Web会議システムおすすめ17製品を比較口コミや選び方を紹介

Web会議システムは、テレワーク時代に最も多くのユーザーを獲得した業務システムの1つです。多様な働き方への対応や業務効率改善を目的としたコミュニケーションツールとして需要が高まっていた中、コロナ渦によって全世界で市場が一気に拡大しました。

感染症対策の一環として2020年初期からWeb会議システムを導入している企業も少なくありませんが、以降、各サービスでは驚異的なスピードで品質や機能のアップデートが行われ、今もなお激しい競争が続いています。

本記事では、進化を続けるWeb会議システムについて、最新情報をもとに各サービスの機能的特長や品質を分析し、目的に合ったおすすめサービスを紹介します。選び方や比較ポイントについても解説していますのでぜひご参照ください。

Web会議システムとは

Web会議とは、パソコンやスマホ・タブレットからインターネット環境を通して行う遠隔会議です。Web会議システムは、Web会議を行うためのコミュニケーションツール全般を指します。

1対1または複数人の相手との音声・ビデオ通話をはじめ、テキストチャットやファイルの送受信、画面共有などの機能を使うことで、対面時とほぼ同等のコミュニケーションを実現可能です。

各自のスペースでいつでも遠隔会議環境が作れるため、会議や打合せだけでなく、商談や採用面接、ウェビナーなど幅広い用途で活用されています。

【目的別】おすすめのWeb会議システム17社の費用・特長を比較

多くのWeb会議システムの中から厳選したものを目的別に紹介します。自社の導入目的と照らし合わせて比較してみてください。

まずは定番システム「Zoom」と「Google Meet」の比較

Zoom ミーティングとGoogle Meetは、ともに導入実績多数で比較対象となりやすいサービスです。参考となる利用レビューも多く、迷ったら候補に入れておいてもよいでしょう。

Zoom ミーティング｜個人・ビジネスともに最も馴染みのあるWeb会議システム

Zoom ミーティングは、コロナ禍によるテレワーク時代において、ビジネス・プライベートともに最もユーザー数が急上昇したWeb会議システムです。参加者を別々の部屋に分けることのできるブレイクアウトルームをはじめ、ホワイトボードや録画機能、リアクション機能などの豊富な機能が揃っています。

無料版でも有料版とほぼ同等の機能群を利用できますが、時間制限の40分に達すると強制終了され、会議を続ける場合は全員再接続しなければならず、「無料版の時間制限を60分に拡大してほしい」という改善要望が多く見受けられます。

Google Meet｜社内会議の予定登録・共有・開始が１クリックで

Google Meetは、Google Workspaceで提供されるWeb会議システムです。Googleアカウントがあれば無料版でも回数制限なく会議を開催でき、また参加者はGoogleアカウントの有無を問わず、主催者の許可制ですぐに会議に参加できます。

Web会議に必要な基本機能は全て揃っており、無駄のないシンプルなUIで初めての方でも迷わず使えることが特長です。Googleカレンダーに会議予定を登録するだけでMeetのURLが自動発行され、細々した設定不要ですぐに立ち上げることができる点が、社内ミーティングでの活用で高く評価されています。

小規模会議向けWeb会議システム

小規模の会議やミーティング向きのWeb会議システムを3つ紹介します。5〜10人程度であればそれぞれの顔もしっかりと視認することができ、音ズレやタイムラグも発生しにくいです。必要な時にサッとオンライン会議を立ち上げたいという時に便利なシステムと言えるでしょう。

小規模会議向けとはいえ、中には100名規模のイベントや説明会にも対応できるシステムもあるため、1つのシステムを用途によって使い分けたい場合は、同時接続数と機能の詳細を確認しておくことをおすすめします。

Zoomミーティング

先ほども紹介したZoomミーティングは、PC、モバイルそれぞれでzoom専用アプリケーションから簡単に会議に参加することができます。

その使いやすさから、アメリカのテクノロジー評価サイトであるG2やTrustRadius、IT分野を中心とした調査会社であるGartnerなどで、顧客満足度No1を獲得し世界的な人気を得ており、導入後に利用している社員のパフォーマンス、信頼性、エンゲージメントが向上するなどの効果も高い評価につながっています。

