上記を見ても「いまいちピンとこない」という方は、以下このまま選定ガイドを上から読み進めてください。自社に合ったグループウェアを効率よく探し出せるよう、選び方や比較基準からわかりやすく解説しています。
また、「どのようなグループウェアがあるのかまずは全サービス見たい」「自分で候補を探して詳細を見たい」という方は、グループウェアの比較をご覧ください。
グループウェアとは
グループウェアは、グループ（組織やチーム）の情報共有を円滑にし、業務効率化や生産性向上に必要な機能を複数組み込んだソフトです。製品によって異なりますが、主に以下のような機能がパッケージングされています。
- コミュニケーション：Webメール、チャット、Web会議、掲示板、Wikiなど
- プロジェクト管理・進行：ファイル共有、タスク管理、スケジュール共有、日報
- バックオフィス：施設予約、ワークフロー、経費精算、組織名簿、アドレス帳
上記の基本機能のほかにも拡張機能を選択することができ、その一方で特定の業種や部署に特化したパッケージもあります。業務効率を最適化するには、自社に必要な機能の取捨選択が重要です。
グループウェアの基本機能
グループウェアの機能には、「コミュニケーション系」「プロジェクト管理系」「バックオフィス系」の3系統の基本機能のほか、特定の業種や部署に最適化しやすい拡張機能やオプションが準備されている製品もあります。
- 電子メール：社内ネットワーク外からのログインも可能なWebメール
- チャット：テーマや部署ごとにグループを作成できる
- 社内SNS：ナレッジ共有、業界ニュースや社内報の発信、コミュニケーションの場
- Web会議：1対1、または複数のチームメンバーと音声・ビデオ通話ができる
- 掲示板：社内お知らせや売上げ報告など、全ユーザーに向けた情報発信ができる
- Wiki：会議の議事録、仕様書など、プロジェクトに必要なデータを登録できる
- 文書・ファイル管理：業務に用いるファイルをシステム上に保管・共有・検索できる。
- 連絡先・アドレス帳：個人や企業の連絡先情報を管理・共有することができる。
- スケジュール：個人やチームのスケジュール管理や予定共有ができる。
- タスク管理（ToDoリスト）：タスクの作成・共有のほか、チーム内での指示・依頼・督促などができる。
- レポート集計・出力：チーム別、月別、プロジェクト別に各種レポートの自動作成、自動出力などができる。
- 設備予約：会議室や備品の予約・管理ができる。
- ワークフロー：交通費精算、休暇申請などの申請業務をオンラインで行える。
- 社員名簿：組織内の社員情報（部署、内線番号、メールアドレスなど）を登録・編集・呼び出しができる。
- 安否確認：災害時などに社員の安否確認を自動で発信・集計できる。
- 採用管理：採用の応募者情報や選考状況を一元管理でき、採用人事の負担軽減と業務効率化に繋がる。
【導入実績多数】まずは鉄板グループウェア3選をチェック
まず、幅広い業種・企業規模で導入実績を有する人気のグループウェアをご紹介します。
- サイボウズ Office｜中小企業の使い勝手を追求した機能がワンパッケージで
- Microsoft SharePoint｜使い慣れたOfficeやTeamsでシームレスな業務連携
- Google Workspace｜作業もマネジメントも1つのスペースで共有
成功事例や利用レビューも多く導入検討を進めやすいサービスですので、1つは候補に入れておいてもよいでしょう。
1. サイボウズ Office｜中小企業の使い勝手を追求した機能がワンパッケージで
出典：サイボウズ Office
サイボウズ Officeは、累計導入70,000社を突破したグループウェアです。在宅勤務の導入や残業時間の削減、経営スピードアップといった業務改革を低コストで行えることから多くの中小企業に支持されています。
メールやスケジュール、設備予約、ファイル管理、ワークフローなど、社内の情報共有やコミュニケーションを円滑にする機能を標準搭載しており、さらに、プレミアムプランでは業務用アプリを100種類以上のテンプレートから無制限に選んで作成することが可能です。
サイボウズ Officeは、100人以下の企業、部門・部署を中心に、少人数の組織での運用を想定して設計されています。大規模組織への対応をご希望の方は、同社の「Garoon（ガルーン）」も合わせてご覧ください。
