表計算ソフトは、数値やデータを集計したり、関数を用いて複雑な計算を自動化するソフトウェアです。主に、下記のようなことができます。
- 四則演算や関数を用いた複雑な計算
- グラフや図表の作成
- データの管理（データベース化）
- プログラムの組み込み
以下、表計算ソフトについて、それぞれの特徴や機能、料金プランを紹介します。製品の比較検討に際して、選び方や比較のポイントを確認したい方はそちらもご参照ください。
表計算ソフトとは
表計算ソフトとは、セル内に入力した数値を元に、数値データの集計や複雑な計算を自動化できるソフトウェアです。
四則演算や平均・中央値などの単純な計算から、条件に合致したデータの抽出や処理分けなどの複雑な計算まで、一括計算することができます。また、入力・算出したデータからグラフや図表を作成することも可能です。
表形式で一覧性に優れており、絞り込みや検索、並び替えなどのデータ整理も容易に行えるため、経営数値やプロジェクトの管理、バックオフィスの各種帳票管理など、業種・部門を問わずさまざまな業務で活用されています。
さらに、拡張機能によって、簡易なプログラムの記述・実行、PDFやCSV形式のファイルの取り込みと編集、テンプレートを活用した帳票や報告書の作成など、より複雑な処理や幅広い用途に対応できます。
表計算ソフトの選び方・比較ポイント
表計算ソフトを比較する際のポイントは下記3点です。
- 提供タイプ｜クラウド型かパッケージ型か
- 利便性｜作業効率に影響はないか
- 費用｜料金形態は予算に見合っているか
1. 提供タイプ｜クラウド型かパッケージ型か
表計算ソフトには、インターネット経由で利用するクラウド型と、ソフトウェアをPCにインストールして利用するパッケージ型の2つのタイプがあります。
クラウド型の表計算ソフトは、各デバイスからオンライン上のアプリケーションにアクセスして利用します。ファイルデータはオンラインストレージ上に蓄積され、自動バックアップ機能が付帯していることが多いですが、その実施頻度やデータの保存期間などをチェックしておきましょう。
一方でパッケージ型は、ソフトを各自のパソコンにインストールする必要がありますが、ネットの通信速度やメンテナンスの影響を受けず、インターネット環境がなくても編集可能です。定期的に手動でのバージョンアップが必要になる点に注意しましょう。
2. 利便性｜作業効率に影響はないか
企業や部門単位などの複数人で利用する場合は、使い勝手の良さも重要です。いくら便利な機能が揃っていても、動作が重かったり、操作性が悪ければ、返って作業効率が落ちてしまいます。
具体的には以下のポイントを確認しておきましょう。
- 複数人で同一ファイルを共同編集した際に動作が重くならないか
- ソフトの立ち上げに時間がかからないか
- 関数を組み合わせてもファイルが直ぐに開け、計算結果が表示されるか
また、デザインの好みや使い易さを代表者1人の感覚で安易に決めないように注意が必要です。利用対象となる人のITリテラシーを考慮して、各部門のメンバーを集めるなど、複数人で検証してみましょう。
3. 費用｜料金形態は予算に見合っているか
表計算ソフトは、無料と有料のもの、またグループウェアの機能の一つとして提供されているものがあります。有料の場合は、基本的に月額払い、年額払い、ライセンス買い切りの3つのタイプです。
無料版でも基本機能は十分に備わっていますが、クラウドストレージのデータ容量に上限があったり、プログラムを組み込めなかったり、利用可能な関数やテンプレート数が少なかったりと、何らかの制限がかかることもあるため、用途によっては不十分に感じるかもしれません。
また、無料版は場合は、ユーザー管理やセキュリティ対策、テクニカルサポートも制限されることが多いため、企業導入の場合は自社のセキュリティポリシーを満たす製品であるかどうか注意しましょう。