2019年4月の労働基準法の改正によって、年10日間以上の有給休暇が付与される全ての労働者に対し、年5日の有給休暇を取得させることが義務化されました。

この有給休暇取得の義務化は、正社員だけでなくパートやアルバイトにも適用され、それぞれの雇用区分で有給付与日数の計算方法が異なります。

本記事では、有給休暇の付与日数・取得日数の計算方法のほか、適正な管理を行うために押さえておくべき法的事項を詳しくまとめています。また、煩雑で手間のかかる有給管理を効率的に行う方法についても解説していますので、ぜひ参考にしてみてください。

有給休暇とは

有給休暇とは、一定の期間継続して働いた従業員に付与される法律で定められた休暇です。有給休暇は休んでも賃金が減額されません。

従業員の年次有給休暇は労働基準法によって決められており、会社は従業員が請求したときに取得を認めなければなりません。会社側は、請求された時季が事業の運営に支障がでる場合にのみ、年次有給休暇の取得時季をずらすよう依頼することが可能です。

有給休暇の付与は正社員だけでなく、勤務日数や勤務時間にかかわらずパート・アルバイトにも付与されます。所定労働日数や労働時間により付与される有給休暇の日数は変動するので、有給休暇を付与する際には、該当の従業員が労働した日数を確認しながら計算する必要があります。

さらに、2019年4月の法改正により、年10日間以上の有給休暇が付与されている全労働者に対して、事業者は必ず年5日の有給休暇を取得させなければならないと義務化されました。有給休暇を付与するだけでなく、実際に従業員が休みを取得する必要があります。

もちろん、パートやアルバイトにもこの変更は適用されるため、有給休暇の付与日数や取得日数について全体を改めて把握し、対応していかなければなりません。

有給休暇の平均取得日数

厚生労働省による2020年の「就労条件総合調査」では、2019年の、民間企業における年次有給休暇取得状況は、平均取得率56.3％との結果がでています。

労働者1人に付与される年次有給休暇の平均日数は18日でしたが、実際の取得日数平均は10.1日と、前年の9.4日（52.4％）よりは増加しているものの、未だに半数近くの有給が取得されていません。

参考元：厚生労働省「令和２年就労条件総合調査　結果」

有給休暇が付与される要件

有給休暇が付与されるには、下記2つの要件を満たしている必要があります。

この2つの要件が満たされている場合、入社日から6ヶ月経過した時に、10日間の年次有給休暇が発生します。

さらに労働日数の8割以上出勤する要件を満たしている場合、その翌年度以降も有給休暇は最初の有給休暇付与から1年おきに追加されていきます。

有給休暇が新しく発生する時期は入社日に関係するため、年度途中に入社した従業員の場合には、有給休暇を付与する時期に注意が必要です。

有給休暇の次年度への繰越

年次有給休暇は、付与された年度に消化できなかった場合でも、翌年度に繰り越しをして使うことができます。ただし有給休暇には利用期限があり、付与から2年を超えると利用しないまま消滅してしまいます。

また、有給休暇の繰り越し上限日数は20日以上にしなければなりません。会社規定で、最大繰越日数を20日に定めている場合、有給の残日数が20日を超えていたときにはオーバーしている日数が繰り越し時に消去されます。

有給休暇繰り越し作業を行う際には、残日数が最大繰越日数と新しい繰越日数を合計した数を超えていないことも確認しましょう。

有給休暇の付与日数の計算方法

有給休暇日数は、以下の方法で算出されます。

当年の有給休暇日数＝前年からの繰越日数＋新しく付与される日数

前年で未消化の有給があった場合、利用期限や繰越可能日数から翌年度への繰り越し日数を計算します。

また、正社員、パート・アルバイトなど、それぞれ週所定の労働日数によって追加される日数も異なります。有給休暇の計算は、従業員ごとに有給休暇が発生するタイミングで勤務期間、所定の労働日数を基に行います。