- パソコン、タブレット、スマホそれぞれに対応
- 標準機能に必要な機能をカスタマイズできる
- 5人以上の組織で基盤強化をしたい
- これからデジタル化を進めていきたい
【サービスのプランと料金】
| プランと料金 | スタンダードコース：600円～/月 プレミアムコース：1,000円～/月 ※1ユーザーあたり |
| 販売会社 | サイボウズ株式会社 |
2. Microsoft SharePoint｜使い慣れたOfficeやTeamsでシームレスな業務連携
出典：Microsoft SharePoint
Microsoft SharePointは、全世界20万組織、1.9億人以上が利用するグループウェアです。Officeアプリとの連携で、ExcelやPowerPointなどのファイルをSharePointに保存し、共同編集や閲覧の設定をすることができます。
多くの人に馴染みのあるOfficeアプリをそのまま利用でき、Teamsとの親和性も高いため、はじめてグループウェアを導入する企業にも、ITリテラシーの差が激しい大規模な組織にも導入・定着しやすいシステムと言えるでしょう。
- ファイル共有・共同編集が簡単
- Officeアプリとシームレスに連携できる
- Office製品をメインで活用している
- テレワークを導入している
【サービスのプランと料金】
| プランと料金 | プラン 1：630円/月 プラン 2：1,250円/月 Office 365 E3：2,880円/月 ※1ユーザーあたり |
| 販売会社 | 日本マイクロソフト株式会社 |
3. Google Workspace｜作業もマネジメントも1つのスペースで共有
出典：Google Workspace
Google Workspaceは、導入企業数4万社、利用ID数は233万IDを誇るグループウェアです。Googleドキュメントやスプレッドシートはリンクを共有するだけで、さまざまなデバイスからアクセスできます。オンラインでのリアルタイム共同編集やオフライン作業も可能です。
社内で共有しているGoogleカレンダーに会議予定を登録すれば、Meet（Web会議）のURLが自動発行され、細々した設定不要ですぐに立ち上げられるなど、組織内の情報共有やコミュニケーション、プロジェクト管理・進行がGoogle Workspace1つでまかなえます。
- 今使っているGoogleアカウントをそのまま利用できる
- Googleサービスをメインで活用している
- テレワークを導入している
【サービスのプランと料金】
| プランと料金 | Business Starter：680円/月 Business Standard：1.360円/月 Business Plus：2,040円/月 Enterprise：問い合わせ ※1ユーザーあたり |
| 販売会社 | Google合同会社 |
中小企業向けのおすすめグループウェア
4. rakumo for Google Workspace｜さらに使いやすく。対応業務の幅を拡張
出典：rakumo for Google Workspace
rakumo for Google Workspaceは、Google Workspace（旧G Suite）と連動し、Google Workspaceのユーザー認証やセキュリティ機能を共通利用しながら、機能を追加できるクラウド型の拡張ツールです。rakumoシリーズの拡張ツール群には、Google Workspace がカバーしきれない勤怠管理や経費精算、電子稟議（ワークフロー）などがあります。
またrakumo製品を連携すると、たとえばrakumoキンタイで休暇申請を行い、rakumoワークフローを通して申請承認処理を完了し、承認された申請はカレンダーに自動登録されるといったシームレスな業務連携が可能です。
- Google Workspaceに合わせて、社内の既存システムをクラウド化
- Google Workspaceがカバーしきれないコア業務（稟議・経費精算・勤怠管理）を補完
- Googleサービスをメインで活用している
- 経費や勤怠管理も合わせて行いたい
【サービスのプランと料金】
| プランと料金 | ワークフロー：300円/月 カレンダー：100円/月 ボード：150円/月 キンタイ：300円/月 コンタクト：50円/月 ケイヒ：300円/月 ※1ユーザーあたり |
