仕事効率化アプリ12選！ニューノーマル時代に求められる業務環境のアップデート

2020年のコロナ禍以降、時間や空間に縛られない働き方がすっかり浸透しました。精神的・時間的な余裕が生まれた一方で、情報共有や思考整理、自身のタスク管理やチームメンバーの稼働状況の可視化といった、業務遂行に必要な「管理や整理そのもの」に奪われる時間が以前より増加していませんか？

生活環境や働き方が急変したニューノーマル時代において、各々がビジネスパーソンとして十分にパフォーマンスを発揮するには、企業だけでなく個人も業務効率化の意識を持ち、自身の行動や業務環境をアップデートしていくことが求められます。

本記事では、現代のビジネススタイルで個々の生産性向上をサポートする業務効率化アプリをご紹介します。今回は、数多くのビジネスアプリから下記条件のものをピックアップしました。

日常・ビジネスともにスマホとクラウドサービスが普及した昨今では、モバイルデバイスを仕事でいかに活用するかが業務効率に大きく影響します。利用レビューやプロフィールを参照にしながら、まずはさまざまなアプリを試してみて、自分にあったアプリを見つけてください。

【おすすめ】まずチェックしておきたい鉄板アプリ

まずは、少しでもオンラインで仕事をする方であれば誰でも利用機会があり、インストールしておいて損はない鉄板アプリをご紹介します。

職種や業務内容が異なれば、業務効率化を狙うポイントやその目的に適したアプリも当然ながら変わってきます。とは言え「テレワーク環境が落ち着いて、やっと効率化を検討できるようになった」「はじめて業務効率化アプリを使う」という方は、どんなアプリが欲しいのか目星も付けづらいでしょう。

現状、業務効率の課題が明確にあるわけではないけど、アプリで改善できそうなところはどんどん取り入れていきたいという方もぜひ一度チェックしてみてください。

1. Google keep｜ToDoから写真や音声まで。思いついたら即時にメモ

Google keepは、テキスト、リスト、写真などを追加し、思いついたことをその場でサッと記録できるメモアプリです。時間がない時や外出先では、音声メモを残しておけば、後から自動で文字変換された内容を確認できます。

色分けやラベル付けによる整理、属性別のフィルタリング、テキスト検索など、管理も容易。追加したアイテムは、Googleアカウント内のすべてのデバイスで同期され、また指定の場所や時刻でリマインダーを表示できるため、ToDoリストとして活用する方も多いようです。

Google keepの利用レビュー

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2. Notion｜あらゆる情報や業務を一元管理できる万能アプリ

Notionは、日常のあらゆる情報や知識を集約・整理・共有できる究極の情報管理ツールです。個人やチームの業務、またプライベートも含めた日々のコンテンツを整理整頓し、自分だけのワークスペースを構築することができます。

Slack, Github, Zoom, Twitter, Dropbox…といった500以上の外部アプリケーションと連携し、GoogleマップやExcelもドキュメント内への埋め込み・編集操作が可能です。

2021年10月の日本語版リリースをきっかけに、利用ガイドやレファレンスも充実してきており、テンプレートギャラリーでは、ブログ執筆や記事企画、講義ノート、プロジェクト管理、ブレストメモ、旅行計画、積読リストといった千差万別の使い方を参照できます。

Notionの利用レビュー

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3. myBridge｜名刺データの登録・共有・交換がスマホだけで完結

myBridgeは、LINE株式会社が提供する完全無料の名刺管理アプリです。スマホで撮影するだけで名刺情報が登録され、そのままアプリ上で管理・検索・共有を行うことができます。

文字認証技術と手入力サービスによって、すべての名刺情報が正確にデータ化されるため、微修正や追加入力は不要。自身の名刺を撮影すればオンライン名刺とURLが発行され、受け取った相手のアプリや端末の連絡先に保存されます。

LINEで名刺情報を共有したり、社内の名刺を一括管理する共有名刺帳を作ったりと柔軟に活用でき、また外部の連絡帳への保存やExcelファイルでのダウンロードといったことも可能です。個人も企業も完全無料で利用でき、またLINEが提供する安心感という点でも、入れておいて損はないビジネスアプリです。

myBridgeの利用レビュー

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4. 1Password｜複雑で膨大なID・パスワードを安心・安全・簡単に管理

1Passwordは、各種サービスやアプリケーションのID・パスワード、ライセンス情報などを一元管理するアプリです。1Passwordアプリにログインさえすれば、すべての連携済みアプリケーションへワンクリックまたはワンタッチ、顔認証でサインインできます。

昨今では、あらゆるサービスで「複雑な文字列のパスワード」や「定期的なパスワード変更」を求められることが多く、またクラウドサービスの発展に伴ってID管理の対象も増える一方です。仕事の効率化を図るための業務ツールも、起動やアクセスのたびに求められるログイン認証やパスワードリセットに時間を取られるようでは、生産性が低下してしまいます。

