文書作成ソフトは、テキストを主体とした文書の作成・編集を行うツールです。校正機能を用いて誤字脱字を未然に防いだり、コメント機能を用いて複数人で同一ファイルを共同編集したり、作成する書類の種類によってテンプレートを使い分けたりするなどして文書作成を効率化することができます。
企画書や提案書、バックオフィスの各種帳票、手紙、書籍執筆など、さまざまな場面で利用されており、誰もが一度は利用したことがあるでしょう。WordやGoogleドキュメント、Evernoteが代表的なツールですが、その他にもベンダー独自の強みや機能を持った製品も年々増えてきています。
最も効率良く業務や作業を進められる理想の文書作成ソフトを選ぶためには、まず文書作成の目的や利用用途を明確にし、それに合った機能を持つ製品を絞り込むことが重要です。
以下、文書作成ソフトについて、それぞれの特徴や機能、料金プランを紹介します。製品の比較検討に際して、選び方や比較のポイントを確認したい方はそちらもご参照ください。
文書作成ソフトの選び方・比較ポイント
文書作成ソフトを比較する際のポイントは下記4点です。
- 目的｜どういった場面でどのような文書を作るのか
- 仕様｜ビジネス向けの機能・セキュリティが備わっているか
- 対象｜誰が使うのか、誰でも操作しやすいか
- 費用｜料金形態は予算に見合っているか
1. 目的｜どういった場面でどのような文書を作るのか
数多くある文書作成ソフトは、それぞれが何らかのコンセプトに沿って設計されています。各ツールは、どういった場面でどのような文書を作るのか、という目的や想定される活用シーンに応じて必要になる機能を揃えているはずです。
- 議事録
- 記事の作成
- 仕様書、設計書
- メモ・ノート
- 契約書
- レポート・報告書
たとえば、メディアの記事を作成する場合は、誤字・脱字や表記ゆれ、スペルミスなどを自動検知するような文章校正を効率化する機能が欲しいところです。見出しを設定するだけで、目次を自動作成できる機能もあります。
議事録を作る場合は、事前に設定したテンプレートを活用できるもの、リアルタイムで共同編集できる機能やドキュメントを簡単に共有できる機能が有効です。
まずは、「どういった場面でどのような文書を作るのか」を明確にし、そのためにどんな機能が必要なのか、あると便利な機能は何かを決めていきます。
2. 仕様｜ビジネス向けの機能・セキュリティが備わっているか
文書作成ソフトが組織のIT資産となる以上は、ビジネス利用に適した仕様になっているか、またユーザー管理やセキュリティ対策が施されているかは選定基準として外せないポイントです。
- ユーザー管理
- ログインパスワード設定
- 閲覧や編集の権限設定
- 操作ログの管理
- PDFや他のデータ形式へのエクスポート
外部のパートナーと共同編集を行ったり、オンライン上で文書共有を行う場合は、アクセス権や閲覧権限が設定できるかどうか、デバイスやOSに依存せず、文書の共有・閲覧・編集を行う手段があるかも見ておきましょう。
3. 対象｜誰が使うのか、誰でも操作しやすいか
企業や部門単位での導入や、外部パートナーを含めた共同作業など、複数人で利用する場合は、「誰が使うのか」という点も重要です。特に、操作性は個人で意見が分かれやすく、作業効率への影響が大きいポイントなので、デザインの好みや使いやすさを代表者1人の感覚で安易に決めないよう注意が必要です。
また、機能が充実しているツールでも、利用者が使いこなせなくては意味をなしません。機能性だけで判断しないよう、利用者が直感的に使いやすいシンプルな機能構成を選びましょう。
4. 費用｜料金形態は予算に見合っているか
表計算ソフトは、無料と有料のもの、またグループウェアの機能の一つとして提供されているものがあります。有料の場合は、基本的に月額払い、年額払い、ライセンス買い切りの3つのタイプです。
無料版でも文書作成の基本機能は十分に備わっていますが、オンラインストレージのデータ容量に上限があったり、搭載機能やテンプレート数が少なかったり、何らかの制限がかかることもあるため、利用シーンによっては不都合が生じることもあります。
また、無料版は場合は、ユーザー管理やセキュリティ対策、テクニカルサポートも制限されることが多いため、企業導入の場合は自社のセキュリティポリシーを満たす製品であるかどうか注意しましょう。