日々の業務と並行して、1つのプロジェクトを計画的に進めていくには「プロジェクト管理」が不可欠です。チーム内で情報共有にタイムラグがあったり、データの保管先がバラバラであったりすると、プロジェクト進行の妨げになるだけでなく、個人の生産性も低下させてしまうでしょう。
無駄のないプロジェクト管理の一助となるのが「プロジェクト管理ツール」です。個々のタスクとプロジェクト全体の進捗状況をリアルタイムで俯瞰でき、また円滑なコミュニケーションと迅速な情報共有が可能なため、テレワーク環境を整備するための主要なITツールとしても認識されるようになりました。
主には下記のような機能を備えています。
- 複数プロジェクトの進捗管理
- 個々のメンバーやチームごとのタスク管理
- ファイルやドキュメントデータの管理
- コミュニケーション、ノウハウ共有
以下、国内外のプロジェクト管理ツールについて、それぞれの特徴や機能、料金プランを紹介します。製品の選定に際して、基本機能や導入メリット、選び方などの詳細も紹介していますのでぜひご参照ください。
プロジェクト管理ツールとは
プロジェクト管理ツールとは、チームの生産性を高め、プロジェクトを効率的に進めるための機能を集約したツールです。
業種や部門、プロジェクト内容によって重視すべき項目は異なりますが、プロジェクト管理では、人員管理・タスク管理・予算管理・リスク管理・品質管理など、プロジェクトの完遂に向けて管理しなければならない対象は多岐に渡ります。
プロジェクト管理ツールでは、プロジェクトに関連するリソース（情報やデータ）をツール上に全て集約することが可能です。プロジェクト全体の進捗、チームの目標達成率、各メンバーの稼働状況やスケジュールなどをリアルタイムで共有・確認することができます。
また、タスクや課題へのコメント機能、チームチャット、掲示板やWiki機能などは、プロジェクト内での円滑なコミュニケーションと素早い情報共有に役立ちます。
プロジェクト管理そのものの考え方や方法、目的に応じた管理項目などについては以下の記事をご参照ください。
プロジェクト管理で直面しやすい課題
プロジェクト管理ツールの活用は、プロジェクト管理における以下のような課題を解消することができます。
- 個々のタスクからプロジェクトの全体像までを俯瞰できない
- 個々の進捗確認に時間を奪われ、課題分析や計画修正に十分な時間を割けない
- 所属部門やチームによって、データや関連ファイルの保管場所がバラバラ
- 情報共有にタイムラグがあり、リスク回避や意思決定が後手後手になる
- タスクの抜け漏れや手戻りが発生しやすく、異常にも気付きにくい
少し前までは、オフィスのホワイトボードやエクセル上で、プロジェクトの進捗管理やタスク管理、スケジュール調整などが行なわれていました。
5人程度の小規模なチーム編成で、毎日顔を見合して情報共有できる環境であれば、その方法でもさほど問題ないかもしれませんが、複数のプロジェクトを担当したりチームの人数が多くなると、管理対象が増え、タスク同士の関連性も複雑化していきます。
上記で挙げたようなトラブルが、プロジェクトの遅延や停滞を起こす原因となっているのです。
プロジェクト管理ツールでできること
プロジェクト管理に必要なことをシステム上に集約して実行できるようにしたものが、プロジェクト管理ツールです。ツールによって得意分野やカバー範囲は異なりますが、プロジェクト管理の目的や役割に応じて複数の機能がパッケージングされています。
ここでは、プロジェクト管理ツールに搭載されている主要な機能をその役割や活用法とともに紹介します。ツール選定時の機能要件としてご参考にしていただけましたら幸いです。
(1) プロジェクト計画書の作成
プロジェクトを成功に導くためには、プロジェクトのゴール達成までの道筋を記したプロジェクト計画書の作成が必須です。予定から乖離が生まれることなくプロジェクトを進行するためであるとともに、利害関係者（ステークホルダー）との認識合わせも目的の一つとしてあります。