| 販売会社 | rakumo株式会社 |
5. ジョブマネ｜月額1,000円から。必要な人だけオプション追加も可能
出典：ジョブマネ
ジョブマネは、中小企業や部門単位の利用に適したグループウェア＆業務管理ツールです。初期費用はかからず、スケジュールやToDo、経費精算、ワークフロー、掲示板、資料共有などの基本機能を月額1,000円から利用できます。
オプションのビジネスプランでは、原価管理や請求書発行、商談履歴、問い合わせ管理、工数管理などが含まれており、一人あたり3,000円で必要な人だけ契約可能です。「限られた部署・チームのみでビジネスプランを利用したい」という企業は基本プランとビジネスプランを併用できます。
- グループウェア、SFA、CRM、ERPがデータ連携している便利なオールインワン型
- カスタマイズ不要で、必要な機能を設定画面で選ぶだけ
- 30人未満の組織
- 外部スタッフとコミュニケーションが多い
【サービスのプランと料金】
| プランと料金 | 1~100人：1,000円/月 101~200人：2,000円/月 201~300人：3,000円/月 |
| 販売会社 | ジョブマネ株式会社 |
6. Aipo｜社内外の日程調整をシンプルな運用で高速化
出典：aipo
Aipoは、5ユーザーから利用できる中小規模の企業向けのグループウェアです。スケジュール共有や日程調整を中心とした構成で、プランに応じてタイムカードやワークフロー、チャットなどが追加されます。
マニュアル不要で利用できる操作性が高く評価されており、取引先など相手がAipoを使っていない場合も、URLを送ってカレンダーから日程を選んでもらうだけで日程調整が完結します。
7. J-MOTTOグループウェア｜月額165円/人の低価格で基本25機能がすべて利用可能
出典：J-MOTTOグループウェア
J-MOTTOグループウェアは、日本最大級の導入実績を誇るグループウェア「desknet’s NEO」を元に、同等の機能を提供するASP・クラウドサービスです。20ユーザーまでであれば、日々の業務に使える25機能が月々3,300円（一人あたり165円）ですべて利用できます。
またJ-MOTTOは、グループウェア以外にもWeb勤怠やWeb給与明細等のオプションサービスを提供しており、すべてのサービスについて、管理者だけでなく一般ユーザーも含めて無料のサポートセンター（電話・メール・チャット）を利用可能です。
- Microsoft365やGoogle Workspaceなどとも連携が可能
- ひとり当たり165円～の業界最安水準
- 社員間でのコミュニケーションが円滑でない
- フレックスタイム制やテレワークを導入している
【サービスのプランと料金】
| プランと料金 | スタンダードプラン：3,000円/月 ライトプラン：20,000円/月 |
| 販売会社 | リスモン・ビジネス・ポータル株式会社 |
8. HotBiz8｜200名まで月11,000円の定額で利用できる
出典：HotBiz8
HotBiz8は、200名まで定額11,000円/月で利用できる、多機能低コストの中小企業向けグループウェアです。各機能をカスタマイズし、既存システムとの連動も可能。Googleカレンダーと連携し、メンバー間のスケジュール管理をより円滑にします。
- ワークフローを自由にカスタマイズ
- 1人当たり最大55円まで安く利用可能
- 100～200名以下の企業
【サービスのプランと料金】
| プランと料金 | HotBiz8：11,000円/月 HotBiz8 プライベート：33,000円/月 HotBiz8 プライベートPro：32,500円/月 |
| 販売会社 | 株式会社ASJ |
9. iQube｜ノウハウ蓄積・共有に特化した15機能
10. RiNK｜必要な機能だけを選択して月額100円～の低価格を実現
11. eValue V｜情報の整理・伝達・共有に必要な機能を網羅したグループウェア
12. POWER EGG 3.0｜組織の業務プロセスを可視化する統合型コラボレーションツール
大企業向けのおすすめグループウェア
13. サイボウズ Garoon｜数万人規模の複雑な日本の組織構造でも運用しやすい
出典：サイボウズ Garoon
サイボウズ Garoonは、累計7万社以上のグループウェア導入実績を持つサイボウズが開発したグループウェアです。きめ細やかなアクセス権管理、階層化した組織管理により、大規模な組織でも情報統制がしやすくなります。
