マインドマップツールは、思考やアイデアを図式的に可視化するマインドマップを作成するツールです。目的に応じたテンプレートに情報を記録し、マウス操作で互いの関連付けを行うだけで、情報整理されたマップやダイアグラムが完成します。
また、テーマの全体像、および各ポイントの相対的重要性などを視覚化できる特性から、マインドマッピングやブレインストーミングのほか、タスク管理やプレゼン資料作成にも応用可能です。
以下、マインドマップツールについて、それぞれの特徴や機能、契約プランを紹介します。選定に際して、導入メリットや選び方などを確認したい方は、選定ガイドをご参照ください。
マインドマップツールとは
マインドマップツールとは、多数の思考やアイデアを視覚的に表現するマインドマップを作成するツールです。オーソドックスな放射状マップをはじめ、組織図やツリー型、タイムライン、特性要因図といったさまざまなマップレイアウトが用意されています。
情報の全体像、および各ポイントの関連性を図式で可視化できることから、ブレインストーミングやタスク管理、プレゼン資料作成にも応用可能です。またWebブラウザ上での閲覧や共同編集、コメント機能など、マインドマップツールの多くは、組織やチームでの利用を想定して設計されています。
マインドマップツールの活用メリット
マインドマップツールを活用メリットは主に以下の2点です。
- 直感的な操作によるマインドマップの作成
- チーム内の素早い情報共有
直感的な操作によるマインドマップの作成
マインドマップツールは、マインドマップの作り方や情報整理のノウハウがなくても、豊富なテンプレートの活用と直感的な操作で、マインドマップを作成できるツールです。
情報整理用の放射状マップをはじめ、ブレインストーミング、プロジェクトのロードマップ、タイムラインなど、用途に応じてテンプレートを選択し、それをベースに情報を落とし込み、マウス操作で互いの関連付けを行うだけで、情報が整理されたレイアウトのマインドマップが完成します。
テンプレート内でカラーテーマやデザインの切り替えも容易に行えるため、プロジェクト管理やWeb会議でのホワイトボード、営業資料の作成など、活用場面や対象者によって適切なマインドマップを表示することが可能です。
チーム内の素早い情報共有
マインドマップツールで作成したマインドマップは、テーマごとにアクセス権限を設定し、複数人での閲覧や編集を行うことが可能です。情報共有のタイムロスや作業の重複がなくなることで、チームプロジェクト全体の進行スピードや個々の業務効率の向上にも繋がります。
たとえば、マインドマップをタスク管理に使用する場合、個々人のタスクやその進捗状況がプロジェクトチーム全員に共有されます。プロジェクトの全体像を把握しながら、タスク同士の関連性も明確になるため、各々がタスクに優先度をつけることができ、プロジェクトリーダーもタスクの振り分けやスムーズなプロジェクト進行を行うことが可能です。
また、会議中に資料としてマインドマップが必要となった際、すぐに共有して議論を行うことができるため、意思決定のスピードアップに役立ちます。
マインドマップツールの選び方
自社に適したマインドマップツールを選定するには、まず「マインドマップを何のためにどのように利用するのか」を明確にする必要があります。そのうえで、ツールに備えられているデザインテンプレートや機能が用途に合っているのかを確認しましょう。
また、利用者のレビューには、マインドマップツールを利用する際のデバイスや場所に言及しているものも見受けられます。
- Windows版とiOS版で連携できないため、異なるOSを使っている場合は利用が不便
- オンラインでの利用しかできないため、電波がなくても利用できるオフラインに対応してほしい
- デバイスにしかデータを保存できないためクラウド環境が欲しい
そのほか、自社の利用環境を想定してツールの仕様が合っているのか、以下のような点も確認しておくとよいでしょう。
- デバイスによって利用可能な機能やメニューに制限がないか
- 共同編集機能、コメント機能は搭載しているか
- ユーザーごとに編集権限を設定できるか
- デバイス間のデータ連携はできるか
- オフライン、オンラインで利用できるか
- 添付・入出力できるファイル形式は用途に合っているか
マインドマップツールは、無料プランから利用できることがほとんどです。テンプレート数や機能に一部制限がありますが、上記のような操作感や運用のしやすさは実際に利用してみて判断するようにしましょう。
マインドマップツールの基本機能
マインドマップツールはマインドマップの作製だけでなく、プロジェクト管理機能や外部ツールとの連携機能など、用途に合わせた便利な機能を搭載しています。
以下はマインドマップツールの機能の代表的な機能一覧です。企業によってはセキュリティなど、重視する機能や要件が異なるため、自社の導入条件と照らし合わせ、必要な機能を選択してください。
※機能名称や内容は製品によって異なることがあります。
編集機能
- 共同編集：リアルタイムで複数人が一つのマップを編集する。
- コメント入力：マップ内にコメントを入力する。
- ファイル出力：任意のファイル形式でのエクスポートができる。
作図機能
- マップレイアウト：組織図やツリー型、タイムラインなどマップの表現方法を選択できる。
- テンプレート：効率的に目的のマップを作成できるテンプレートが利用できる。
- ガントチャート：プロジェクトの進行状況を管理する。
- クリップアート：図形など直感的に理解できるアートを追加する。
プロジェクト管理
- タスク管理：タスクの分解・関連付け・進捗管理を行える。
- ファイル添付：任意のファイルをマップ上に添付できる。
- カレンダー連携：登録したタスクをカレンダーに反映させる。
ツール連携
- クラウドストレージ：Googleドライブなどのクラウドストレージにファイルを保存できる。
- 社内wiki：社内wikiやグループウェアにナレッジとしてマップを共有する。
- デバイス間連携：異なるデバイスでデータを連携できる。
セキュリティ
- パスワード：マップを開くためのパスワードを設定する。
- アクセス制限：マップを閲覧・編集できるユーザーを管理する。