主には以下のような管理項目が記載されます。
- スコープ
- スケジュール、納期
- コスト
- 品質
- リソース
- コミュニケーション
- リスク
プロジェクト管理における「スコープ（＝範囲）」とは、ゴールにたどり着くために必要なタスク範囲のことです。チームが実施すべきアクションを作業単位に細分化して組み立てることを、スコープ管理（スコープマネジメント）と言います。
プロジェクト計画書のフォーマットに決まりはなく、プロジェクトの規模や内容によって項目や計画の粒度は異なります。プロジェクト管理ツールに備わった各管理項目に対応する機能を活用すれば、ゴールまでの達成度が可視化され、計画の更新・共有も効率的です。
プロジェクト計画書の重要性や作成ステップについては、以下の記事をご参照ください。メンバーや関係者の多い大規模なプロジェクトで特に重要な「スコープマネジメント」についても合わせて解説しています。
(2) タスク管理
タスク管理（ToDo管理）とは、個人やチームの業務を作業単位（タスク）に分割し、個々のやるべきタスクに優先付けをして仕事の効率化を図ることです。プロジェクトを滞りなく進めるためには、ゴールまでに必要なタスクを然るべき順序で着実に遂行していくことが求められます。
プロジェクト管理ツールでは、プロジェクトリーダーがメンバーのタスクを作成し、内容詳細、期日を割り当てることができます。一つひとつのタスクとプロジェクト全体の関連性が可視化されるため、各自が目的を見失うことなく、進捗状況を確かめながら業務に取り組むことができます。
(3) 進捗管理
進捗管理とは、スケジュールや品質、リソースなどにおける計画と作業状況のズレを把握することです。また、課題の把握や解決、軌道修正なども求められます。
プロジェクトにおける進捗管理には、主にWBSとガントチャートが使用されます。WBS（Work Breakdown Structure）とは、作業を小分けにし（Work Breakdown）、階層構造（Structure）でタスク管理を行う手法を指します。タスクの親子関係が可視化されるため、タスク同士の関連性や次に何をすればいいかを簡単に把握可能です。
しかしながら、WBSには時間軸がなく、作業納期や進捗状況は把握しにくいものとなっています。そこで登場するのが、プロジェクトの進捗を管理するスケジュール表である「ガントチャート」です。縦軸にタスクを配置し、横軸に時間軸を棒グラフで表すことで、ひと目で全体の進捗状況を直感的に掴むことができます。
WBSで細分化したタスクリストに基づいてガントチャートを作成すれば、WBSに時間軸が加わります。両者はセットで用いられることが多く、プロジェクト管理ツール上では、タスクの開始日・終了日の調整、タスク構造の編集、タスク情報（作業内容、担当者、関連ファイルなど）の登録などが容易に行えるようになっています。
(4) 工数管理
工数管理とは、プロジェクトの遂行に必要な業務量（ある作業を完了するのにかかる一人当たりの時間 × 必要人数）です。工数管理を行うことによって、プロジェクト全体にかかるコストや業務の進捗状況を把握することができます。
プロジェクト管理ツールの工数管理機能は、工数入力の手間を最小限に抑えられるように設計されていますが、プロジェクトの人数や予算、工程数によっても、管理項目や表示形式などの使い勝手が変わってきますので注意しましょう。
プロジェクト管理ツールの導入メリット
プロジェクト管理ツールの強みは、「プロジェクトの包括的な可視化」と「リアルタイム性の高い情報共有」です。この特性から、プロジェクト管理ツールの導入によって、次のようなメリットを享受することができます。
- プロジェクトに必要な情報・データの集約
- プロジェクトやタスクの進捗状況の可視化
- 管理の効率化とリソースの最適化による生産性向上
- チームメンバーの目標意識の向上
1. プロジェクトに必要な情報・データの集約