また、同時接続数も最大1,000名まで対応可能なため、小規模会議だけでなく、大規模な会議にも対応できるいわばオールラウンドのWeb会議システムと言えるでしょう。

Zoomミーティングを実際に利用した人のレビュー

Google Meet

先ほども紹介したGoogle Meetは、Googleカレンダーから会議の予定を登録し、URLを発行するだけでアカウントの有無を問わず誰とでも会議を行うことができます。

セキュリティに関しては、世界中の企業が利用するGoogleの堅牢かつ安全なグローバルインフラストラクチャを基盤としており、各種不正防止機能が有効になっているため、安心して利用することが可能です。

同時接続数は最大100名まで対応可能なため、通信環境さえ整っていればあらゆる用途で活躍するWeb会議システムです。

Google Meetを実際に利用した人のレビュー

Skype

Skypeは、アカウントがないユーザーでも会議URLへのアクセスだけで簡単にWeb会議へ参加でき、サインアップは必要ありません。画面や資料共有も簡単で、PCの場合、最大300MBのファイルをドラッグアンドドロップで会話ウィンドウに追加するだけで共有することができます。

特長として世界中の固定電話や携帯電話に通話をかけられる格安プランを提供しているという点が挙げられます。国/地域を選択し、Skype番号を購入することで、通話による海外拠点とのやり取りが可能です。また、Skype同士の通話の場合は録音することもでき、重要なやりとりは残すことができます。

Skypeを実際に利用した人のレビュー

大規模会議向けのWeb会議システム

運用体制や要望に合わせた大規模なカスタマイズが可能なWeb会議システムを3つ紹介します。大人数の参加を想定していることから、音声・映像の品質にこだわっており、ストレスなくコミュニケーションが取れるシステムです。

※「ー」は公式ページから情報を取得できなかった項目です。

V-CUBE ミーティング

V-CUBE ミーティングは世界最新・最高レベルの映像・音声技術を新規に採用しており、最大接続数100名に対応しながら、高画質・高音質と安定した接続性で臨場感のあるWeb会議を行うことができます。

また、その高品質さからWeb会議市場で13年連続No1を獲得し、導入実績は5,000社以上に上ります。また、導入から運用まで24時間365日の充実したサポート体制も評価されているポイントの一つです。

V-CUBE ミーティングを実際に利用した人のレビュー

LiveOn

LiveOnは完全自社開発で作られており、音声遅延と音切れを防ぐ高度な独自技術が採用されているため、大規模な会議でも音ズレやラグなくWeb会議を行うことができます。

資料共有やホワイトボード機能をはじめとするWeb会議に必要な機能も搭載されているため、会議だけではなく研修やセミナー、イベント配信、BCP対策などさまざまなシーンで活用することができます。

英語・中国語にも対応しており、海外拠点からでも安心して利用可能です。

LiveOnを実際に利用した人のレビュー

sMeeting

sMeetingは、ドコモグループ、NTTグループを初めとする、23万人以上が利用しており、その実績に基づき設計されたシステムは音質、画質ともにトップクラスです。

また、端末問わずアクセスできる便利さを備え、セキュリティ対策も万全。画面キャプチャの抑止や、共有資料を端末に残さないセキュリティ設計で、情報漏洩リスクを最小限に抑えます。そのセキュリティの高さが認められ、大企業や医療機関、自治体などにも多く取り入れられています。

イベント・セミナー向けのWeb会議システム

イベントやセミナーのライブ配信に向いているWeb会議システムを3つ紹介します。PCの画面共有や資料ダウンロードなどの基本機能のほか、主催者側が任意の参加者に発言権を与える機能（ミュート解除）、質疑応答のチャットボックスなど、イベントやセミナーを円滑に進めるための機能を搭載しています。

なお、V-CUBE セミナーやCisco WebEx Event Centerはセミナーのライブ配信や録画配信に特化した「ウェビナーツール」です。Web会議システムとしても利用できるツールなので、セミナーや説明会が多い企業におすすめです。興味がある方は是非見てみてください。

FreshVoice

FreshVoiceは、「誰でも簡単に、すぐにWeb会議が開催できる」というコンセプトのもと、Web会議を「たったの3クリック」で行うことができます。複数拠点との会議を行う際には同時発言が可能で音声が聞き取れないという事象も発生せずに、セキュアで音質ののいいWeb会議の開催が可能です。そのため、役員同士の会議や会社説明会などの重要なイベントで活躍するツールと言えます。

