オンラインアシスタントは、在宅スタッフがリモートで業務サポートを行うアウトソーシングサービスです。
経理、秘書、人事などのバックオフィス、企画・マーケティング、営業サポート、Webサイトの制作・運営など依頼可能業務は幅広く、専門性の高い優秀なスタッフに業務を依頼できます。
以下、オンラインアシスタントについて、それぞれの特徴やサービス内容、料金を紹介します。導入メリットや選び方などの詳細を確認したい方は、選定ガイドをご参照ください。
企業の人材不足や働き方改革の推進を背景に注目を集めるアウトソーシング。これまではコストカットを目的としたアウトソーシングが主流でしたが、昨今はコア業務の生産性向上や人的リソースのコントロールなど、戦略的なアウトソーシングの活用が進んでいます。
その中でも急成長しているのが、各業務領域の優秀なスタッフに業務を依頼できる「オンラインアシスタント」です。
本記事では、オンラインアシスタントについて、その役割や導入メリット、サービスの特性を活かした利用方法をわかりやすく解説しています。また、サービスの費用相場や選び方も紹介していますのでぜひご参照ください。
オンラインアシスタントとは
オンラインアシスタントとは、在宅スタッフがリモートで企業の業務サポートを行うアウトソーシングサービスです。
成果のパフォーマンスや専門スキルにバラつきがあるクラウドソーシングとは異なり、厳しい採用基準で専門性の高いスタッフのみを揃えているため、成果物のクオリティが高いことが特徴の1つです。
経理、秘書、人事などのバックオフィス、企画・マーケティング、営業サポート、Webサイトの制作・運営など依頼可能業務は幅広く、採用コストをかけずに専門知識を有するプロのスタッフをチームとして一括契約することもできます。
オンラインアシスタントが解消できる人材リソース課題
業務やプロジェクトを進める中で、単純な業務プロセスの繰り返しや、煩雑な事務処理は必ずと言っていいほど後をついて回ります。
事業拡大に向けて人員を増やそうにも、採用にかける時間やリソースが確保しづらく、本来のコア業務の生産性もなかなか上がらないという状況に頭を抱える部門も少なくありません。
- 事業を立ち上げたばかりで、とにかく人手が足りていない。
- 事務処理にリソースを奪われ、本来やるべき業務になかなか集中できない。
- 採用活動にかけられるコストや時間がなく、未経験人材を育成するリソースもない。
- 定常的に仕事が発生しない場合もあり、正社員を採用するのはコストに見合わない。
- クラウドソーシングを使ってみたものの、業務の質やスキルにバラつきがある。
上記のような人材リソース課題を抱える企業にとって、オンラインアシスタントは頼もしい存在です。コストを抑えながら、各領域のプロのスキルや知見を持つ人材に、必要な時に必要な分だけ業務を依頼することができます。
オンラインアシスタントの導入メリット
オンラインアシスタントの導入により得られる効果やメリットは下記の通りです。
- 時期に合わせて人的リソースをコントロールできる
- 幅広い業務を一括で依頼することができる
- 時間や教育コストをかけずに業務を標準化できる
- コア業務の生産性を高めることができる
1. 時期に合わせて人的リソースをコントロールできる
通常、採用から入社までは、どんなに早くても1ヶ月程度の時間を要しますが、オンラインアシスタントは最短即日から導入できるため、何らかの理由でチームメンバーが急に抜けてしまったとしても、必要とされる労働力を迅速に補充することができます。
また、多くのオンラインアシスタントサービスは最低契約期間を設けておらず、月末月初の経理処理や決算月の会計・財務、新卒採用のエントリー期など、繁閑のニーズに合わせた人的リソースのコントロールが可能です。
派遣やパートといった形で直接雇用すると、定常的に仕事が発生しない場合でも人件費やその他固定費が発生しますが、オンラインアシスタントでは、仕事の増減に応じて的確に業務をこなしてくれる人材を確保でき、採用コストもかからず不要な固定費を削減することができます。
2. 幅広い業務を一括で依頼することができる
オンラインアシスタントは、その時に依頼する業務に応じて適切なアシスタントを配置してくれます。
例えば、Webサイト制作のプロジェクトチームで競合リサーチ、デザイン制作、経費管理の業務を外注したい場合、専門スキルの関係で別の人材が必要です。
納品物に対して報酬を支払う業務委託であれば固定費はかかりませんが、それぞれの業務に適した人材を探して別々で契約しなければなりません。しかし、オンラインアシスタントサービスを利用すれば、一括で依頼・契約を行うことができます。
案件ごとの契約手続きが不要になるため、依頼から納品・作業完了まで最短スピードで進めることができ、安定した体制をキープしながらプロジェクトを進行できることもメリットの1つでしょう。
3. 時間や教育コストをかけずに業務を標準化できる
オンラインアシスタントでは、それぞれの依頼業務に対して、そのノウハウを有したアシスタントが付くため、1から教育する必要がなく、最低限のルール共有のみで業務を円滑に進めることができます。
