労働者が年間に有給休暇を取ることができる日数は、勤続年数によって一人ひとり異なります。また2019年4月1日の労働基準法改正により「年5日」は使用者側が時季を指定して有給休暇を取得させなければならないと定められました。

厚生労働省による令和4年の調査によると、労働者の有給休暇取得率は日本全体で見て58.3％と年々向上してはいるものの、宿泊・飲食サービス業など業種によっては50％を下回ることも明らかになっています。

法に則り、有給休暇を正しく運用するためには、正確な「年次有給休暇管理簿」の作成が欠かせません。しかし企業規模が大きくなるほど煩雑で取り扱うデータ量が増え、手間と時間がかかります。

そこで管理簿作成をはじめ、有給休暇の運用をペーパーレス化・自動化できる有給管理ソフトの導入がおすすめです。

ひと口に有給管理ソフトといってもさまざまな製品が存在するため、「どのソフトが自社に最適だろうか」と悩んでいる方も多いのではないでしょうか。

本記事では、有給管理ソフトのおすすめ8製品を比較し、選び方のポイントを解説します。

有給管理ソフトとは

「有給管理ソフト」とは、従業員の有給休暇日数・消化状況などを分かりやすく管理するためのITツールです。有給管理は、従業員一人ひとりについて不正やミスが発生しないように運用していくことが重要です。

2019年4月1日から、政府が掲げる「働き方改革」の一環で「年5日」の年次有給休暇付与が義務化されました。年10日以上、年次有給休暇を取る権利を持っている労働者に対して、「年5日」は使用者が時季を指定して取得させなければならない、と法律で定められています。

「従業員側から有給取得申請が行われてから付与する」ような場当たり的な対応ではなく「使用者側が日数・時季に配慮しつつ、有給の消化計画を立てて運用する」、なおかつ「正確でミスや不正がないように運用する」という体制構築が必須になっていると言えます。

「有給管理ソフト」は、最新の法令に対応した適切な有給休暇運用に役立ちます。毎日の出退勤時間打刻や勤怠の集計、給与計算機能とは切り離し、「有給管理を行う」という機能のみを突き詰めたシンプルなソフトで比較的安価に利用できることが特長です。

また「勤怠管理システム」の中にも、有給管理機能を備えた製品があります。勤怠管理システムは、従業員の出勤状況をリアルタイムで把握できたり、勤怠データの自動集計を主目的としたシステムを指します。

製品によって有休取得状況の確認や、特定の従業員に対して有給取得リマインドを送信できるものも見られ、勤怠管理を行いながら、有給管理も同時に行うことができます。

自社の従業員規模や、社内で既に使用している人事・労務関連ソフトとの兼ね合いを考慮しながら、適切な製品を選ぶことが大切です。

有給管理ソフトを使うメリット

有給管理ソフトを活用することで、以下3つのメリットがあります。

年次有給休暇管理簿をシステム上で生成・管理できる

一つ目は、「年次有給休暇管理簿」をソフト上で分かりやすく生成・管理できる点です。

「年次有給休暇管理簿」の作成・保存は労働基準法で義務付けられており、厚生労働省が一例として次のような書式を公開しています。

このような書式に倣い、Excelでファイルを作成して運用している企業もありますが、以下のような煩雑さを伴います。

一方、有給管理ソフトでは、導入時に従業員データ（入社年月日など）を正しく入力しておけば、煩雑な計算はすべてシステム上で処理されます。

有給に関するデータを一元管理できる

二つ目は、有給にかかわるデータを一元管理でき、総務・人事労務担当者は、従業員全員の有給取得状況を分かりやすく把握できます。

といったことが正確に分かり、使用者側から付与すべき時季・日数をスムーズに検討可能です。あるいは、各従業員への休暇付与をシステム側で自動的に行う機能もあります。

また、従業員側から「自分は今年、何日間の有給を取る権利がある？」と可視化できる製品も。オンラインで有給申請の承認を受けられる「ワークフロー機能」を搭載している場合もあります。

従業員の有給取得を促進できる

三つ目は、従業員の有給取得促進に役立つことです。

総務・人事労務担当者が、従業員の有給消化状況を確認する中で「この人は、有給を取得していないので、取得リマインドをしたい」といった場合、そのままシステム上で未取得者宛にメールで案内の送信も可能です。