月額3ドル（個人向け）がかかりますが、「オンラインアカウントを多く保有している方」や「ID・パスワードをよく忘れてしまう方」は、14日間の無料期間で試してみるといいでしょう。

1Passwordの利用レビュー

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高い生産性を維持する自己管理アプリ

タスクの洗い出しやスケジューリングなど、仕事を手際よく進めるために必要な「整理・調整・管理」を効率化し、生産的な時間を生み出すアプリを以下にご紹介します。

物事の管理や整理は立派なスキルの1つであり、誰しもが最初から上手にこなせるわけではありません。しかし、不得意な方や苦手意識のある方でも、効率良い管理の仕組みが組み込まれているアプリを活用することによって、次第に管理能力を高めていくことが期待されます。

5. todoist｜タスク管理をタスク化しない直感性に優れたアプリ

todoistは、過不足ない機能とUI（使いやすさ）を併せ持つ優秀なタスク管理アプリです。頭の中にあるタスクやアイデア、メモをすべてtodoistに書き出し、直感的にタスクや思考をサクサク整理していくことができます。

タスク作成に必要なものはタスク名のみ。予定日や締切、優先度などの情報も追加できますが必須ではありません。この入力のしやすさと気軽な使用感が、「ToDoを入力する」「タスクを整理する」という管理作業そのものがタスク化してしまう三日坊主の要因を排除してくれます。

todoistの利用レビュー

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6. Focus To-Do｜ポモドーロ・テクニックを習得できるタイムマネジメントアプリ

Focus To-Doは、「25分の作業＋5分の休憩」を繰り返すことで集中力を持続させる時間管理術「ポモドーロ・テクニック」を活用し、1日のTodoリストを効率良くこなすことに焦点を充てたタイムマネジメントアプリです。

以下の手順でポモドーロ・テクニックを簡単に実践できます。

ポモドーロ・テクニックは、慣れるまでに少し時間がかかりますが、習得してしまえば限られた時間の中で成果を最大化できるようになります。Focus To-Doは、テクニック習得のための反復練習と習慣化をサポートしてくれるアプリとなるでしょう。

有料版では、タスク群をカテゴリ分けするプロジェクト数の上限がアップしたり、作業レポートでさまざまな切り口での分析ができるようになったりしますが、無料版でもポモドーロテクニックの習慣化や作業効率の改善に十分効果を発揮します。

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7. TimeRex｜面倒な日程調整タスクの自動化アプリ

TimeRexは、日程候補のリストアップから関係者への共有・リマインド、Web会議のURL発行、カレンダーへの登録まで、面倒な一連の日程調整タスクを自動化できるアプリです。

GoogleカレンダーやOutlook予定表とリアルタイム連携し、空き日時が自動リストアップされます。URLを送信するだけで日程調整が完了し、面倒なメールの往復は不要です。相手が日程を選択すれば、確定した予定は各種カレンダーに自動反映されます。

基本機能は完全に無料です。商談・打ち合わせ・面接など用途に沿った日程調整カレンダーを無制限に作成でき、Web会議ツールの自動URL発行も含まれます。多忙な経営者や外勤セールス、フリーランスの方に重宝されているようです。

有料版では、チームでの日程調整カレンダー統合、日程候補の個別設定、チャットやCRM/SFAとのAPI連携が行えるようになります。

TimeREXの利用レビュー

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思考の整理・共有を効率化するアプリ

仕事を続けている中でどんどん蓄積していく「知識・ノウハウ・経験などのインプット情報」を、適切にアウトプットするための情報整理アプリを以下に2点ご紹介します。

本来、インプットをロジカルに捉え、必要な情報だけを取り出して相手にわかるように共有するには、優れた情報整理術を習得しなければなりませんが、こうした専用アプリでは、テンプレートに従って直感的な操作を進めていくだけで、人に共有しやすい形で情報整理が完成していくように設計されています。

8. Evernote｜多機能なのにシンプルで使いやすいノートアプリ

Evernoteは、2億人以上に利用されている人気のノートアプリです。画像や動画・音声メモ・Webページ・PDFファイルを駆使したドキュメント、タスク、スケジュール、保証書やマニュアルなどのスキャンデータなど、あらゆる情報を格納できます。

汎用性が高いノートアプリでありながら、編集や共有の操作はシンプルで直感的に扱えるため、自分にあった使い方を実践でき、またITツールリテラシーによらず誰にでも利用してもらいやすいというメリットがあります。

同じくドキュメントを作成・管理・共有できるNotionでは少しオーバースペック、Google Keepの即席メモでは物足りないという方にもEvernoteはぴったりです。