データファイルを業務カテゴリーや部門ごとに管理していると、どこに何が保管されているのかわからなくなります。その都度、当該ファイルサーバーにアクセスしたり、メンバーにメール添付を依頼することとなり、必要な情報を探すだけで無駄な時間を費やしてしまうでしょう。
プロジェクト管理ツールを活用すると、プロジェクトに関連するデータや情報、ノウハウがツール上に集約され、それらを一元的に管理することが可能です。メンバー全員が決められた場所に情報・データを集積していけば、ツール内を検索するだけで欲しい情報にたどり着くため、同じようなやり取りや質問を何度もすることはなくなります。
該当タスクや業務カテゴリにファイルを紐づけたり、コメント履歴を残したりすることもできるため、「聞いた・聞いていない」といった情報共有漏れの発生を防ぐとともに、ツールにログインするだけで最新情報を確認できます。
2. プロジェクトやタスクの進捗状況の可視化
プロジェクト管理ツール上では、各タスクの進捗状況や業務の全体像を俯瞰的に把握できます。また、プロジェクト別、担当者別、ステージ別に並べ替えやフィルタリングを行うことも可能です。
タスク同士の関連性が見えやすくなることで、それぞれのタスクの優先度が明確になり、プロジェクトを最短ルートで着実に進めていくことができます。タスクの編集や追加依頼もリアルタイムで各自の管理表に反映されるため、タスク漏れの心配もありません。
これまで個人で管理してきたタスクの可視化により、チームメンバー全員が1つのツール上で互いの状況を確認できるため、チームの情報共有意識が向上し、社内コミュニケーションが活性化されるメリットもあるでしょう。
3. 管理の効率化とリソースの最適化による生産性向上
マネージャー（プロジェクトリーダー）は、業務全体の達成度や個々の進捗状況を見ながら、リソースの割り当てやスケジュールを最適化していくことができます。
目標達成率や残りのタスク数などをリアルタイムで把握できるため、遅延や停滞の兆しが少しでも見えれば、先手の施策を打つことが可能です。急な仕様変更やタスクの追加時に、素早く担当者を割り当てるといったこともできるでしょう。
マネージャーは、メンバーに1人ずつ状況をヒアリングしたり、定例ミーティングで進捗報告に時間を費やす必要はありません。進捗管理にかかる負荷が大幅に軽減されることで、より思考が必要とされる現状分析や目標修正などに時間を割くことができます。
このように、進捗確認の手間や報告漏れ、情報共有のタイムラグといった、無駄な時間や作業がカットされることで、チームメンバーも本来の業務に取り組むリソースが確保でき、全体的な業務効率と生産性の大幅な改善が期待できます。
4. 個々のタスク管理能力と目標意識の向上
プロジェクト管理ツールの中には、今までタスク管理を行ったことがない人やITツールに苦手意識がある人でも、直感的な操作で効率的なタスク管理が簡単に行えるように設計されているものもあります。
タスク管理は立派なスキルの1つであり、全員が自分でタスクの組み立てや管理を上手にこなせるわけではありませんが、不得意な方でもツールの活用によってタスク管理の方法を学び、次第に管理能力を高めていくことも期待できるでしょう。
また、ツールの活用により、一つひとつのタスクと業務全体の関連性が可視化されるため、目的を見失うことなく、「今この作業を何のために行なっているのか」という目的意識を持って業務に取り組むことができます。
業務を分割してタスク化することで、目標に対する小さな達成を味わいやすくなるため、自信やモチベーションの維持にも繋がるでしょう。
プロジェクト管理ツールの選び方
プロジェクト管理ツールは、シンプルな機能構成のものから拡張パックまで選択肢が幅広く、多機能になるほど業務上の汎用性は広がっていきます。
ただし、機能の豊富さのみに着眼すると、自社の業態に不必要な機能が含まれていて運用コストが嵩んだり、一部の人しか使いこなせないような機能が多くて運用が定着しなかったりすることがあります。