もし、「自社の有給取得率を向上させたい」という課題を抱えているなら、有給管理ソフトの取得リマインド機能も活用してみると良いでしょう。　

おすすめの有給管理ソフト3選

ここからは、おすすめの有給管理ソフト3製品を比較して解説します。有給管理に機能が絞り込まれている分、操作がシンプルで分かりやすく、かつ比較的廉価に利用できる製品が多いと言えます。

複雑な操作方法を新たに覚えなくても、Excelなど従来の管理方法からスムーズな切り替えが可能です。

単に管理担当者の負担を軽減するだけでなく、従業員側からの「自己管理」を促すことができる製品も見られます。

有休ノート

「有休ノート」は、株式会社 月華堂が提供する有給管理システムです。「有給休暇の取得義務化」に完全対応しており、運用開始後も最新の法令に対応したアップデートが無料で提供されます。最新の法令に対応しながら、廉価に運用したい企業に向いていると言えます。

初期設定時に従業員を登録しておけば、自動で法定有給休暇日数を算出できます。有給消化状況を一覧で確認できるだけでなく、休暇付与をリマインドしてくれるアラートメール機能も搭載しています。

従業員一人ひとりに対してもアカウントを発行することで、従業員自身が有給管理を行い、オンラインで有給申請することも可能です。

また、法定外有給休暇の管理もこのソフト一つで行うことができます。

なお、「登録項目を増やしたい」「専用サーバーで稼働させたい」など、カスタマイズが必要な場合は別途問い合わせが必要です。

有休ノートの料金プラン

従業員数が15名までの場合は期間の制限なく無料で利用できます。

料金	・15名まで：無料 ・16名以上：110円/1人当たり

有休ママ

「有休ママ」は株式会社ステラコンサルティングが提供している有給管理ソフトで、社会保険労務士が制作・企画の監修を行っています。

ソフト導入時に従業員を登録することで有給を自動付与し、消化分を入力していくことで残日数を計算、個人別の有給休暇取得状況を自動で作成できます。

Excel管理からもスムーズに導入でき、PC、社内LAN上で動作し、重要な人事情報を外部に通信するリスクを回避できます。

管理可能な社員数の上限は、3000名程度です。従業員数が比較的多い場合でも廉価に運用したい企業や、クラウド型ソフトではなく、社内サーバー上で運用したい企業に向いていると言えます。

有休ママの料金プラン

従業員数が2名までの場合は、期間の制限なく無料で利用できます。

料金	・2名まで：無料 ・2名以上：16,500円（年額）

オフィスステーション有休管理

「オフィスステーション有休管理」は、株式会社エフアンドエムが提供する有給管理ソフトで、「入社半年後の有休付与」「次年度繰り越し」など、最新の法改正に則って有給休暇の自動付与が可能です。

社員、派遣社員、アルバイトなど、従業員の労働区分に応じた付与にも対応しています。

取得状況の管理漏れを低減する「アラート機能」「未取得の従業員への自動メール送信機能」も搭載されています。

従業員一人ひとりに対する「マイページ」があり、有給休暇付与日、取得日、取得期限などいつでも閲覧可能です。従業員は休暇希望日を選択することで「マイページ」から取得申請ができます。有給休暇の取得期限が迫ってくるとアラートが届き、従業員自身が有給の自己管理をできます。

従業員数が10名以下の場合は、月額利用料は一律1,100円です。

管理担当者の負担軽減だけでなく、従業員による「自己管理」を促進したい企業に向いていると言えます。

オフィスステーション有休管理の料金プラン

30日間は、トライアル期間として無料で利用可能です。

料金	・初期費用：11万円 ・月額110円/1名当たり ※10名以下の場合：月額利用料一律1,100円

おすすめの勤怠管理システム5選

勤怠管理システムは、PC・スマホ・タブレットなどから出退勤時刻の打刻を行い、紙の出勤簿やタイムカードの代わりにシステム上で勤怠管理・集計ができるツールです。

勤怠管理機能に付随して、有給管理機能を備えた製品も数多く見られます。

シフト勤務がある職場など、従業員一人ひとりの勤務状況把握が複雑になりがちな事業所に向いていて、同じシステム上で有給管理も一元化することで、管理業務の効率化を図ることができます。

HRMOS勤怠

「HRMOS勤怠」は株式会社ビズリーチが提供する勤怠管理システムです。出勤簿・タイムカードのペーパーレス化をうたっており、勤怠管理・有給管理を一元管理したい企業に向いていると言えます。