UIは幅広い世代のユーザーにとって使いやすく設計されており、社員のITリテラシーの差が大きい企業でも教育コストをかけずに導入可能です。サイボウズ Garoonは、大規模組織での運用を想定して設計されています。100人以下の企業、部門・部署を中心に、中小規模向けのグループウェアをご希望の方は、同社の「サイボウズ Office」も合わせてご覧ください。
14. desknet’s NEO｜中小企業から官公庁、金融機関まであらゆる組織の業務課題を解決
出典：desknet’s NEO
desknet’s NEOは、国内最大級の480万ユーザー超の導入実績を誇る国産グループウェアです。標準搭載されている27機能によって、幅広い業種の中小企業から官公庁、金融機関まであらゆる組織にフィットし、さまざまな業務課題をまるごと解決します。
導入方法は、クラウド版とパッケージ版の2種類があり、クラウド版は1ユーザー月額400円からすぐに利用を開始することが可能です。パッケージ版では、金融機関や政府・自治体など、より厳格な情報管理のニーズに対応できます。
15. NI Collabo 360｜組織内のあらゆる情報・コンテンツを可視化する自由自在ポータル
出典：NI Collabo 360
NI Collabo 360は、社内・社外を問わず、PC、タブレット、スマートフォンでいつでも・どこからでもアクセスできるグループウェアです。スケジュール管理、文書共有管理、ワークフロー、経費精算、支払管理、メール、プロジェクト管理、掲示板（ナレッジ・コラボレーション）、テレワーク支援など36種類の機能で経営や業務を可視化します。
16. WaWaOffice｜低価格、簡単操作、拡張性の高いグループウェア
出典：WaWaOffice
WaWaOfficeは、WaWaOfficeシリーズを提供する株式会社アイアットOECのグループウェアです。同社はISO27001やASPなど数々の認証を取得しており、確かな技術力と高い信頼性を持っています。
メールやアドレス帳、スケジュール、施設予約をはじめ、14の基本機能が標準搭載されており、ワークフローや日報管理、タイムカードといった機能はアドオンとして用意されています。また個別のカスタマイズも可能です。
17. InsuiteX｜大企業の社内ポータルを設計からサポート
18. mitoco｜Salesforceに最適化された営業部門との情報共有に強み
19. Chat＆Messenger｜どのプランも長期契約・ユーザー1000人以上で割引あり
完全無料で利用できる優秀なグループウェア
無料版のグループウェアは、以下のように部分的な制限によって有料版との差別化を図っていますが、「無料＝低品質」を意味するわけではありません。中には、官公庁や一部上場企業にも導入実績のあるものもあります。
- 人数上限がある
- 機能制限がある
- 電話やメールなどで運用サポートを利用できない
- 広告表示がある
- データの保存期間が短い
上記のような制限下で自社ニーズを満たせるのであれば、無料版でも十分有用性を確保できるでしょう。ここでは、ずっと無料で使える「完全無料（期間制限なし）のグループウェア」の中から、特に機能性・操作性に優れた4つのサービスを紹介します。
20. GroupSession｜日本人が使いやすい・欲しい機能が揃ったグループウェア
出典：GroupSession
GroupSessionは、無料版・パッケージ版・クラウド版の3種類が用意されたグループウェアです。無料版ではスケジュール管理、チャット、アンケートなど8つの機能が利用でき、さらにオープンソースでカスタマイズ性にも優れています。有料のクラウド版はこれまでに50万ダウンロードの実績、国内の民間企業や教育機関、自治体などで導入があります。
純国産のため日本人が利用しやすいUIで操作が簡単です。災害時の安否確認機能や在席管理機能、外部サイトから記事を購読できるRSSリーダー登録機能など、日本企業の風習や課題に合わせた機能が多く揃っています。
21. R-GROUP｜官公庁にも導入実績のある完全無料のグループウェア
22. e-Broad office｜モバイルにも対応したシンプルなグループウェア
23. GRIDY｜完全無料の23機能で情報共有・コミュニケーションの活性化を実現
グループウェアの導入メリット