また、大手・中堅企業から銀行や保険会社まで幅広い業種で導入され、2020年6月時点で国内導入実績は5,000社に上ります。セキュアで簡単に利用できることと、国内メーカーならではの手厚いサポートも選ばれる理由です。

FreshVoiceを実際に利用した人のレビュー

V-CUBE セミナー

イベントやセミナーは高品質な映像と音声が求められますが、V-CUBEセミナーは、H.264映像コーデックにより高度なデータ圧縮を行うため、ネットワーク状況が悪い場合でも、Webイベント・セミナーの開催・参加が可能です。

利用することで、会場の予約や紙資料の用意が不要になり、準備コストの削減も実現できます。開催後はチャットやアンケートによるコミュニケーションで、セミナーへの理解度や満足度を確認し、今後のコンテンツ改善に活かすことができます。

加えて、全世界最大10,000拠点に向けて同時に生中継できる強力なシステムのため、大規模なイベントにも対応することが可能です。

V-CUBE セミナーを実際に利用した人のレビュー

Cisco WebEx Event Center

Cisco WebEx Event CenterはPCだけではなくスマホからもWebセミナーに参加でき、コミュニケーションの障壁を下げ、多くの見込み客にリーチすることができます。

コメント機能でのリアルタイムフィードバックの収集や、CRMツールとの連携によりイベント後のキャンペーンや反応のトラッキングなど、イベントの成果を目に見える形で計測し、ユーザーとの継続的なコミュニケーションも可能にします。

映像技術に関しては、解像度・高音質なビデオとオーディオ機能が統合されており、その場にいるような臨場感のあるセミナーを体験できます。また、無料回線または有料回線を使ったグローバル電話会議、双方向 VoIP、またはオーディオブロードキャストから参加方法を選ぶことも可能で、セミナー映像や音声を途切れさせません。

Cisco WebEx Event Centerを実際に利用した人のレビュー

商談向けのWeb会議システム

オンラインでの商談に向いているWeb会議システムを3つ紹介します。画面共有やチャットなど、Web会議システムで使用できる一般的な機能に加え、下記の機能を備えています。

営業・商談活動の効率化やコスト削減を実現したい企業におすすめのシステムです。

ベルフェイス

ベルフェイスでは、クライアント側が事前のアプリダウンロードやID発行することなく接続が可能です。音声は電話回線を利用するため、スムーズにコミュニケーションができストレスがありません。資料共有は紙のような操作性で、参加者のペースでページをめくることができダウンロードも可能。同時編集のメモで、重要な決定事項もテキストでリアルタイムに確認できます。

操作も簡単で導入すればすぐに使い始めることができ、2020年時点では2,000社以上が導入、国内シェアNo1を獲得しているシステムです。

ベルフェイスを実際に利用した人のレビュー

どこでもSHOWBY

どこでもSHOWBYは相手と電話したまま画面共有などの画面へ簡単に接続ができ、カンペ機能や名刺交換機能も搭載されており、スムーズなオンライン商談を実現可能です。

また、アプリのインストールが不要で、商談の他に学習塾の質問対応やオンライン診療、不動産のIT重説やコンサル、社内の内線連絡など様々な活用ができます。 

1ユーザーであれば、無料で利用することができるため導入ハードルが低いシステムです。

どこでもSHOWBYを実際に利用した人のレビュー

はなスポット

はなスポットで特筆すべきは「体共有メモ機能」と「ステルスメモ機能」の2種類のメモ機能です。全体共有メモでは、商談ルームに居るメンバーに商談の要点を知らせることができます。ステルスメモ機能は顧客には見えないようになっているため、営業部員同士での指示や戦略といった顧客には内緒の話を商談中に共有することができます。

また、オンライン商談ではなく、実際に顧客先へ訪問した場合にかかる交通費や時間といったコストを自動計算し、はなスポットの導入効果を見える化することができます。これにより導入後、料金に見合ったコスト削減ができているかどうかをすぐに判断できるでしょう。

面接向けのWeb会議システム

採用候補者との面接に向いているWeb会議システムを3つ紹介します。通常のWeb会議システムのようなビデオ通話に加えて、下記のような採用活動に特化した機能を備えています。

