化が起こりやすい点には注意が必要です。各部門で小規模な改善を求めた結果、ガラパゴス化（※）したシステムが散乱し、かえって全体の業務効率の低下を招く恐れがあります。

社内システムが老朽化すると運用・管理コストがかさむことにも注意が必要です。既存システムの維持のためにリソースを割かなければいけないため、新しく便利なツールを導入するためのリソース不足に陥る恐れがあることもよく考慮しないといけません。

※ガラパゴス化：孤立した環境において、サービスや製品が独自に進化した状態のこと。高性能で多機能ではあるが、国際基準からは著しくかけ離れている

クラウド型グループウェア

クラウド型のグループウェアとは、近年主流となっているインターネット経由で利用するタイプのグループウェアです。オンプレミス型とは異なり、自社のサーバーにソフトウェアをインストールする必要はありません。インターネット環境さえあれば、会社のパソコンはもちろん、メンバーそれぞれのパソコンやスマートフォン、タブレットなどの端末からでも利用できます。

クラウド型は、場所・時間に左右されずに情報へアクセスできるため、リモートワークとも相性が良いのもポイントです。より柔軟な働き方につながるので、社員エンゲージメントの向上も期待できます。リアルタイムの情報共有もできるため、より迅速な意思決定にもつながります。

ただし、オンプレミス型に比べると自社でカスタマイズしにくいというデメリットがあります。クラウド型は既存システムと統合が難しく、できたとしても現定的です。そのため、どんなカスタマイズができるのかを事前に確認しておく必要があります。

導入前はシステムの使用感を確認するためのテスト期間を設けるのがおすすめです。そうすることで、導入直後にありがちな混乱を避けることにつながります。また、社員全員に活用してもらうためには、説明会や教育の機会を積極的に設ける必要があります。各機能の使い方を知ってもらうだけでなく、導入目的やメリットを正しく知ってもらうことも大事です。

セキュリティに関しては、自社ではコントロールできません。提供側のサーバーの強固さ、不正アクセスの防止などの対策がどれだけされているかに左右されます。クラウド型のグループウェアを選ぶ際は、選択するシステムのセキュリティ対策をしっかりと確認しましょう。

グループウェアの代表的な機能

各ツールによって若干の違いはありますが、グループウェアの代表的な機能を主に7つです。

スケジュール管理

社員それぞれの個別スケジュール、チームや部門ごとのグループスケジュールなどを共有・管理できる機能です。すべてが可視化されるため、会議や面談などのスケジュールも立てやすいです。

それぞれの予定を確認した後、そのまま会議の出席依頼などを出せると、なお便利です。送信者の出席依頼にYes／Noの回答を返信できる機能や、出席依頼と合わせて議題や配布資料を送る機能なども搭載されていれば、さらに業務がスムーズに進みます。

会議室予約（設備予約）

会議室、プロジェクタ、社用車、ボイスレコーダーなどの各種機材・設備などの予約・管理機能です。

「機材・設備の予約はグループウェアを経由して行う」というルールを徹底することで、空き状況が一目でわかり、ダブルブッキングを避けられます。

社内掲示板

人事異動の情報、共用設備に関するルール、社内外への発注ルール、会社カレンダーなど、全社で共用したい内容を社内掲示板に掲載しておけば、社員がそれぞれ好きなタイミングで目を通せます。時系列で閲覧できるため、過去の内容を読み返したいときにも簡単です。

「営業部門にインセンティブのルールを掲示する」など、部門ごとに使い分けるのも便利です。他部署に向けたアナウンスにも使えます。

また、社員から意見を募ったり意見交換をったり、といった使い方もできます。対面の場合はお互いの時間を拘束するため長時間に及ぶ意見交換は難しいといえますが、オンラインなら時間の制約を受けずに双方向のコミュニケーションが簡単に図れます。

ワークフローシステム（電子決裁）

オンラインで申請～承認まで完結できるのがワークフローシステムです。紙の申請書を廃止したいと考えている場合に便利です。申請書をペーパーレス化することで、印刷代などのコスト削減にも直結します。

いわゆる「ハンコ待ち」の手間が省けるため、申請から承認までがスピーディに進みます。煩雑なルーチンワークを効率化すれば、社員それぞれが本来ウエイトを置くべき業務に注力できるため、生産性の向上につながります。

ファイル共有（文書管理）

業務上のファイルをオンラインに保存する機能です。社内に共通するルール、業務マニュアル、契約書の雛形、申請書のテンプレートなどをオンラインに保存し、誰もがすぐにアクセスできるようにしておくと、業務がよりスムーズに進みます。

例えば、社員研修などで使用するレクチャー用資料を、グループウェアにひとまとめにしておくのが良いです。印刷して配布する手間が省け、レクチャーする側／される側ともに時間を有効活用できます。

また、クラウド型のグループウェアの場合、オンラインに文書を保存しておけば、火災や自然災害などの緊急事態やサーバーエラーなどが起こった場合のバックアップとしても機能します。

タスク管理（ToDo）

目標達成するためのメンバーそれぞれのタスクを一元管理できます。

誰がどういった業務をしているのかが可視化されるため、業務量などの偏りや属人化を防ぎ、より適切な人員配置ができるようになります。そして、プロジェクトの進捗状況も把握しやすくなります。

Web会議

Web会議（オンライン会議）機能です。Web会議は昨今の感染症対策の一環としても、急速に普及しています。

Web会議は、あらゆる面で業務効率化をサポートしてくれます。

まずは場所の制約が減ります。参加者が一か所に集まる必要はなく、自宅や外出先や出張中でもオンラインが繋がる場所であれば、どこからでも会議に参加できるため、会議の日時もスピーディに設定できます。