請負業務の範疇であれば、業務マニュアルの作成や業務改善コンサルティングも依頼できるため、アウトソーシングに頼っている業務を内製化したり、将来的に人材を採用・配置した際の教育コストをカットするといったことも可能です。
4. コア業務の生産性を高めることができる
単純な定型作業からスキルや専門性を要する業務まで、オンラインアシスタントは、企業活動における一般的な業務のほとんどをカバーしています。
極端に言えば、オンラインアシスタントをフル活用すると、現状で自社が保有しているリソースのほとんどを本命業務に温存することができるでしょう。
特に、単純でも量の多い事務処理、あるいはテンプレート化できる業務プロセスを全て委託することで、思考が求められるようなコア業務により多くのリソースを割くことができ、生産性を高めることができます。
新規プロジェクトを展開していく際や、経理・労務の専任担当が居ない中小企業にとって、オンラインアシスタントの導入は非常に有効です。
オンラインアシスタントの選び方・比較ポイント
数多くのオンラインアシスタントサービスは、それぞれが異なる特徴や独自の強み、料金プランの選択肢を持っており、全ての要素で比較を行うのは困難です。
まずは、以下3つのポイントに着目して、自社の業務環境や依頼業務に適したサービス候補を絞り込むと良いでしょう。
- 依頼可能業務と対応範囲
- アシスタントの稼働時間帯
- 使用するコミュニケーションツール
1. 依頼可能業務と対応範囲
以下のように、オンラインアシスタントサービスに依頼できる業務領域はさまざまですが、サービスによって得意とする領域が異なり、またカバーできる業務範囲が異なることに注意が必要です。
- 経理・財務
- 採用・人事
- オンライン秘書
- 営業事務
- 企画・マーケティング
- SNS運用
- Webサイト運用・分析
- 広告運用
- 事務局（カスタマーサポート）
- システム開発・Webデザイン
- クリエイティブ制作
- オフライン作業（契約書捺印・製本／シュレッダー／郵送／名刺スキャンなど）
領域を横断したチーム業務を依頼したい場合は、総合型のオンラインアシスタントを選択すると、契約を分散させることなくマネジメントコストも最小限に抑えることができます。
また、高い専門性やスキルが求められる業務を依頼したい場合は、領域を絞った特化型サービスがおすすめです。例えば、経理業務に特化したサービスの場合、経費精算処理や帳簿入力、請求書発行だけでなく、業務改善コンサルティングやシステム導入支援まで提供してくれます。
専門知識や細かいスキルは、実際に仕事を任せてみないとわからない部分もあるかもしれませんが、対応可能業務については事前確認ができますので、利用開始後に必要になる業務も含めてあらかじめ依頼業務を整理しておきましょう。
2. アシスタントの稼働時間帯
オンラインアシスタントに業務を依頼できる時間帯が、自社の営業時間や担当者スケジュールにマッチするかどうかも重要なポイントです。
標準プランで平日9:00～18:00を対応可能時間としているケースが多いですが、海外在住の担当アシスタントを指名したり、追加オプションを付けたりすることで、土日祝や深夜時間帯の業務依頼にも対応可能なプランもあります。
タスクの納品ベースで料金を支払っている場合は、アシスタントの稼働時間帯がそこまで業務に影響することがないかもしれませんが、連絡を取れる時間帯は把握しておいた方が良いでしょう。
3. 使用するコミュニケーションツール
オンラインアシスタントへの業務依頼やタスク納品、そのほか通常の業務連絡は、ビジネスチャットやWeb会議（ビデオ会議）などのコミュニケーションツールを利用するのが一般的です。
多くのサービスではSlackやChatworkに対応していますが、新しいツールを導入せずに済むように、自社で利用しているコミュニケーションツールに対応してもらえるサービスが望ましいでしょう。
電話やメールで対応可能なサービスも一部ありますが、ビジネスチャットはスピーディーなやり取りと業務効率化が見込めるため、自社で利用していない場合は、この機に導入を検討してみてもいいかもしれません。
オンラインアシスタントにかかる費用・料金目安
オンラインアシスタントのサービス料金は下記3つのパターンに別れます。
- 時間制：アシスタントの実働時間（1時間単位）に対して料金を支払う
- タスク制：タスクの数量単位で料金を支払う
- 定額制：規定の最大実稼働時間内で決まった月額料金を支払う
需要が高いのは業務を時給換算する時間制、もしくは定額制の料金プランです。
定額制は無制限に業務を依頼できるわけではなく、最大実稼働時間が20時間／30時間／50時間などと決まっており、超過が出た分に対しては時間制で追加料金を支払う仕組みです。依頼する業務量が毎月コンスタントに見込める場合には、定額制プランが割安になるでしょう。
