フォーム作成・管理ツールは、Webサイト上の問い合わせフォームやアンケートフォームを作成するツールです。HTML/CSSやPHPなどのコーディングを必要とせず、ベースとなるテンプレートを選んで入力項目を追加していくだけでフォームが完成します。
フォームで送信されたアンケート結果や回答データは自動集計され、リアルタイムの回答状況をグラフ表示したり、外部ツールにデータを連携したりすることも可能です。
以下、フォーム作成・管理ツールについて、それぞれの特徴や機能、料金プランを紹介します。製品の選定に際して、ツールの活用方法や選び方のポイントなどを確認したい方は、選定ガイドをご参照ください。
本記事では、フォーム作成・管理ツールについて、その役割や活用方法、製品比較のポイントを紹介しています。
フォーム作成ツールとは
フォーム作成ツールとは、Webサイト上の問い合わせフォームやアンケートフォームを作成するツールです。
フォームのテンプレートに、入力項目や質問形式を選んで追加していくだけでフォームが完成します。フォームのデザインカスタマイズやWebページ上への設置にも、HTML/CSSやPHPなどのコーディングは必要としません。
また、フォームにより送信された問い合わせデータやアンケート結果は自動で集計され、グラフ表示やデータ抽出を行うことができます。
フォーム作成ツールでできること
フォーム作成ツールにできることは、大きく以下3つあります。
- 多種多様なフォームの作成
- 送信データの自動集計と管理
- 外部ツールとの連携によるデータ活用
1. 多種多様なフォームの作成
フォーム作成ツールには、フォームのベースとなるデザインテンプレートや質問の入力形式が、あらかじめ豊富に用意されています。テンプレートを選択し、マウス操作で必要な質問項目を追加していくだけで、目的や用途、サイトのトンマナに合ったフォームを簡単に作ることができます。
テキストを入力するだけの申し込みフォームから、プルダウン式の選択肢や点数評価、回答に応じた質問の分岐・スキップなどを実装できる高度なアンケート調査まで、フォームの目的に応じて幅広いカスタマイズが可能です。
2. 送信データの自動集計と管理
フォーム作成ツールでは、回答形式ごとに送信データを自動集計することができます。さらに、リアルタイムでの回答状況の表示やグラフによる可視化、スプレッドシートやエクセルへのデータ抽出などによって、集計データの整理・分析・活用の効率化が可能です。
また、問い合わせ管理にフォーカスしたフォーム作成ツールには、送信内容の集計とともに、問い合わせの対応状況を可視化・共有、問い合わせの内容の確認メールやサンクスメールを自動返信するといった機能を搭載しているものもあります。
3. 外部ツールとの連携によるデータ活用
フォーム作成ツールは、フォームによって送信されてきた情報を蓄積でき、他のツールと連携させることで顧客情報のデータベースを強化・統合することができます。
たとえば、Googleアナリティクスと連携してコンバージョンまでの導線分析をしたり、Salesforceに代表される営業支援ツールと連携して、どのような属性の人がリードになりやすいかという傾向分析を行うといったことが可能です。
フォーム作成ツールの選び方・比較ポイント
フォーム作成ツールは、製品によって想定している活用シーンや注力している機能が異なります。自社の導入目的を満足するツールであることが前提であることを踏まえ、比較検討の際には以下の5点を押さえておきましょう。
- デザインや質問形式のカスタマイズ性
- 入力サポート機能
- 操作性
- 料金プラン
- 外部ツールとの連携性
1. デザインや質問形式のカスタマイズ性
フォーム作成ツールでカスタマイズの対象となるのは、主に下記3点です。
- 配色パターン
- テンプレート
- 質問形式
Webフォームの活用用途は、問い合わせやアンケートのほか、会員登録や商品購入、資料請求、キャンペーンの応募など多岐に渡りますが、企業によっては一つに限定されないかもしれません。都度の目的・用途に合わせて柔軟に対応できるものが望ましいです。
まずは、配色パターンとテンプレートを活用して、ページ構成やサイト全体のトンマナに合うようにカスタマイズできるかを確認しましょう。
また、フォームをどんな目的で使用するかによってチェックボックスやプルダウン、自由記入などの質問形式は異なります。あらかじめどのようなシーンでフォームを利用するのかを確認し、集計したいデータを効率よく集計できる入力ボックスが搭載されているのかを確認しましょう。
2. 入力サポート機能
フォーム作成ツールでは、ユーザーがストレスなくスムーズに回答を入力できるように、入力サポート機能もカスタマイズできる仕様になっていることがあります。たとえば、下記のような機能です。
- 郵便番号と連動した住所の自動入力
- 上限文字数のリアルタイムカウント
- 入力不備に対するポップアップ型のアラート
- 送信完了までのステップ表示
- 入力項目に応じた全角・半角の自動切換え
3. 操作性
Webフォームは営業や採用、マーケティングなど活用の幅が広く、社内で多くの人がフォーム作成ツールに触れることも考えられます。その際、各人が見づらさや使いづらさを感じるようでは、操作ミスや問い合わせの対応漏れなどのトラブルが発生しやすくなるでしょう。
多くのサービスはフリープランが用意されているため、実際に利用してみて、イメージ通りのフォーム作成ができるかどうか、管理画面のメニューはわかりやすいかなどを確認しておきましょう。
4. 料金プラン
フォーム作成ツールの利用料金は、フォームの作成数や回答受付数の上限、ユーザー上限数などに応じて、段階的にプラン分けされる月額制であることが多いです。上位グレードになると、以下のように付帯する機能やサービスも拡張されます。
- データファイル保存容量の拡張
- 独自ドメイン設定
- ランディングページ作成
- 一斉メール配信
- アクセス解析サポート
- プライバシーポリシーの記載・設置
まずは、フォームの活用頻度に妥当な料金プランをピックアップし、自社のフォームの用途やデータの活用範囲に合わせてグレードアップを検討するとよいでしょう。
5. 外部ツールとの連携性
フォーム作成ツールの中には、外部のマーケティングツールや業務システムとデータの連携・同期を行えるものがあります。
製品によって連携できるツール・サービスは異なりますが、たとえば、アンケートの回答結果をMAやCRM内の顧客データに紐づけて、顧客属性ごとの回答傾向やコンバージョン経路を分析したり、自社サイトのフォームから問い合わせを受けた際に、担当者のチャット（SlackやChatwork）に自動通知したりといったことが可能です。
社内にある顧客データの活用範囲が広がるほか、アプリケーションの切り替えやデータの手動抽出の手間をカットできるため、業務効率化の観点からも目的に応じて連携可能なツールを押さえておきましょう。