候補者の選考辞退の低減や採用工数や採用コストの削減を目指す企業におすすめのシステムです。

harutaka

harutakaでは、採用管理システムと連携し、面接の管理・実施を採用管理システム上で行うことが可能です。具体的には、応募者への面接の案内や、面接を録画したデータの参照が採用管理システム内で可能となるため、応募者とのやり取りや面接内容の社内共有といった部分で効率的な運用を行うことができます。

また、自由にカスタマイズ可能な評価シートを利用できます。また、評価シートテンプレートは機能としてソフトに紐付いているため、エントリー動画の確認中やライブ面接中に評価シートの記入・編集を行うことも可能です。

harutakaを実際に利用した人のレビュー

インタビューメーカー

インタビューメーカーでは、ライブ面接、面接の録画、画面・資料共有などWeb面接の基本機能以外にも、最大1000人が参加できるWeb説明会の開催、短縮URLの発行、質問投稿機能など、Web説明会のための機能が提供されており、オンラインでの採用活動が包括的にサポートされています。

また、採用管理システム（ATS）を筆頭に、さまざまな外部サービスとの連携が可能です。それらと本製品のWeb面接機能を紐付けることで、面接日の設定からWeb面接の実施までをシームレスに行えるようになります。

インタビューメーカーを実際に利用した人のレビュー

SOKUMEN

SOKUMENでは、画面・資料共有機能や動作チェック機能、メモテンプレート、面接用ワンタイムURL発行機能など、ライブ面接に最適な機能のみを厳選して実装。それにより、企業・応募者の双方が扱いやすいシンプルな操作性と機能性を両立しています。

また、自社の採用活動の形態や状況に合わせて、機能を追加することが可能です。追加できる機能には、社内の採用担当者間で、多面的な評価を行いたい場合に必要な録画機能のほか、応募者の多い場合に必要なグループ面接機能や面接の同時実施可能数の追加などがあります。

そのほか、遠方の応募者や若年層の応募者を想定して、動画面接機能を追加することも可能です。

SOKUMENを実際に利用した人のレビュー

【おまけ】Web会議機能を搭載したチャット・コミュニケーションツール

中には、音声・ビデオ通話だけでなく、チャットやスケジュール機能も含めた総合コミュニケーションツールもあります。当サイトでは、以下ビジネスチャットにカテゴライズしているサービスですが、Web会議システムとしての役割も果たすことができます。

Microsoft Teams

Microsoft Termsは、チャットやWeb会議、スケジュール機能を搭載したコミュニケーションツールです。Microsoft 365との連携で、WordやExcelなどのアプリケーションをTeamsに載せ、Web会議中に同時編集を行うこともできます。

ITリテラシーの差が激しく、Web会議やビジネスチャットなどの新規ツールが全社定着しにくい大規模な組織において、多くの人に馴染みあるOffice製品との親和性が高いTeamsは、比較的導入しやすいコミュニケーションツールと言えるでしょう。

Discord

Discordは、チャットや音声・ビデオ通話を利用できる無料のコミュニケーションツールです。トピック別のチャンネルを自由に整理でき、自由に入退室したり、招待制のプライベートルームを作成したりすることができます。

もともとオンラインゲームを対象としたコミュニティプラットフォームとして設計されているため、画面共有や背景などはラフな部分もありますが、音声コントロールや映像の品質は群を抜いており、また大人数や長時間の接続でも音声の被りやラグが発生することなく、快適な空間を保てます。

Web会議システムが普及した背景

Web会議システムが爆発的に普及した背景には働き方改革とコロナウィルスによるテレワークの増加があります。

元々、国内では働き方改革により場所を選ばずに働くリモートワークやDX（デジタルトランスフォーメーション）が推進され、多様な働き方へとシフトする動きがありましたが、コロナウィルスの感染拡大により、リモートワークとそれに伴う労働環境のIT化は余儀なくされました。

そこで、コミュニケーションをオンラインで手軽にできるツールとしてWeb会議システムに注目が集まります。ツールの利用率に伴い、システムの通信技術も高度化し、長時間のミーティングや商談にも対応できるツールが登場しました。

こうしてコロナウィルスの拡大が多少収まった現在でも、場所を選ばず営業活動やミーティングが行えるツールとして利用され、今や企業には必須のツールとなっています。

Web会議システムの導入形態

Web会議システムには、大きく分けてクラウド型とオンプレミス型の2種類があり、現在主流となっているのはクラウド型です。

クラウド型

クラウド型は、インターネット上に準備されたWeb会議システムにアクセスして利用するものです。アカウント登録すればすぐに利用を開始でき、手間やコストを抑えて簡単に導入できるのが特徴です。登録できる利用者数、会議の参加人数、利用可能な機能に基づいて、さまざまな料金プランが準備されています。