タスク制プランは、定型業務を数量単位で依頼できるプランです。料金はタスク内容によって異なり、データ入力やメール配信リスト作成といった誰が行なっても結果や成果物が同じになる単純業務であることが一般的ですが、個別相談で依頼案件をカスタマイズすることもできます。
時間制、定額制、およびタスク制の料金体系は下記の通り。※当サイト掲載サービスを対象としています。目安としてご活用ください。
| 時間制・定額制 | タスク制 | |
| 初期費用 | 無料～ ※実働2～3時間の無料トライアル、初回打合せなどを含む ※定型化が難しい複雑な業務やチーム制業務には初期設計料金がかかることがあります。 | |
| 料金 | 月20時間：5～7万円／月 月30時間：7～10万円／月 月50時間：12万円～／月 ※契約期間によって料金が変動 | 定型作業：200～500円／件 カスタマイズ：要相談 ※業務内容や依頼件数によって料金が変動 |
| 1時間換算の料金 | 月20時間：2,500～3,500円 月30時間：2,300～3,400円 月50時間以上：2,500円 | ー |
| 最低契約期間 | 無し・契約プランによる | 無し |
業務単位で見ると、派遣やパート、クラウドソーシングに依頼するよりも少し割高になりますが、オンラインアシスタントの
- 採用コストや固定費がかからないこと
- 業務のクォリティ水準が一定以上に担保されていること
- マネジメント不要でチーム（複数人）をアサインできること
といった特性を踏まえると、オンラインアシスタントの方がトータルコストを抑えながら、業務効率化や生産性向上にも直結しやすいと考えられます。
オンラインアシスタント導入の流れ
以下、オンラインアシスタントの導入準備から利用開始までの3ステップです。
- 自社の人材リソース課題を明確化
- 利用サービスを選定し、担当者と打合せ
- トライアル導入後に本格運用開始
オンラインアシスタントの導入をスムーズに進めるポイントを押さえつつ、導入の流れを簡単に解説します。
1. オンラインアシスタントの導入目的・自社課題の明確化
オンラインアシスタントを選定する際には、まず自社の人員課題を整理し、オンラインアシスタントの導入目的を明確にしておきましょう。
人材不足とひと口に言っても、単純な労働力不足なのか、特定のスキルやノウハウが不足しているのかによって、どの業務を委託し、どの業務を自社でやるのかが変わってきます。
例えば、自社で「新規Webサイトの運用」に注力したいが、担当者がバックオフィスを兼任していて手が回らないという場合、
- 総務・経理関連の業務を全てオンラインアシスタントに依頼する
- 自社にノウハウが足りないWebサイトのアクセス解析やSNS運用を依頼する
- バックオフィスとWebサイト運用ともに、リソースを奪われやすい単純作業を依頼する
など、さまざまなパターンが考えられます。ボトルネックとなっている最優先課題を解消することで、生産性向上の効果も最大化するでしょう。
2. 利用サービスを選定し、担当者と打合せ
自社課題や導入目的から委託する業務案件が決まったら、前述した比較ポイントを押さえて利用するオンラインアシスタントサービスを選定しましょう。
サービスに申し込んだ後には、担当アシスタントと業務内容の擦り合わせを行います。はじめてサービスを利用する場合は、具体的な業務依頼前に簡単なヒアリングや導入相談を受けられる場合もあります。
このとき、現状、自社の誰がどのくらいの時間をかけてその業務を行なっていて、何人のアシスタントに1日あたり何件のタスクを完了してもらいたいかなど、整理しておいた自社課題と合わせて、頼みたい業務内容を具体的に伝えるとスムーズに進みます。
3. トライアル導入後に本格運用開始
オンラインアシスタントは、基本的に高い採用基準を設けており、業務内容に沿ったプロフェッショナルが揃っていますが、そのサービスが得意としている領域や導入規模によって、成果物の品質が左右されることがあります。
また、仕事の進め方やアシスタントとの相性など、実際に依頼してみないとわからない部分もあるため、3ヶ月以上のコンスタントな運用を計画しているのであれば、いきなり長期プランを契約するのではなく、最小の時間制・タスク制プランから始めてみるといいかもしれません。
本契約前に数時間程度の無料トライアルを準備しているサービスもありますので、積極的に活用しましょう。
まとめ
オンラインアシスタントは、経理や人事、秘書、営業などの幅広い業務依頼に、それぞれのプロのスキルを持った担当者が対応してくれるため、人手不足が課題となっている企業にとって非常に便利なサービスです。
採用コストやマネジメントリソースをかけずに、必要とする人材に、必要な期間で、必要な分だけ業務を依頼でき、企業全体の生産性を底上げすることができます。
その場しのぎの人員補充を繰り返すのではなく、オンラインアシスタントの特性を活かして生産効率を最大化できるよう、中長期視点の人員計画・業務計画をしっかりと立てて、それらに沿ったサービス選定を行いましょう。
各サービスのトライアルをうまく活用し、自社に最適なオンラインアシスタントサービスをご検討ください。