正社員の付与日数

正社員の場合、下表のように、新しく追加される有給休暇日数は勤務年数に応じて変わります。

勤務期間	付与される日数
6ヶ月	10日
1年6ヶ月	11日
2年6ヶ月	12日
3年6ヶ月	14日
4年6ヶ月	16日
5年6ヶ月	18日
6年6ヶ月以上	20日

パート・アルバイトの付与日数

パート・アルバイトの有給休暇付与日数は、週または年間の所定労働日数と勤務期間によって決まります。

パート・アルバイトの有給休暇が適用される要件

週所定労働時間が30時間以上で所定労働日数が週4日以上、または年間217日以上の従業員では、正社員の付与日数に準じます。

週所定労働日数	1年間の所定労働日数	勤務年数（年）
		0.5	1.5	2.5	3.5	4.5	5.5	6.5以上
4日	169～216日	7	8	9	10	12	13	15
3日	121～168日	5	6	6	8	9	10	11
2日	73～120日	3	4	4	5	6	6	7
1日	48～72日	1	2	2	2	3	3	3

週所定労働日数が5日（年間所定労働日数216日）

週所定労働日数が5日もしくは年間所定労働日数が217日以上の従業員は、上記で説明したとおり、表1に基づいた正社員の付与日数と同一になります。

週所定労働日数が4日（年間所定労働日数169～216日）

パート・アルバイトで週所定労働日数4日の場合には、表2から付与日数を調べられます。

週所定労働日数が3日（年間所定労働日数121～168日）

パート・アルバイトで週所定労働日数3日の場合には、表2から付与日数を調べられます。

週所定労働日数が2日（年間所定労働日数73～120日）

パート・アルバイトで週所定労働日数2日の場合には、表2から付与日数を調べられます。

週所定労働日数が1日（年間所定労働日数48～72日）

パート・アルバイトで週所定労働日数1日の場合には、表2から付与日数を調べられます。

有給休暇取得の時季指定義務とは

有給休暇取得の時季指定義務とは、2019年4月の労働基準法改正によって定められた「年10日以上年次有給休暇が付与される従業員に対して、年5日は会社が時季を決めて消化させる」義務のことです。

有給休暇は従業員本人が会社に休みの取得を申請して消化するのが一般的ですが、本人が請求をためらってなかなか有給休暇が使えないケースが多く、消化されるべき有給休暇が残ってしまうといった問題がありました。そんな中、有給休暇の取得率をあげるために定めされたのが、時季指定義務です。

原則、労働者の希望を優先する

時季指定義務があるのは会社側ですが、基本は有給休暇取得の義務化に基づいたものなので、従業員の有給消化を促進する目的で行う必要があります。会社が有給休暇の取得日を決定してから本人に知らせるのではなく、従業員の意見を聞いてから、その意見を尊重したうえで日付を決める必要があります。

時季指定が必要になる場合

時季指定義務は、年間10日以上の有給休暇が追加された従業員のうち、年間5日を消化していない人に対して行います。本人が5日以上をすでに使用している場合には、その従業員へ有給の時季指定をする必要はありません。

計画的付与により5日未満の日数が使われているときは、有給の使用合計がまだ5日間に不足しているので、5日から使用日数を差し引いた残りの日数分だけ時季指定を行う必要があります。

時季変更権の適正な使い方

時季変更権とは、従業員が申請した有給取得日について、会社が日付の変更を依頼する権利のことです。労働基準法では「事業の正常な運営を妨げる場合、他の時季に有給休暇を与えることができる」と定められています。

通常は従業員が希望する時季に有給を使えるのですが、繁忙期で人員が確保できなかった場合や、同時期に有給申請者が重なり人員不足となる場合、長期間連続の休暇申請がされた場合などに、時季変更権を行使できます。

ただしこれは、会社側が代替勤務者確保の努力をすることが前提です。時季変更権の行使は、本人の意思を尊重しながらも会社側で対応ができない場合に限られるので注意しなければなりません。