オンプレミス

オンプレミス型は、自社のサーバーにWeb会議システムをインストールして利用するものです。初期費用が高く、導入に1ヶ月以上かかることもありますが、カスタマイズの融通が利きやすく、自社のセキュリティポリシーに基づく管理・運用が可能です。クローズド環境や社内ネットワークでの利用に適しており、金融や官公庁のほか、大規模な企業・組織で採用されています。

Web会議システムとテレビ会議システムの3つの違い

テレビ会議システムも、音声と映像を介した遠隔会議を行うツールですが、Web会議システムとは異なり、マイク・カメラ・モニターなどの専用機器と専用回線を利用して拠点同士をダイレクトに接続して利用します。高画質・高音質と安定した接続性を保つことができ、グループ対グループの拠点間会議、国際フォーラム、表彰式や講演などのイベント中継、社員研修などで主に活用されてきました。

しかし、昨今の急速なWeb会議の普及に伴い、複数会議室の接続と個々のデバイスからのオンライン参加を組み合わせたハイブリッドタイプのシステムも出てきています。近年はそういった遠隔会議もすべてWeb会議システムと認識されることが多く、テレビ会議とWeb会議には明確な境界線がなくなりつつあります。

無料版と有料版の違い｜結局どちらを利用するべき？

無料のWeb会議システムと有料のWeb会議システムには主に以下の違いがあります。

利用時間と人数の制限

無料版では基本的に利用時間と参加人数に制限がついています。プレゼンや商談などのビジネス上重要とされる場面で、「想定外の人数増加に対応できない」「利用時間越えによる途中終了」などが発生すると大きな機会損失となるため、有料版と無料版を場面によって使い分けるか、有料版を全面的に導入することをおすすめします。

ユーザー管理等のセキュリティ

有料版ではユーザー制限機能が豊富に備えられており、第三者による情報漏洩リスクを抑えることが可能です。商談や機密度が高い会議を行う際の先方へのアピールにもなるでしょう。

一方で無料版ではパスワード機能や二段階承認機能が備えられていない場合があり、会議用URLが流出した際に誰でも会議に参加できる状態になってしまう恐れがあります。

もちろん、無料版でもセキュリティ機能が充実したものもあるので、検討の際にはしっかり確認しておきましょう。　

有料版と無料版どちらを利用するべきか

結論、自社の目的が果たせるほうを選ぶべきです。たとえば「テレワークを導入したので、対面と変わりないコミュニケーションを実現できる環境を作る」ことを目的として、Web会議システムの比較検討に移った場合、利用人数やクライアントによって求められるスペックが異なります。

少人数の会社であれば人数制限がある無料のWeb会議システムでも先述の目的が果たせます。しかし、大規模の会社であれば、人数制限がかかっていると利用できない人が出てくる可能性があり、目的を果たせません。

使える人を限定する、アカウントを共有するなどの工夫をして無料版で使い続ける、費用を抑えることはできますが、業務に支障が出るような場合は無理をせず、有料版を利用することをおすすめします。

Web会議システムを導入するべきの4つのメリット

Web会議の最大の特徴は、「場所の制約を受けない、対面と同等のコミュニケーション」が可能になることです。この特徴を活かして、企業は次のようなメリットを享受することができます。

１か所に集まって行う会議と比較しながら、Web会議システムを利用するメリットを1点ずつ見ていきましょう。

1. 経費削減｜会場費・移動費が不要になる

Web会議を導入すると、会議場所への移動費や会場費（レンタル費）が不要になります。地方の各拠点から本社に集まるような会議では、飛行機や新幹線の利用や宿泊を伴うこともあったのではないでしょうか。

また、画面共有やファイル共有を利用すれば、企画のプレゼンテーションやセミナーもWeb会議システムで開催可能です。紙の資料配布がなくなることで、コピー用紙や印刷コストも不要です。