グループウェアは、機能の組み合わせや活用方法によって、解消される自社課題や効率化される業務はさまざまです。多彩な機能を複数組み込めるグループウェアの特性とその活用によって、以下のような導入効果が見込まれます。
- 情報共有の迅速化
- 社内コミュニケーションの活性化
- バックオフィスの効率化と負荷軽減
- テレワーク制度への対応
1. 情報共有の迅速化
グループウェアでは、ビジネスチャットやWeb会議、ファイル共有、タスク管理などのツールを、いくつものアプリケーションを起動することなく利用できるため、業務を進めるにあたっての時間や手間を極力削減し、リアルタイム性の高い情報共有とチーム内のコミュニケーションが可能です。
たとえば、Web会議やチャットのコミュニケーション機能とほかの情報共有機能の組み合わせ次第で、プロジェクトの進捗状況を一緒に確認しながら事業計画を修正したり、同じファイルを見ながら意見交換をしたりといったことができます。
プロジェクトの進行や意思決定のスピードを左右するのは、チーム内でいかに迅速な情報共有ができるかです。すぐにでもチームメンバーと打合せを行いたいという場合、「メンバーのスケジュールを確認後、打合せ時間をチャットで連絡し、当日Web会議を行う」といった一連の業務が1つのアプリケーション上で完結させることができます。
2. 社内コミュニケーションの活性化
グループウェアには、Webメールやチャットをはじめ、さまざまなコミュニケーションツールが一元化されており、全社お知らせには掲示板、業務には直接関係ないナレッジや仕事ノウハウは社内SNSといったように、コミュニケーションの目的に応じてツールを使い分けることができます。
パソコンだけでなく、スマホやタブレットなどのマルチデバイスにも対応しているため、「出社しなければメール内容を確認できない」ということもなく、タイムラグの小さいコミュニケーションを実現可能です。
近年は、フレックス制度やテレワーク制度の採用によって、社員全員が時間・場所ともに同じ空間に集まることが少なくなっていることもあり、社内のコミュニケーション不足が懸念されていますが、話の内容や発信先に合わせて手段を選択できるようになれば、ちょっとした確認事項やフランクなやり取りも気軽にできるでしょう。
業務上の情報共有やプロジェクト管理などの生産性向上を目的とする機能とも合わせて、社内コミュニケーションを創出する施策としてグループウェアの導入を検討するケースもあります。
3. バックオフィスの効率化と負担軽減
事業成長にはバックオフィスの業務効率化が不可欠です。従業員数や取引先が増加するほど事務処理案件も膨れ上がり、経理・人事・総務の業務負担は大きくなっていきます。
ワークフローを搭載したグループウェアであれば、これまで紙の書類で管理してきた申請業務が電子化されることで、書類の作成から申請、承認、保管まで全てオンラインで完結します。紙の書類を廃止すれば置き忘れや紛失のリスクもなくなり、ペーパーレス化によるコスト削減も期待できます。
また、設備予約機能を活用すると、会議室や社用車、プロジェクタなどの共用設備を予約・管理できます。いつ、誰が利用しているかをシステム上で把握できるため、予約調整のやり取りは不要です。
ほかにも、勤怠管理や経費精算、安否確認などさまざまなバックオフィス機能を組み込むことができ、グループウェアを上手に活用して業務システムを統合することで、バックオフィスでありがちな業務の属人化から脱却することができるでしょう。
4. テレワーク制度への対応
これまで紹介した通り、社内外のミーティング、ファイル共有、ワークフローなど、グループウェアの機能を幅広く活用することで、テレワーク中でも滞りなく進めることができる業務が増えます。
遠隔でのコミュニケーションや業務遂行を可能にするグループウェアは、働き方の多様性を実現する基盤となるでしょう。
グループウェアの選び方
グループウェアに搭載しうる機能は多岐に渡り、製品やサービスごとに異なる特色や強みを持っているため、機能が多ければ多いほど良いというわけではなく、その製品が企業のニーズを満たしているかどうかが選定のポイントです。
- グループウェアの導入目的や自社の課題を明確にする
- 自社の導入環境・導入規模に適したグループウェアを絞り込む
- トライアルを活用し、グループウェアを1つ選定する
ステップ1. グループウェアの導入目的や自社の課題を明確にする