有給休暇の計画的付与

有給休暇の消化を進めるための制度のひとつが、有給休暇の計画的付与です。法改正の前から存在している制度でもあります。計画的付与では、労使協定を結んでいる会社で、従業員の保有している有給休暇の5日を超える日について、取得日を先に決めておくことができます。

従業員が有給を取る日の計画を立て、その事前申請を受け取ることで、計画的な有給消化の促進が可能です。有給を取るタイミングがつかめないなど、気軽に休みの予定を立てられない従業員でも、事前に休みを計画しておくことで確実に有給の消化ができます。会社側も休みを前もって確認できるので、業務計画に活用できるメリットがあります。

有給休暇取得の義務化について押さえておくべき法的事項

法改正により有給休暇取得が義務化された現在、従業員が有給を取れるように会社が行うべき対応にも注意が必要です。有給休暇の管理や有給休暇の明確化、労働基準法の遵守など、従業員の有給取得を進めるために大切なポイントについて説明していきます。

年次有給休暇管理簿の保存義務がある

年次有給休暇管理簿は、従業員ごとの年次有給休暇について管理するための帳簿です。

有給を付与した「基準日」、基準日から1年の間に取得した有給の「日数」、実際に有給を使用した「時季（日にち）」の3項目を記載して、有給の増減や残数などを管理します。

この管理簿は有給の付与期間中から満了後3年間は保存しなければなりません。労働者名簿、賃金台帳などと連携して運用、保存できると作業の効率化が図れます。

育児・介護休業は有給休暇日数にカウントされない

育児休業とは、子供が1歳未満の時、その育児のために休業できる制度です。介護休業は、要介護状態の家族がいる際、介護のために休業できる制度（家族1人につき、通算93日まで）を指します。

また、未就学児の子供を看護するためや、要介護の家族を介護するために、1年度につき5日／人（上限10日）の休みが取れる制度もあります。

育児・介護休業は有給休暇とは違う制度なので、有給休暇の消化日数にあてることはできません。ただし、育児・介護休業自体を有給で取得させるか、無給で取得させるかは会社の規定次第です。育児・介護休業の申請が従業員からあった場合には、その取得を拒むことはできません。また、育児・介護休業期間は出勤したものとみなされます。

労働基準法に違反すると罰則がある

年次有給休暇に関して違反した場合には、労働基準法違反による罰則が適用されます。罰則には30万円以下の罰金や6ヶ月以下の懲役などがあり、労働者1人に対して1件の罪が科せられる場合もあるので、注意が必要です。

【次有給休暇に関する違反内容例】

システム導入で有給休暇の日数計算や管理を効率化

有給休暇の計算・管理は、従業員一人ひとりの雇用形態や勤務期間、有給の使用状況などを加味して行う必要があります。加えて、年次有給休暇管理簿の作成も行なわなければならず、煩雑で膨大な有給管理業務をミスなく行うのは決して容易ではありません。

こういった課題から、人事労務の業務効率化を図るため、有給管理のシステム化を検討する企業も増えてきました。

有給管理を行えるシステムには、勤怠管理システムや労務管理システム、有給管理システムなどがあります。人事労務データを他システムと連携・同期できるため計算ミス、入力ミスの削減も可能です。

年次有給休暇管理簿の自動作成や、有給休暇の申請・付与・管理業務をシステム上でスムーズにやり取りできるなどのメリットがあります。

有給休暇付与日数・有給の取得状況は、人事情報や勤怠データから自動計算ができるため、有給休暇管理業務にかける時間も削減可能です。今後の法改正に対しても、自動アップデートによる修正だけで速やかに対応できるなど、非常に利点が多いでしょう。

まとめ

2021年の法改正により、企業は従業員に最低でも年5日の有給休暇を実際に取得させければなりません。従業員に積極的に有給を消化させるためには、企業側が有給に対する正しい管理体制や計算方法をよく把握する必要があります。

従業員一人ひとりに計算、管理を行わなければならない有給休暇の処理は大変ですが、効率化のためのシステムが増えてきています。システムを上手く活用することで、管理をスムーズに行いましょう。