Evernoteの利用レビュー

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9. MindMeister｜オンラインマインドマップで思考やひらめきを視覚化

MindMeisterは、自身の思考やアイデアを図式化・視覚化する「マインドマップ」を簡単に作成・共有できるアプリです。マインドマップの作り方や情報整理のノウハウがなくても、豊富なテンプレートの活用と直感的な操作で、誰でもマインドマップを作成できます。

複数のデバイス間で動作するクラウド型であるため、作成途中のマインドマップを外出先でスマホやタブレットで開き、中断したところからすぐに再開といったことも可能。またリアルタイムでの共同作業によって、チームでのブレインストーミングやプロジェクト管理にも活用できます。

MindMeisterの利用レビュー

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個人事業主・フリーランスの仕事時間を創出する事務アプリ

以下、移動中やちょっとした仕事の合間にスマホで済ませられる個人事業主・フリーランス向けの事務アプリを紹介します。

独立直後やフリーランス1年目が最も時間を奪われやすいのは、本業以外のところで発生する事務処理です。ここの手間や労力をアプリでサクッと解消できれば、本業にかけられるリソースが大幅にアップします。

10. ラベル屋さん｜名刺や宛名ラベルを低コストで即日入手

ラベル屋さんは、エーワン製品専用のカード・ラベル作成アプリです。5,000種類以上ものデザインテンプレートをカスタマイズして、PC・スマホ・タブレットから名刺や宛名シール、製品ラベル、チケットやクーポンなどのデザインデータを作成できます。

データと用紙があれば、自宅や事務所のプリンターですぐに印刷でき、最短即日での名刺発行も可能。一般的に印刷サービスでは100枚単位からの受付であることが多いですが、1枚から欲しい分だけ自分でプリントできるのも魅力です。

また、モバイル版アプリには「貼り付けAR機能」が搭載されており、スマホのカメラを利用して、デザインしたラベルやシールを瓶などに貼りつけた際のイメージを確認できます。すべての機能・サービスを無料で利用でき、コストがかかるのは印刷用紙代のみです。

ラベル屋さんの利用レビュー

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11. Misoca｜見積書・請求書・納品書をスマホアプリから1分で作成

Misocaは、信頼と実績のある会計ソフト「弥生」ブランドの請求業務効率化ツールです。テンプレートを活用して整ったデザインの各種帳票が1分で作成でき、見積書から納品書・請求書への変換や、請求書から領収書・検収書の作成も容易に行えます。

個人事業主やフリーランスの請求業務をとことん効率化することをコンセプトの一つとしており、スマホやタブレットからの各種帳票の作成・発行、確定申告ソフトへの請求書データ自動取り込み・自動仕訳も可能です。

月に5通までの請求書の作成・ダウンロードであれば完全無料で、見積書・納品書・取引先登録は無制限、請求書の自動作成や会計サービス連携も利用できます。

Misocaの利用レビュー

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12. freee確定申告｜スマホで最も利用されている会計アプリ

freeeは、スマホひとつで日々の経費処理や帳簿付け、確定申告の書類作成ができる会計アプリです。フリーランスにとって大きな悩みの一つが確定申告関連の作業ではないでしょうか。年度末にレシートや請求書をかき集め、控除や経費科目を自分で調べるのは本当に骨が折れる作業です。

freeeでは、領収書やレシートを受け取ったその場で撮影してアップロードするだけで、金額や日付を自動でデータ化してくれます。確定申告は〇×形式の質問に答えていくだけで、必要な申告書類が完成。クラウド型であるため、常に最新の税制にアップデートされています。

現在、完全無料のプランはなくなってしまいましたが、必要最低限の機能で確定申告のみを済ませたい方向けのスタータープラン（980円／月）があり、最大30日間の無料お試しが利用できます。確定申告の時期だけ月額利用する方も多いようです。

freeeの利用レビュー

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【注意！】アプリ導入でかえって仕事効率が低下するケース

スキマ時間とモバイルデバイスをフル活用し、仕事のパフォーマンスをコントロールするための業務効率化アプリですが、活用方法や選び方を間違えると、かえって生産性が落ちてしまう場合があります。

たとえば、以下のようなケースです。

自分にあったアプリを見つけるには、まず使ってみることが第一歩なため過剰に敏感になる必要はありませんが、失敗例を知っておくことで可能性を想定したアプリ選定に活かすことができます。

増えすぎたアプリの切り替えが大変

積極的にアプリ活用を始めて最も陥りやすいのが、多くの業務効率化アプリをインストールしたものの、起動の切り替えが手間になったり、類似した機能の使い分けに迷ったりして、アプリを取り扱うことそのものに工数を割いてしまうというものです。