年次有給休暇の「年5日」取得や、時間外労働の管理にも対応、最新の法令に準拠できるよう定期的な機能改善が行われています。

有給休暇、代休、振替休日、夏季休暇、慶弔休暇、企業独自の休暇等、さまざまな休暇の管理が可能で、従業員別に年度・⽉ごとの「休⽇・休暇」の状況を確認できます。

無料プランも用意されていますが、その場合「届出申請ワークフロー」「有給休暇の自動付与」「時間単位有給休暇」「有給休暇管理レポート」の機能が利用できない点に注意が必要です。

ハーモス勤怠の料金プラン

無料プランでは、有給管理機能を利用できない点に注意してください。

料金	30名以下：無料 31名以上：月額110円/1名当たり

HRMOS勤怠を実際に利用した人の口コミ

スマレジ・タイムカード

「スマレジ・タイムカード」は株式会社スマレジが提供する、従業員の勤怠状況を自動監視可能で、法改正に対応した勤怠管理システムです。有給管理と併せてシフト管理も行いたい企業や、給与計算も同一システム上で完結させたい企業に向いていると言えます。

時間外労働時間などを、システムが自動で監視・警告を行うことで、36協定や社内規定の違反を未然に防ぎます。外国人留学生の労働時間上限管理にも活用可能です。

従業員の有給取得状況も、一目で確認が可能。システムが自動で警告を送信するので、一人一人に対して注意勧告する必要がなくなります。

シフト管理や給与計算、年末調整も一つのシステム上で完結します。ただし無料プランでは、有給管理に関連する機能を利用できない点に注意が必要です。

スマレジ・タイムカードの料金プラン

無料プランでは、有給管理機能を利用できない点に注意してください。

料金	10名まで：2,420円/月額 11名以上：+385円/1名当たり

スマレジ・タイムカードを実際に利用した人の口コミ

レコル

「レコル」は中央システム株式会社が提供する、シンプルかつスムーズに導入できる勤怠管理システムです。

有給休暇、その他の法定休暇（看護休暇、介護休暇など）、会社独自の特別休暇の付与と残日数を管理でき、時間単位や半日単位での取得にも対応しています。

取得状況は一覧で確認することができ、法令で定められた「5日以上」の有給休暇を取得したかどうかを簡単に管理できます。従業員数30名以下の企業でも利用可能ですが、月額最低利用料金3,000円が必要です。

勤怠管理・有給管理のいずれも工数削減を図り、ペーパーレス化を進めたい企業に向いていると言えます。

レコルの料金プラン

30日間の無料トライアル期間が提供されています。

料金	月額100円/1名当たり ※最低利用料金：3,000円/月額

レコルを実際に利用した人の口コミ

CLOUZA

「CLOUZA」は、アマノビジネスソリューションズ株式会社が提供している勤怠管理システムで、スマホ・タブレット・PCがタイムレコーダーになり、データ集計も行えるツールです。

有給の自動付与、残り日数管理、取得状況管理、休暇申請がスマホやタブレットからでも手軽に行えるようになります。

管理可能な従業員数は500名まで、500名以上の場合は別途問合せが必要です。

月額費用「200円/1人当たり」の従量課金制で、当月に打刻を行った人数に対して料金が決定しますので、「閑散期には管理コストを抑えたい」という企業にもおすすめです。

CLOUZAの料金プラン

30日間の無料体験期間が提供されています。

料金	月額200円/1名当たり

シュキーン

「シュキーン」は株式会社インフィニットループが提供する勤怠管理システムで、PC・スマホ・タブレット打刻だけでなく、ICカード打刻や、スマホを持って親端末機の近くを通るだけで打刻など、さまざまな打刻方法に対応しています。

リアルタイムに労働時間の集計・管理をする機能を豊富に搭載、「グラフ」や、「統計」機能を使うことで勤怠記録を分析し、働き方改革推進に有効です。

有給管理機能も搭載しているので「働きすぎの従業員や、忙しいチームを明らかにして、休暇付与・取得を推進したい」と考えている企業におすすめです。

月額200円（1名当たり）の従量課金制で、当月の打刻人数に応じて課金が行われます。なお、従業員数10名以下の場合は、月額最低利用料金2,000円です。

シュキーンの料金プラン

最大2ヶ月間の無料トライアル期間が提供されています。

料金	月額200円/1名当たり

シュキーンを実際に利用した人の口コミ

有給管理ソフトを選ぶ際の3つのポイント

ここからは有給管理ソフトを比較検討する際に着目すべきポイント3点を解説します。

料金体系

一点目は、料金体系です。初期費用不要で、なおかつ月額費用も無料という製品も見られますが、管理可能な従業員数の上限が設定されている製品が多いと言えます。

「導入費用」や「年間運用費用」をチェックするとともに、自社の従業員規模に適しているかどうかを必ず確認しましょう。

クラウド型か、オンプレミス型か

二つ目は、データの保管場所についてです。

従業員一人ひとりに関する「有給付与日数」「取得年月日」「有給消化率」といった項目は、重要な人事情報です。企業によっては「人事情報は外部サーバーに置くのではなく、社内サーバー上で管理したい」と考える場合もあるでしょう。