まずは、自社のプロジェクト管理に関する課題・ツールの導入目的を明確し、自社のニーズを満たす機能を提供してくれる製品を探し出すことが重要です。
- 属人化されている業務があり、タスク内容やリソース感を把握できない
- 業務の遅延や停滞が起こっているが、どこが原因かすぐに見つけ出せない
- 進捗確認に時間を奪われ過ぎて、課題分析や計画修正に十分な時間を割けない
現状、プロジェクト管理のどの部分が非効率なのか、業務上どんな問題が発生していて何がボトルネックになっているのかなど、現状課題を分析してみましょう。
プロジェクト管理ツールの比較・選定ポイント
プロジェクト管理ツールを比較・選定する際のポイントは下記4点です。
- 機能範囲｜タスク管理・ガントチャート・チャット・予算管理など
- 外部サービスとの連携
- 操作性｜マネージャー視点のみで判断しないように注意
- 導入費用｜プロジェクト数や導入規模によっては無料プランとの組合せも
自社の現状課題やチーム体制などを整理し、導入目的を明確にした上で、それぞれのポイントを押さえた比較検討を進めていきましょう。
1. 機能範囲
プロジェクト管理ツールの主な役割は、「タスク・プロジェクトの進捗の可視化」と「プロジェクトメンバー内の円滑な情報共有」です。これによって、プロジェクトの効率的な管理と生産性の向上を実現できるように設計されています。
しかし、細かい機能や連携できる外部システムは製品・サービスによって異なり、プロジェクトの領域や規模、人員構成などによっては、不可欠な機能もあれば、それほど優先度の高くない機能もあるでしょう。
例えば、チーム構成がITエンジニア中心となるシステム開発のプロジェクトでは、タスク設計やスケジュール管理の自由度が高いツールが好まれます。タスクの期日を入力すると自動でガントチャートに反映されたり、タスクの重要度やステータスをラベル付けしたりといった管理項目の豊富さも選定基準となってくるでしょう。
2. 外部サービスとの連携
プロジェクト管理ツールには、グループウェアやビジネスチャット、BIツール、オンラインストレージなど、外部のWebサービスや社内の業務システムとアカウント連携ができるものがあります。
連携できるサービス・システムは製品によって異なりますが、例えば、プロジェクト管理ツール上でクライアントへの見積書発行を行う、タスクの依頼や変更・更新などの通知をビジネスチャット上で受け取るといったことです。
アプリケーションの起動や切り替えが必要なく、社内システムを統一させれば業務効率の向上にも繋がるため、こちらも選定基準の1つとして検討してみるといいでしょう。
3. 操作性
プロジェクト管理ツールは、プロジェクト管理を効率化し、チームの生産性を高めるためのツールです。いくら優れた管理機能が揃っていても、ユーザーがツールを使いこなすのに時間を要したり、苦痛に感じたりするようでは本末転倒で、投資対効果も下がってしまいます。
デモ版や試用期間などを利用して、管理画面の見やすさや操作性、動作の軽さなどを一通り検証しておくことをお勧めします。
ここで気を付けたいのは、マネージャーだけの視点で使い勝手の良さを判断しないことです。また、ITエンジニアであればすぐに使いこなすことができる、新しいツールが好きというわけではないので注意しましょう。
また、スマホやタブレットからもタスクの編集や閲覧を利用したい場合、また専用アプリがある場合は、そちらの操作性とともにスマホ版で利用できる機能（機能制限）もチェックしておいてください。
4. 導入費用
プロジェクト管理ツールの料金体系は、ユーザー数や登録できるプロジェクト数、利用可能な機能などによってプランが別れていることが多いです。また、利用人数や機能が制限された無料版もあります。
プロジェクト単位で課金される場合は、有料プランとの組み合わせで、一部の小規模な編成やプロジェクトには無料プランで対応できることもあります。
製品によっては、登録できるユーザー数やプロジェクト数の上限が決まっているものもありますので、スモールスタートで将来的に導入規模を広げていくのであれば、想定される最大利用人数やプロジェクト数（チーム数）も明確に定めておきましょう。