アプリの導入直後から慣れるまでは一時的に生産性が下がることが想定されますが、トータルでの業務効率が下がりすぎないようにするには、多くのアプリを一気に導入しない方がよいでしょう。利用頻度が高く、効率アップの効果が大きく見込まれるアプリから試していくことをお勧めします。

アップデートによる利便性の低下

買い切り型のパッケージソフトとは異なり、クラウドサービスやスマホアプリは通年でアップデートが行われています。

アップデート内容は、機能追加やUIデザイン変更、料金改定などさまざまですが、多数のユーザーニーズが必ずしも自身に当てはまるわけではなく、アップデート内容によっては操作性・利便性が損なわれることがあることを留意しておきましょう。

アップデート後の反響によっては元のバージョンに戻したり、細かい修正が入ったりもするため、すぐに乗り換えを検討する必要はありませんが、一時的な利便性の低下が仕事の生産性に大きく影響するのであれば、より安定した代替アプリを探した方がよいでしょう。

サービス停止によるデータ紛失

国内外で日々新しいビジネスアプリがリリースされていますが、継続利用を考えているのであれば、導入の際にそのサービスの信頼性や存続性を見ておくことも重要です。せっかく使い慣れたアプリでも、サービス停止が決まれば代替アプリを探し、ストックしていたデータを移行しなければなりません。

特に、ノートアプリや請求書管理アプリなど情報をストックしていくアプリは要注意です。万が一、前触れなく急にサービスが停止してしまえば、データをすべて失ってしまうことになります。

サービス停止を予知することはできませんが、定期バックアップが取れるアプリや利用者数が多いアプリを選ぶことで、データ紛失のリスクを抑えることができます。

仕事効率を最大化するアプリ選びのヒント

最後に、あまたの業務効率化アプリの中から、仕事の生産性を最大限アップさせる適切なアプリを選び出すポイントを3点ほどご紹介します。

効率アップが大きく見込めるアプリから導入する

まず、失敗例にもあった通り、多くのアプリを同時に導入すると、慣れるまで「アプリを使うこと」が新たな業務負荷になってしまうため、効率アップの効果が高いアプリから1～2つずつ導入を試していくことを推奨します。

とある1日の流れや業務プロセスを思い浮かべてみて、「何に最も時間を奪われているか」「繰り返し発生する作業がないか」などを整理し、課題を洗い出してみましょう。

アプリ同士や業務ツールとの連携性を重視する

同じく、アプリの増やし過ぎ解消法ともなりますが、アプリを検討する際には既存の業務ツールやアプリとの連携性を意識的に見ておきましょう。これは、作業が変わるごとに別アプリを起動したり、頻繁にアプリ間を行き来したりすることを抑えるためです。

たとえば「データの抽出を介さずにEvernoteに直接保存できる」「すべての業務アプリの新着通知をSlackで受け取る」といったことができれば、アプリ追加による余分な工数を発生させず、作業をシームレスに切り替えられます。

お気に入りのマイ・アプリを見つけることが大切

本記事ではアプリごとに利用レビューを紹介してきましたが、自分に合った業務効率化アプリを探し出すには、最終的に自分自身で使用感を判断することが大切です。周りが絶賛するアプリで欲しい機能が揃っていても、使ってみるとイメージしていた作業ができないこともあります。

ITツールに精通した人ほど高性能で複雑なアプリを使っているわけではなく、合うか合わないかは人それぞれです。好みや価値観によっては、業務効率とはあまり関係なさそうなデザインが集中力に影響することもあるでしょう。

ビジネスアプリは個人向けプランの大半が完全無料、もしくは無料期間が準備されているため、利用レビューはあくまで参考にとらえ、気になるものは実際にインストールして自分で試してみましょう。

まとめ

モバイルデバイスの有効活用によって仕事の生産性を高める【業務効率化アプリ全12サービス】のご紹介でした。

すべての仕事をスマホだけで完結させることは難しいかもしれませんが、オンライン完結型の業務やビジネスが増え続けることを考えると、手持ちのデバイス（PC・スマホ・タブレット）とスキマ時間をいかに有効活用するかが、今後のビジネスパーソンの仕事効率に大きく影響するポイントとなることは間違いありません。

ここで厳選して紹介したもの以外にも、国内外には膨大な数のビジネスアプリが存在し、また次々に生まれる新たなニーズに応えるアプリが日々開発・リリースされています。当サイトでのビジネスアプリの探索をきっかけに、仕事への向き合い方や業務環境をアップデートする手がかりを見つけていただければ幸いです。

仕事を効率化できたら、そのスキルを活かしてキャリアアップを目指すことも可能です。将来に役立つキャリア本など、キャリアに関する情報を探すなら、ユニークキャリア株式会社が運営するサイト「ユニークキャリア」もご覧ください。