次に時間やコストの削減ができます。Web会議は専用回線やインフラを整備する必要がありません。デバイスも会社のPCだけでなく、個人のノートパソコンやスマホ、タブレットなども利用できるため、初期費用が抑えられます。

加えて、会議のためにわざわざ違う場所に全員が移動する必要がないため、交通費や宿泊費、会場費などの経費も削減できます。また、会議資料などを印刷する手間も省けるため、その分の時間と経費が削減できます。

また、多様な働き方が実現します。自宅やサテライトオフィスからでも会議に参加できるため、遠方だったり家庭の都合でどうしても出社が困難な環境であっても、その場から会議に参加できます。

その他、どうしても会議に参加できなかった社員が、後から録画された会議内容をいつでも見直すことができるため、情報共有を加速できることも業務効率化につながります。

グループウェアの導入効果

グループウェアを導入することで、期待できる効果は以下のものがあります。

業務効率化

情報が一元化できるため、それぞれの情報が格納されているファイルを探す手間が省け、情報にアクセスするまでの手間を省くことができます。

また、メンバーの業務進捗状況やスケジュールも可視化され、リアルタイムに把握できるため、状況を即座に確認できます。そのため、メールで確認したり直接聞いたりといった作業がなくなります。

チーム作業の生産性向上

情報共有や円滑なコミュニケーションが実現することで、メンバーの動きやパフォーマンスも把握しやすくなり、適切な人員配置を行うことでチームの生産性向上が実現します。

また、普段からメンバー間でタスクや進捗状況を可視化し適切な情報共有を行っていれば、何かトラブルがあった時でも素早く状況判断を行い、迅速に対応できます。

コミュニケーションの活性化

紙の申請書によるやり取りや、承認までの複雑なフローを減らすことにより、不要なコミュニケーションがなくなり、より活発な意見交換などに多くの時間を充てることができます。

また、社内掲示板やWeb会議を利用することで誰でも簡単に情報にアクセスできたり、リアルタイムに情報を共有できるので、社員間のコミュニケーション円滑化や会社へのエンゲージメント向上もおおいに期待できます。

ペーパーレス化によるコスト削減

紙の資料や申請書の印刷代はもちろん、印刷に必要な備品の発注、印刷にかかる作業時間も削減できます。

それぞれのコスト・手間は少なくても、積み重なると大きなものになるため侮れません。削減できたコストは、新たなツールの導入など、さらに生産性を高めるためのリソースとして活用できます。

おすすめのグループウェアツール

社内の生産効率を向上させるためには、企業に合ったグループウェアツールの導入が必要不可欠です。ここでは、おすすめのグループウェアツールを3つ紹介していきます。

社内におけるツール選びの参考にしていただければ幸いです。

サイボウズ Office

サイボウズ Officeは、サイボウズ株式会社が提供するグループウェアツールです。価格・機能・サポート共にバランスが良く、その結果1997年の発売以降累計導入社数は2021年現在65,000社を超えました。

誰でも簡単に扱える操作性から、業種を問わず官公庁や金融業などで多数導入されています。

Google Workspace

Google Workspaceは、Google合同会社が提供するグループウェアです。Googleのドキュメントファイルや表計算ファイル、カレンダーなどは仕事上のスムーズなコミュニケーションに大いに役立っています。

Google Workspaceの特筆すべき点は、リアルタイムでの共同編集が可能なことです。また、特定メンバーをメンションすることでAIを使ったアクションのサジェスト機能も利用できます。

セキュリティに関しても二段階認証やシングルサインオンなどのセキュリティ設定はもちろん、エンドポイント管理も活用しながらデータの保護と安全性を維持します。

Microsoft SharePoint

日本マイクロソフト株式会社が開発したグループウェアです。ExcelやWordといった馴染みのあるソフトを使ったグループウェアで、世界で20万以上の組織が利用するという圧倒的なシェアを誇っています。

Microsoft SharePointでは、ExcelやWordのファイルの共同編集機能が搭載されており非常に便利です。

また、最もライトなプランでも1ユーザーあたり1TBのストレージが利用できます。よって、扱う情報量が多くても問題なく保存し共有が可能です。

グループウェアが全社で定着するのは容易ではない

グループウェアの導入は大きなメリットが期待できますが、その一方で、定着させることはなかなか容易ではありません。

機能が多いほど定着に時間がかかるため、社員が積極的に利用するには、さまざまな工夫が必要です。

例えば、トレーニングやマニュアルを整備することで社員にグループウェアの導入目的や機能、使い方をきちんと伝える機会を設けることが必要です。トレーニング後のサポート体制も同時に整え、質問や不明点にもきちんと対応できるようにしておくと、社員の理解度が深まります。

また、今まで行っていた紙やメール告知などをすべて電子掲示板に置き換えたり、申請書は紙ではなくすべてグループウェアで行う、といった半強制的な仕組みを構築してしまうことも検討しましょう。

このように、グループウェアは計画的な社員教育や、社員が使ってもらうための施策を打つ必要があり、投資対効果を得るには長期的な視点で導入計画を練る必要があります。

まとめ｜グループウェア選びに失敗しないために

グループウェアは、自社のサーバーにインストールして使うオンプレミス型と、インターネット経由で使うクラウド型があります。クラウド型は近年主流のタイプで、場所・時間の制約を受けずに使えるため、リモートワークと相性が良いのが大きなポイントです。

どちらのタイプも、企業全体の業務効率化や生産性の向上、顧客・社員の満足度向上につながります。

一度導入すると長期的に運用していくことになるため、どんな機能が自社に必要かを入念に検討したうえで、自社に合ったグループウェアを導入しましょう。