プロジェクト管理ツールの機能
プロジェクト管理ツールの代表的な機能一覧です。※機能名称や内容は製品によって異なることがあります。
タスク管理機能
- タスク管理（課題管理）：メンバーのタスクを作成し、内容詳細、期日を割り当てる。
- マイタスク（ToDoリスト）：自分が担当するタスクのみの管理ページ
- サブタスク設定：タスク完了までのプロセスを細分化して設定できる。
- 文書・ファイル管理：ファイルやドキュメントデータをタスクに関連付けて保存、共有できる。
- ラベル設定：タスクごとに「優先度：高」「ペンディング」などのラベルの作成・設定ができる。
- コメント：タスクやファイルにコメントを付けたり、担当者とメッセージのやりとりができる。
- 自動督促：期日を過ぎたタスクへの督促、または期日の近づいているタスクの事前通知を設定できる。
- 通知アラート：タスク開始日や期日の事前通知、フォローしたタスクの更新通知を設定できる。
プロジェクト管理のサポート機能
- ガントチャート：タスクの期日を入力すると自動でガントチャートに反映される。ガントチャート上でタスクの期間変更や並べ替えをすることもできる。
- カンバンボード：プロジェクト内のタスクや課題を付箋のように可視化できる。
- リソース管理：作業負荷とパフォーマンスを可視化し、リソースの均等な割り当てを行うことができる。
- コスト管理：プロジェクト別の原価管理や予実管理ができる。プロジェクト予算の設定と業務実績（作業工数や経費など）の登録により、リアルタイムで予実を可視化する。
- ワークフロー：チームに合ったタスクの承認プロセスを作成することができる。
- レポート集計・出力：チーム別、月別、プロジェクト別に各種レポートの自動作成、自動出力などができる。
情報共有・その他の機能
- 掲示板：ノウハウ共有や意見交換、情報発信ができるフォーラムやチャット。
- Wiki：会議の議事録、仕様書など、プロジェクトに必要なデータを登録できる。
- モバイルアプリ対応：外出先からプロジェクトやタスクを管理したり、コメントやメッセージを送ったりできる。
- 外部連携機能：外部のサービスツールやシステムと連携し、データの同期・統合を行うことができる。ワークフロー、オンラインストレージ、カレンダー、グループウェア、会計管理システムなど。
内部統制・セキュリティ対策の強化
- ユーザー管理：プロジェクトメンバーの登録・削除、権限設定ができる。
- ログ出力：いつ、誰が、どんな操作を行ったかが記録・管理できる。
- デバイス制限：会社が許可した（管理下にある）デバイスのみ、システムにログインできる。
- SSL・AES暗号化：ネットワーク上の通信データを暗号化し、悪意ある第三者による盗聴や情報の改ざんを防止する。
- 利用権限機能：ユーザーごとに機能の操作権限を設定できる。（タスクの作成・閲覧・編集・コメントなど）
- ニ段階認証：ログイン時にID・パスワードだけでなく、登録した電話番号へ送信した確認コード入力などの本人確認要素を設定し、なりすましを防ぐ。
まとめ
プロジェクト管理ツールの活用による「進捗状況の可視化」や「課題の早期発見」は、管理側のプロジェクトリーダーだけでなく、タスクやスケジュールを入力する側であるチームメンバーの自己管理と作業効率化にも有用です。
直近では、テレワークや在宅勤務の推進によって、情報やデータを一箇所に集積して一元管理を行う重要性がさらに増してきており、遠隔での情報共有・コミュニケーション・共同作業を効率的に進められる環境やシステム・ツールを整えることが求められています。
この機をきっかけに、情報共有の仕組みや円滑なチーム作業に必要な機能があらかじめシステム化されているプロジェクト管理ツールの需要はさらに高まっていくでしょう。本選定ガイドを参考に、自社課題や導入目的を軸にして、組織やチームに最適なプロジェクト管理ツールを比較検討ください。