有給管理ソフト・勤怠管理ソフトの複数の製品を比較する中で「クラウド型」「オンプレミス型」の2タイプが見られます。導入前に人事情報の管理方法について自社のポリシーを十分に確認し、会社のルールにマッチした製品を選びましょう。

従業員視点での使いやすさ

三つ目は「総務や人事・労務担当者の負担減」という視点だけでなく、「従業員目線」も考慮した使いやすさで選ぶことです。

有給管理ソフト導入によって有給管理担当者の業務負荷低減を期待できますが、「従業員一人ひとりが有給の自己管理をできるか」という点も併せて検討することをおすすめします。

管理担当者側からの一方的な休暇取得勧奨ばかりではなく、従業員一人ひとりが休暇日数を確認したり、オンライン申請機能の有無にも着目すると良いでしょう。

社内全体で有給管理が可視化されるようになれば、休暇取得がより積極的に進むことが期待できます。

勤怠管理システムを選ぶ4つのポイント 

次に、「勤怠管理システムで、有給管理も行いたい」と考えている企業に向けて、勤怠管理システムを選ぶポイントを解説します。

以下、4つのポイントを必ず押さえましょう。

自社の就業規則や管理ルールをすべて反映できるか

まずチェックすべきポイントは、勤怠管理のベースとなる自社の就業規則（雇用種別、勤務形態、休暇制度など）をすべて設定可能かどうかです。

就業規則や管理ルールは、企業規模が大きくなるほど多様化・複雑化する傾向にあるため、自社に必要なカスタマイズができるかどうかも導入前に確認が必要です。

ストレスなく勤怠の打刻ができるか

次に「従業員が毎日確実に打刻できる」かどうか、操作感やUIをチェックしましょう。

ミスや不正のない勤怠管理・休暇管理のためには、全員が毎日忘れずに打刻し、データに不備がないことが必要です。

煩わしい操作が不要で、どの従業員も忘れず簡単に打刻できる製品を選ぶことが大切です。

人事労務関連のソフトと連携可能か

勤怠管理ソフトと他製品のデータ連携が可能かどうかもチェックしておきましょう。

特に勤怠集計データと関連性の高い領域として、以下が挙げられます。

単に「連携可能なシステムはあるか」という点に着眼するだけではなく、「連携の結果、業務効率が改善されるか」という視点で判断するのがおすすめです。

クラウド型か、オンプレミス型か

勤怠管理ソフトには「クラウド型」「オンプレミス型」という2つのタイプが見られます。

「クラウド型」は比較的低コストで、導入がスピーディーであることが特徴です。

一方「オンプレミス型」は社内サーバーにインストールして運用するのでカスタマイズ性が高く、自社のセキュリティポリシーに則った運用を重視する企業に向いています。

社内の考え方として

のうち、どれを最重要視するのかによって判断すると良いでしょう。

有給管理ソフトに関するよくある質問

まとめ｜自社に合った有給管理ソフトを導入し、管理負担低減と休暇取得推進につなげよう

本記事では、有給管理ソフトの導入メリットや、おすすめの製品、比較・検討のポイントを解説しました。

有給管理ソフトを活用するメリットは、単に担当者が煩雑な有給管理から解放され、業務負荷低減が期待できるだけではありません。

休暇に関するデータを社内で一元管理・可視化することで、「休暇取得が進んでいない従業員に対して取得リマインドができる」あるいは「従業員一人ひとりが自身の休暇取得状況を確認して、取得に対して自発的に行動できる」など、有給取得率アップも期待できます。

適切な休暇の取得は、ワーク・ライフ・バランスを見直し、従業員一人ひとりが健康・モチベーションを維持しながら長く働いていく上で重要です。

従業員にとってより良い職場環境になるよう、有給管理ソフトをうまく活用していきましょう。