資料作成ツールは、プレゼン資料やスライドショーの作成に使用するツールです。
利用経験のあるユーザーの多いPowerPointや、MacOSのPCにあらかじめバンドルされているKeynote、デバイスやOSを選ばずブラウザからアクセス可能なGoogleスライドが定番となっていますが、近年は、目的・用途や細やかなニーズに合わせて、ベンダー独自の強みや機能・特徴を持つソフトも数多く登場しています。
良質な資料作成を手早く行うには、資料の目的や作成者のニーズにマッチしたツールを選び、あとは最低限の操作とテキストや画像の入稿のみで完成させるのが理想的です。
最新ソフトまで含めると、現在使い慣れている資料作成ツールがベストな選択であると自信を持って言える方は意外と少ないかもしれません。
以下、資料作成ツールについて、それぞれの特徴や機能、料金プランを紹介します。製品の比較検討に際して、選び方や比較のポイントを確認したい方はそちらもご参照ください。
プレゼン資料作成ツールの選び方・比較ポイント
プレゼン資料作成ツールを比較・選定する際のポイントは下記4点です。
- 目的｜何のためにどのような資料を作るのか
- 仕様｜ビジネス向けの機能・セキュリティが備わっているか
- 費用｜料金形態は予算に見合っているか
- 対象｜誰が使うのか、誰でも操作しやすいか
上記の確認と絞り込み・選定が終わったら、目的が達成できるツールが選べているかを最後にもう一度確認しましょう。
1. 目的｜何のためにどのような資料を作るのか
数多くある資料作成ツールは、それぞれが何らかのコンセプトに沿って設計されています。どういった用途でどのような資料を作成するために活用されるのか、その目的や想定活用シーンに応じて必要になるであろう機能が備えられているはずです。
- プレゼンテーション
- 配布資料（プリントアウト）
- 営業資料
- マニュアル・手順書
- 速報・簡易レポート
- 表やグラフ、図解の作成
たとえば、マニュアルや手順書を作るのであれば、アニメーション機能を使った説明が効果的です。画像やテキストを入力するだけでショートムービーが作成できる動画テンプレートが豊富なソフトも良いでしょう。
営業資料であれば、表やグラフをツール上で作成できるもの、また見やすいデザインにカスタマイズできる機能や多種多様なテンプレートが欲しいところです。また、タブレットでも閲覧・編集ができるマルチデバイス対応のソフトであれば、出先でも編集・修正ができ、取引先で必要な時にサッと資料を見せることもできるでしょう。
このように、まず何のためにどのような資料を作るのかを明確にし、そのためにどんな機能が必要なのか、あると便利な機能は何かを決めていきます。
2. 仕様｜ビジネス向けの機能・セキュリティが備わっているか
資料作成ツールが組織のIT資産となる以上は、ビジネス利用に適した仕様になっているか、またユーザー管理やセキュリティ対策が施されているかは選定基準として外せないポイントです。
- ユーザー管理
- ログインパスワード設定
- デバイス制限
- 閲覧や編集の権限設定
- 操作ログ管理
- PDFへのエクスポート
外部パートナーと共同編集を行ったり、オンラインで資料共有を行う場合は、アクセス権や閲覧制限が設定できるかどうか、デバイスやOSの影響を受けずに資料の共有・閲覧・編集を行う手段があるかも見ておきましょう。
3. 費用｜料金形態は予算に見合っているか
資料作成ツールは、完全無料、基本無料で一部の課金、有料のものがあります。活用用途によっては無料でも十分なクォリティの資料を作成可能ですが、素材やデザインが乏しかったり、利用できるテンプレートに制限がかかることがあります。また、ビジネスで利用する場合はセキュリティやサポート面にも注意しましょう。
有料もしくは基本無料で一部の課金の場合は、月額払い、年額払い、ライセンス買い切り、素材やテンプレートの利用時のみ課金、編集無制限でファイル出力時に課金など、さまざまなタイプがあります。
4. 対象｜誰が使うのか、誰でも操作しやすいか
チームや部門単位など複数人での利用が見込まれる場合は、誰がユーザーになるのかという点も重要です。特に操作性の良し悪しは個人差があり、作業効率にも影響しやすいため注意が必要です。デザインの好みや使いやすさの判断を代表者1人の感覚だけで行わないようにしましょう。
全社でツールを統一する場合は、誰でも使いやすく教育コストのかからない定番ソフトを入れておくのも、長期的な運用を考えると十分に合理的な選択です。