このように、会議開催で発生していたほとんどの経費をカットすることができ、会議の頻度や参加人数が多ければ多いほど、コストの削減率も大きくなります。

2. 生産性の向上｜時間を有効活用できる

Web会議の活用は、会議の準備や移動にかかる経費だけでなく、参加者の時間的コストも削減します。

1日の中で打合せや会議があるたびに、会議室から会議室へ移動ばかりしていた方も、自分のデスクや作業スペースに腰を据えて業務に取り組むことができるでしょう。

これまで会議に費やしていたリソースを他の業務に充てることで生産性が向上し、残業時間の削減にもなります。

3. 迅速な意思決定｜日程調整が素早く容易にできる

Web会議の日程調整に必要なのは、参加者のスケジュール状況のみです。会議室の空き状況や移動時間は考慮しなくてよく、これまでよりもスケジュールを調整しやすくなるでしょう。

スケジュールを押さえにくい多忙な役員クラスも、スマホがあれば場所を選ばずに会議に参加できるため、会議を遅延することなく素早い経営判断や意思決定が可能です。

また、社内の打合せの場合、カレンダー共有を活用すれば、参加者の空き時間を容易に把握でき、複数の参加者と何往復も調整のやり取りを行わなくて済みます。

4. 採用や営業の強化｜コミュニケーションツールとして汎用性が高い

Web会議システムは、Web面接やオンライン商談、リモート教育など、業界や職種領域を問わず、ビジネスシーンのあらゆるコミュニケーションの場で活用されています。

以下の特徴・メリットが大きく発揮されるのが、採用や営業活動です。

面談の日程調整も開催も、容易に手早くできるため、採用候補者の選考をスピーディーに進めることができ、じっくりと見極めたい場合には面談回数を重ねて密なコミュニケーションを取ることも可能です。

営業活用も同様に、足を使っての移動が必要なくなった分、遠方の顧客にもアプローチをかけやすく、1日10件以上の商談をこなすこともできます。

Web会議システムの運用体制が整えば、業務上で発生するほとんどのコミュニケーションを遠隔で行うことができるでしょう。

Web会Web会議システムを導入する前に押さえておくべき2つのデメリット

Web会議システムには多大なメリットがある反面、利用する際に注意しなければならないデメリットもあります。あらかじめ把握し、対策を講じておきましょう。

Web会議システムのデメリットは以下の2点です。

1. 通信環境やデバイスのスペックにより画質・音質が左右される

Web会議システムを利用する通信環境やデバイスのスペックによっては、音ズレや映像がブレたりする恐れがあります。特に自宅から通信を行っている場合で、Wi-Fiのモデルが古かったり、地域によって電波が届きにくかったりすると、こういったトラブルが発生しやすいです。

このような状況になる場合は、導入しているWeb会議システムに対応できるスペックのPCを付与、または通信環境の改善のための支援を行いましょう。

2. 大人数の会議には不向きな可能性がある

Web会議システムで大人数による会議を開催すると、映像枠が小さくなり、発言者が誰かわからなくなる可能性があります、また、システムによってはそもそも参加人数が制限されている可能性もあるため、大人数の会議を想定している場合は、その規模の人数が参加できるのか、参加した場合のコミュニケーションはうまく行えるのかを、トライアルなどを利用して確認しておきましょう。

もし、Web会議システムでの対応が困難な場合はテレビ会議システムの導入を検討するのも一手です。

Web会議システムの5つの比較ポイント

以下、Web会議システムの導入検討時に押さえておきたいポイントです。

1. 通信品質｜音声・映像の乱れはないか

会議中に相手の音声が途切れ途切れになったり、映像がカクついたりすると、会議が円滑に進まずストレスを感じます。通信品質は、業務の生産性やプロジェクトの進捗に大きく影響するので要注意です。

Web会議システムの映像や音声の乱れは、参加者のインターネット接続環境に大きく左右されますが、選定するWeb会議システムそのものの性能（回線速度の処理や動作）が影響することもあります。

通信品質は、無料版やトライアル期間を利用して本導入前に確認することが可能です。少人数や同一施設内のテストでは問題が生じないこともありますので、在宅やリモートワークを含めた従業員間、拠点間、大人数やスマートフォンでの参加など、想定される実際の利用環境でしっかりと検証を行なっておきましょう。

2. 操作性・見やすさ｜従業員やクライアントにストレスがかからないか

Web会議システムは、新入社員から役員まで全社員が利用の対象者になるケースがほとんどだと思いますが、もし使い方を難しく感じる人がいれば、導入しても定着せず使われなくなっていきます。