自社に合ったグループウェアを選択したり、機能のカスタマイズを適切に行うには、まずグループウェアを自社に導入する目的を明確にすることが必要です。
近年、グループウェアに搭載できる機能は数えきれないほど多くなってきており、汎用性も拡大しているため、自社の導入目的が明確になっていないと、必要以上に多くの機能を選定してしまうことになります。
グループウェアを選定する上で、「自社に必要な機能の充実性」が重要になることは間違いありませんが、無駄のない機能選定を行うために、まずは自社の業務スタイルを分析し、解消したい課題や効率化を実現したい業務を明確にしておきましょう。
| グループウェアを利用する目的 | 必要となる機能例 |
| チームの生産性を高め、プロジェクトの進捗や意思決定スピードを上げたい。 | ・プロジェクト管理 ・共有タスク管理 ・スケジュール ・ファイル共有 ・チャット ・Web会議 |
| 正社員だけでなく、パート・アルバイトの勤怠・就業管理を行いたい。 | ・シフト管理 ・シフト希望登録 ・タイムカード ・日報 |
| テレワーク制度の運用を効率化したい。 | ・勤怠管理・タイムカード ・スマホ・タブレット対応 ・ワークフロー ・スケジュール ・タスク管理 |
| 営業部門・販売部門向けの拡張機能を追加したい。 | ・顧客台帳 ・商談進捗管理 ・売上情報 ・年賀状管理 ・宴会予約 |
| 製造業向けに業務効率化機能をカスタマイズしたい。 | ・在庫管理 ・納品管理 ・クレーム管理 ・工数管理 ・見積書・請求書作成 ・ISO管理 |
ステップ2. 自社の導入環境に適したグループウェアを絞り込む
せっかく高機能なグループウェアを導入しても、組織に定着しなければ運用コストがかかるだけで業務効率の改善に繋がりません。
自社に必要な機能の洗い出しができたら、料金、サポート体制、使い勝手の良し悪しなど、自社の導入環境に適した製品を絞り込んでいきましょう。
グループウェアの選定時にチェックしておくべきポイントを以下にまとめます。
- 企業規模や料金体系、カスタマイズ性から見て、オンプレミス型とクラウド型のどちらが自社に適しているか。
- サービスのセキュリティレベルは自社の規程・基準を満たしているか。
- 社内で利用対象者となるユーザー全員が操作しやすいか。職種や年齢層に関らず迷いなく操作できそうか。
- 現在使用中の業務アプリケーションやビジネスツールと機能の重複はないか。
- スマホ・タブレット用の専用アプリは準備されているか。機能制限はあるか。
- 長期的に見て後から必要となりそうな機能はあるか（外国語対応など）。機能の拡張性やカスタマイズ性はあるか。
- 導入前、トライアル期間が準備されているか。
- 導入時、機能のカスタマイズや提案をしてもらえるか。
- 導入後に受けられるサポートの範囲や経費は適切か。
ステップ3. トライアル運用で最終決定
検討中の製品が自社に適した機能を備えているか、自社で運用していくことができるか、実際に使用してみないとわからない部分もあるため、本契約の前には、トライアル運用を行なっておくことを強くおすすめします。
グループウェアは業務を効率化するためのソフトであるため、特に操作性や複数の機能・ツールを同時に使ってみた時の動作速度は重要です。
また、多くのクラウド型製品はマルチデバイスに対応していますが、PC版とスマートデバイス版（スマホやタブレット）のインターフェースは大きく異なるため、こちらもトライアル時に一通りの機能を試してみて動作確認を行なっておきましょう。
機能を取捨選択して自社に定着するグループウェアの導入を
近年、グループウェアに搭載できる機能は数えきれないほど多くなってきており、汎用性も拡大しています。
複数のアプリケーションを切り替えることなく、コミュニケーションや情報共有をはじめ、さまざまな機能・ツールを1つのシステム上で利用することができれば、個々の業務効率の改善に繋がり、組織やチーム単位での生産性も大幅に向上するでしょう。
その反面、自社課題や導入目的の範囲を越えて、余分な機能を多く搭載してしまうと、一部の部門にしか定着しなかったり、かえって業務効率を低下させてしまうことにもなります。
グループウェアでどんなことが実現できるかを理解し、自社にどの機能が必要なのかを優先度まで明確にした上で、候補の製品を比較検討して自社に定着するグループウェアを導入しましょう。
