イベント管理システムは、イベントやセミナーに関する情報を一元管理し、運営を支援するシステムの総称です。告知や集客をメインとし、イベントの参加者と主催者をマッチングさせるプラットフォームを指すこともあります。
開催告知からチケット販売、案内メール、当日の受付、開催後のフォローアップまで、イベントのゼロからの立ち上げや、継続的な運営にあたっての数々の煩雑な作業を自動化、または省力化することができます。
以下、イベント管理システムについて、それぞれの特徴や機能、料金プランを紹介します。選定に際して、導入メリットや選び方などの詳細を確認したい方は、選定ガイドをご参照ください。
本記事では、イベント管理システムについて、その役割や導入メリット、サービス比較のポイントを紹介しています。
イベント管理システムとは
イベント管理システムとは、イベントやセミナーに関する情報を一元管理し、運営を支援するシステムです。 開催告知からチケット販売、案内メール、当日の受付、開催後のフォローアップまで、イベントをゼロから立ち上げる際に発生する数々の煩雑な作業を省力化することができます。
イベント管理システムにはいくつか種類があり、イベントの参加者と主催者をマッチングさせるプラットフォームや、運営プロセスの一部の効率化に特化したツール、複数イベントの集客状況やスケジュール、参加者リストといったあらゆるイベント情報を一気通貫で管理できるシステムまでさまざまです。
集客特化型のイベント管理システム
「集客特化型」のイベント管理システムは、イベント開催者とイベントを探しているユーザーをマッチさせるプラットフォーム設計となっており、Peatix やDoorKeeperがこのタイプに分類されます。
- イベント告知ページ作成
- 申込フォーム作成
- 参加費の事前決済
- 受付用QRコード発行
- 案内メール自動配信
- 参加者へのメッセージ連絡
- イベント来場者リアルタイム計測／集計
一般ユーザーの目に触れやすく、新規リード獲得に繋がりやすい集客機能が揃っており、イベントの告知からチケットの販売・予約、当日の受付までのプロセスを効率化することができます。
運営支援特化型のイベント管理システム
「運営支援特化型」のイベント管理システムは、集客はもちろんのこと、継続的なイベント開催や効果検証なども視野に入れて、イベント開催に関わるすべてのプロセスや情報管理を一気通貫で行うオールインワンタイプのシステムです。イベントレジスト、EventHub、Event Cloud Mixなどが該当します。
- 申込フォームの作成
- 登録者マイページの作成
- 参加費の事前決済
- 受付用QRコードの発行
- 案内メールの自動配信
- 集客状況の可視化
- マルチトラックタイムテーブルの作成
- 出展社／協賛社／講演者のタスク管理
- タスク進捗管理表
- イベント来場者リアルタイム計測・集計レポート
イベント運営を支える機能が豊富に揃っており、参加者交流型のウェビナーや大規模カンファレンスのほか、国際会議や学会、採用イベントなど、幅広い用途のイベントに対応できるように設計されています。
イベント管理システムの導入メリット
イベント管理システムの導入メリットは以下の3点です。
- イベント情報の一元管理によるコスト削減
- イベントのスムーズな運営
- イベント参加者との関係構築
1. イベント運営に必要な情報の一元管理
出欠席者や進捗状況といったイベント情報管理を、それぞれの担当者が個別で行なっていると、チーム内で確認のたびに連絡を取ってファイル送受信を行ったり、認識齟齬が起こったりと、情報共有の際に不要な手間や時間が発生してしまいます。
イベント管理システムでは、イベントに関するすべての情報を集約し、一元的に管理することができます。システムにアクセスしさえすれば最新情報をリアルタイムで確認できるため、進捗状況の変化や追加情報があった際にも、都度の全体通知や個別連絡は不要です。
2. イベントのスムーズな運営
イベント管理システムは、イベント運営プロセスにおけるあらゆる作業を簡略化できるようになっており、企画や集客から開催、アフターフォローまでを滞りなく進行させることが可能です。
たとえば、可視化された進捗状況に応じて人員配置やスケジュールの調整、QRコードによる決済や当日受付など、自動化・省力化できる作業はすべてシステムに任せることができます。手間や時間がかかる作業を極力カットすることで、業務リソースに余裕を持たせ、イベントの進行を妨げるような緊急時にも柔軟な対応が可能です。
3. イベント参加者との関係構築
イベント管理システムでは、登録されている参加者情報をもとに、イベント終了後、オンライン上で意見交換の場の作成やアンケート、次回のイベント案内を告知するメールの送信を行い、イベント参加者のフォローアップをすることができます。
リード獲得や認知拡大など、マーケティング施策の一環として、イベントの開催や集客効果の分析を長期的に行なっていくケースも多いでしょう。参加者と良好な関係を構築し、次回以降のイベント案内でも継続してアプローチをかけたいものです。
参加者の個人情報や属性、イベント参加率なども収集・分析が可能なため、ホットリードを抽出してアプローチの適切なタイミングを図るなどといった機能活用もできます。
イベント管理システムの選び方・比較ポイント
イベント管理システムに求められる機能は、導入目的や開催するイベントの種類によって異なります。以下は、想定されるイベント管理システムの活用シーンとそれに対応する機能例です。
| 開催イベント | 必要となる機能 |
| 展示会 | ・ブース訪問履歴 ・リアルタイム来場者受付 ・セルフレジ ・出展社/協賛社/講演者タスク管理 ・ブース来場者情報管理 |
| 体験型イベント・商談会 | ・QRコード受講票発行 ・集客状況管理 ・イベント登録者管理 ・イベントサイト作成・管理 |
| セミナー・会議 | ・イベントサイト作成・管理 ・タイムテーブル作成 ・リアルタイム来場者受付 ・来場者サンクスメール配信 |
自社の想定活用シーンと製品のコンセプトや強みとしている領域がマッチしているものを選んだ上で、細かい製品の仕様を比較しましょう。
1. 費用形態
イベント管理システムの料金プランは、チケット1枚当たりの販売手数料がかかる従量課金制や定額制など、サービスによってまちまちです。
基本料金をベースに、課金額に応じてイベント開催上限数や利用ユーザー数が増加していく料金体系を組んでいるサービスもあります。
自社で行うイベントの販売予定チケット数や開催頻度等を想定した上で、コストバランスを確認しましょう。
2. 使いやすさ・見やすさ
イベント管理システムは、集客特化型と運営支援型を問わず、複数の関係者が利用対象者となるため、システムをストレスなく利用できるかどうかは選定する上で重要な基準になります。
ここで注意したいのが管理者だけで使いやすさを判断しないことです。イベントキャンセルや決済の方法がわかりにくいなど、イベントの参加者にとって使いにくければ、イベントの内容自体に問題がなかったとしても、利用時の体験が悪くなる恐れがあります。
管理者視点だけでなく、イベント参加者がスムーズに操作できるシステムなのかをレビュー等を参考にチェックしておきましょう。
また、デモ版やトライアルを利用して、管理画面の操作性、スマートフォンでのチケット購入プロセスなどを一通り検証しておくことをおすすめします。