搭載されている機能の種類や数に違いがなくても、画面のレイアウトや操作方法は製品ごとに異なりますので、こちらも導入前のトライアルで操作感や見やすさを確認しておきましょう。

特に、企業規模が大きくなると、ITリテラシーにもバラつきが出やすいため、ITツールを使い慣れていない人でも迷いなく簡単に使えることが大切です。

3. 同時接続人数｜自社が想定する人数で利用が可能か

Web会議システムは、1対1の打合せや5～6人程度のチームミーティングに利用されることが多いですが、その他の利用目的（社内研修やセミナー、外部との打合せ）では、1度のWeb会議に同時接続できる人数が多くなければならないことがあります。

もし大人数で利用する機会がある場合は、同時接続人数の上限値を確認するとともに、Web会議の利便性や通信品質が低下することがないかも気にかけておくべきでしょう。

4. 外部システムとの連携性｜他のシステムと連携することで業務効率化が図れるか

Web会議システムの中には、グループウェアやビジネスチャット、社内SNS、プロジェクト管理ツールなど、外部のWebサービスや社内の業務システムとアカウント連携ができるものがあります。

連携できるサービス・システムは製品によって異なりますが、たとえばWeb会議システムで設定したスケジュールの自動反映や、プロジェクト管理ツールからのチームミーティングの開催・メンバー招待といったことが可能です。

アプリケーションの起動や切り替えが必要なく、社内システムを統一させれば業務効率の向上にも繋がるため、こちらも選定基準の1つとして検討してみるといいでしょう。

5. 料金体系｜妥当性・費用対効果は十分か

Web会議システムの料金体系は非常に比較が難しいです。同時接続人数の上限や最大接続時間、利用できる機能が各社でバラバラで、利用できる機能の権限をふり分け、ユーザーアカウントごとに料金が異なることもあります。

クラウド型の場合、契約するユーザー数あたりの月額料金が設定されていることが多いです。

また、導入時にヒアリングを行い、それぞれの企業に合った料金プランを提案するケースもあり、導入費用が明示されていないサービスも少なくありません。

企業に新しい製品やサービスを導入する際、価格という選定軸は重要ではありますが、まずは導入目的や利用用途に沿った機能やサービス内容を優先し、候補を十分に絞り込んでから価格の比較を行うようにしましょう。

Web会議システムの導入に際して必要なセキュリティ対策

Web会議を行う際に必ず対策しておかなければならないのがセキュリティです。Web会議を行う時に発生するセキュリティリスクは主に以下のようなものがあります。

会議用に生成したURLにパスワードをかけていない、または毎度同じURLで会議を開催するなどを行えば、第三者が不正に会議へ参加してしまうリスクが高まります。また、サイバー攻撃や端末の紛失によりアカウントが乗っ取られ、不正なアクセスを許してしまう可能性もあります。場合によっては重要な情報が流出してしまうでしょう。

また、Web会議は基本的にカメラを利用して参加するものですが、顔だけでなく背景も映り込むため、第三者にスクリーンショットを撮られ、インターネット上に情報が流出するリスクがあることも考慮しなければなりません。

上記のようなリスクを回避するには、セキュリティ機能を搭載したシステムを使うことに加え、システムを利用する際のルールを決めて守る必要があります。

具体的な対策方法には以下のようなものがあります。

近年ではリモートワークや在宅勤務が普及し、Web会議システムを導入する企業が増えていますが、それに応じてセキュリティリスクが高まることも忘れてはいけません。

いくらWeb会議システム自体のセキュリティ対策がしっかり行われていたとしても、システムを扱う人間が誤った使い方をすればその対策は無意味なものになってしまいます。ルールを守り、適切な使用を心がけましょう。

Web会議システムの機能一覧

Web会議システムに関するよくある質問

まとめ

近年、働き方の多様化やテレワークの推進により、必ずしもオフィスに集まって業務を行うことが少なくなり、社内外を問わずコミュニケーションを起点とした業務の進行を活性化するツールの必然性が増してきました。

今後、いかなる業種・業態の企業においても、Web会議システム、あらゆる情報共有やプロジェクト管理を円滑に進めるための、ビジネスチャットに並ぶ必須ツールとなるでしょう。まずは自社の勤怠状況や主要用途を整理し、本記事の比較ポイントを参考にしながら、自社に最適なWeb会議システムをご検討ください。